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摘要：在社会的高速发展时期，市场经济影响不断扩大，行政机关的档案管理也进入新的发展阶段，亟待优化与改革。基于信息化背景之下，行政机关的档案管理也要与时俱进，加快信息化建设，以更好适应社会发展需求，加速实现档案信息社会共享的目标。行政机关隶属国家机构，承担国家行政事务。行政机关档案是其履行职责的重要材料，很多涉及国家机密。因此，要全面加强行政机关档案管理，对传统档案管理模式进行转变，积极创新和探究，切实提升档案信息化管理的水平和能力，加快行政机构档案管理向着的科学化、规范化和信息化的方向发展。
关键词：信息化；行政机关；档案管理
引言
行政机关工作繁多，而其中档案管理工作占据重要地位，直接关系到行政机关是否可以高效、协调运转，而传统档案管理在此形势下不能满足单位发展需要。对此，行政机关要积极探索新形势下高效管理方法，紧跟时代步伐。互联网信息技术的普及使得信息化管理、数字化管理成为主流趋势，逐步应用于各行业之中，行政机关也越来越多地探索数字化档案管理措施，但是其中尚存一些问题，需要有关人员对其分析和解决，提出针对性优化策略，推动数字化档案管理快速、平稳发展。
1行政机关数字化档案管理的意义
1.1有利于提高办公效率
档案管理工作繁杂且机械，档案涉及对象流动性较强，只有充分、全面了解情况才可能实现精准、快速统计，传统档案管理模式显然难以做到，效率的低下导致效益也受到影响。数字化档案管理的实现能够帮助行政档案快速归档，进而实现档案的有效利用，数字化归档可以实时反映各类变动的精准数据，人员可更加便捷地对已储存数字资料进行查询和统计。档案库由实体档案保管基地转至信息管理中心，场所的转换意味着工作的快捷高效，对于提升办公效率、帮助行政单位精简人员、推动单位现代化快速发展都有重要意义。
1.2有利于提高档案利用率
传统档案管理是人力对于纸质档案的管理，内容繁杂、工作量大且较易出现差错，不仅如此，查找和查询的困难也在很大程度上降低了档案资源利用的有效性。数字化档案管理可以帮助使用者在最短时间内精准查找所需文档，与此同时，将纸质档案进行数字化处理还可以使得档案的管理和使用摆脱时间和地域的束缚，在减少误差的同时，极大提升整体档案利用效率。
1.3有利于提高经济效益
市场竞争力的加剧为行政机关带来了一定挑战，单位的快速发展使得档案信息量呈现爆发式增长，而滞后的档案管理方式使得档案作用无法得到有效发挥，信息量与工作方式间存在巨大矛盾。粗放式的、以人工为主的档案管理方法不仅严重降低了工作效率，且会在很大程度上提升管理成本，给企业经济效益的获得带来阻碍。另外，档案数字化改变了传统纸质档案形式，不仅可以有效减少储存空间，也能够在很大程度上减少对于纸质档案的保管费用，档案查阅更加准确、高效、便捷。此外，还能够减少影印原档案造成的纸张及人力浪费，避免原档案因反复查阅出现损坏，也在一定程度上提升了行政机关的经济效益。
2当前机关档案管理工作中存在的问题
2.1档案管理队伍水平有待提升
档案管理人员队伍的建设，对于档案管理工作的影响是直接明显的。档案管理工作不是机械性的工作，需要灵活变通，而不是单纯完成特定的工作环节。在实际的档案管理过程中，很可能随时出现变动，甚至于要面临风险，因此必须要保证管理人员的专业知识水平，业务能力以及个人素养，需要借助系统化的培训去提升档案管理人员的综合水平，同时要做好人员管理，才能保证档案安全。
但是因部分单位对档案管理缺乏重视，因此档案管理人员身兼数职的情况始终存在，因工作量过大，无法全心投入档案管理工作中，所以必然会影响档案管理工作的效果，也导致许多档案安全风险无法被及时发现。
2.2档案管理的信息化水平不高
信息化的管理，是当前各个领域管理工作发展的大势所趋，机关档案管理亦是如此。但是当前的机关档案管理工作依然存在信息化水平不高的情况，这是无法否认的问题。电子档案的建档标准不统一、管理程序也不够规范，所以数字化档案的整理记录面临难关，特别是因缺少统一的、专业化的信息化档案管理平台，加之信息化档案的共享，很容易出现安全隐患。
3如何做好信息化背景下行政机关档案管理工作
3.1依托行政机关发展实际，构建档案信息化发展规划
为了将行政机构信息化档案管理落到实处，要重视构建档案管理信息化的规划，结合机关发展方向与战略，进行合理部署，依据实际情况，构建特色办公模式，保证方向正确，目标清晰，重视实践和探索，保证与时俱进，与时代同步，加快探索全方位的、多角度的大规模管理模式，以适应不同发展时期档案管理信息化的目标，推动档案管理信息化的健康、可持续发展。
3.2全面提升档案管理人员专业素质与能力
在档案信息化建设中，发挥主导作用的是档案管理人员，因此，要千方百计加强档案管理人才队伍建设。档案信息化管理需要专业的从业人员进行相关的操作和工作，需要不断地更新管理理念。具体讲，要配备专业化的档案管理人员，设置专门的岗位。另外，要重视加强专业化培训，尤其是以信息技术为重点，学会多样的管理方式和模式，提高搜索和索引的有效性，满足人们对信息网站的需求，发挥档案信息内容的最大价值和作用。落实档案管理新方法和相关法律法规的培训，积极完善档案管理人员的知识储备。
3.3保障数字化环境的安全
信息技术的发展应用对于提升档案管理有效性、缓解人员工作压力、减少管理成本等有积极的意义，但是与此同时，互联网大范围使用带来的档案信息安全风险也不容忽视，档案存在信息泄露风险。行政机关在应用数字化管理模式的同时，必须将信息安全的维护作为重要工作内容，避免信息泄露以及信息丢失、损坏等情况出现。信息技术的发展使得网络病毒更新速度加快，为应对这一问题，行政机关应加强自身信息化水平，及时更新病毒查杀技术，为档案信息安全提供保证。为避免出现因系统故障或网络漏洞造成的信息遗失，档案管理人员要提前做好数据备份工作，最大限度地减少因网络问题带来的损失。除此之外，档案管理部门可以设立专门信息小组，或者同单位信息管理部门合作，实时更新防护系统、操作系统等，使单位档案管理保持时效性和先进性。
结语
综上，对于行政机关档案管理工作，行政机关档案信息化管理需要长时间的尝试和探索需要以信息化为背景，加快信息化建设，维护其自身的长期性和系统性，以实践为基础，善于积累经验，加强学习与培训，认真做好每一环节的工作，稳抓稳打推动档案信息化管理的顺利开展，以期提供优质的档案服务，更好地服务于社会发展与建设。先进的档案管理模式应该适应社会和时代发展的需求，以创新为基础，寻求突破，推动行政机关档案管理信息化发展的有序推进。
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