河北省泊头市解放街道办事处 河北省泊头市 062150
摘要：不管行政单位还是事业单位，做好人事、财务、历史、综合档案信息管理工作，方便有关人员随时查阅，这是许多单位共有的基础信息管理工作，不但对于员工查阅相关信息、单位领导开展相关工作，甚至对于相关部门、社会服务等方面，也是一项不可或缺的工作。而电子技术成为新时代信息档案管理的普遍选择，以计算机为中介，以文字、声像为表现形式的电子档案，越来越成为新时代档案工作的重要内容。那么，如何更好地发挥电子档案的优势，提升电子档案工作的管理质量，最大限度地增长电子档案的价值，值得每一位档案工作者认真探讨和深思。
关键词：大数据；电子档案；管理
科技的迅猛发展给人们的工作和生活带来了巨大的变化，与此同时档案数量也逐年增多，这对于档案管理工作来说既是机遇又是挑战。而大数据的到来给档案管理工作带来了转机，通过将数量庞大的信息转化为电子档案，更加有利于信息的储存。
1电子档案的特点
1.1电子档案管理的对象
与传统的档案管理不同，电子档案要管理的是数字信息和载体，档案管理人员将纸质档案转化为扫描件、电子文档、电子表格等电子档案，并进行整理和归纳，从而完成电子档案管理工作。通过将纸质档案转换为电子档案能够更加利于档案管理人员的日常查阅和整理，电子档案的应用不仅缩短了档案管理工作的时间，还提高了档案管理工作的效率。
1.2电子档案管理的方式
相对于传统档案的管理方式来说，电子档案的管理方式具有简单、便捷的特点，传统的档案管理工作是通过对纸质档案进行分类和汇总，通过结合档案的内容对档案进行科目分类，而且纸质档案还需要进行年份的分类，常用与非常用之间的分类，分类手法有很多，这些方式都要以手动的方式进行操作，而电子档案的管理方式则不需要如此繁琐的手续，而只要将纸质档案录入电脑之后，应用电脑的自动分类功能，按照不同的属性对其进行分类。因此，电子档案管理模式更加便于档案管理人员对档案进行查阅和复制，避免了纸质档案在查阅过程中的人为损坏或数据丢失的问题。
2行政事业单位档案管理电子化建设的意义
2.1有利于推动无纸化办公
通过在事业单位开展现代化、电子化的档案管理，将传统纸质档案管理转变为电子管理形式，大大推进了事业单位办公信息化、电子化的进程。虽然无纸化办公已经推广了很多年，但是事业单位办公中依然是以纸质文件为主，这不仅浪费纸张，还会出现大量文件堆积的问题，占据空间，耗费时间。而档案电子化建设与无纸化办公恰好能实现无缝对接，二者之间相辅相成，档案管理现代化、电子化水平能够促进无纸化办公的实现。
2.2有助于开发档案信息资源
事业单位的档案是对自身发展历史的忠实记录，对单位未来发展有着非常重要的参考利用价值。但是在很多事业单位开展的档案管理只是将档案进行简单地保存与管理，并未进一步深挖档案资源中更具有价值的信息。通过推进档案管理现代化、电子化进程，实现档案管理信息化建设水平的提升，不仅更便于档案管理人员完成档案资料的收集、整理与保存，还能系统地对档案资源进行开发利用。
3大数据环境下档案电子化管理措施
3.1提高电子档案管理的重要性认识，增强信息电子化意识
无论是对于领导、工作人员还是广大员工来说，都有必要转变过去的陈旧观念，提高对电子信息化工作的认识，增强相关意识，严格按照国家相关规定对电子档案进行规范化、制度化管理，特别是领导的重视尤其关键，要充分认识到有效的档案管理能给档案工作带来巨大的促进作用，要从制度、经费、硬件建设、队伍建设等方面予以支持，完善电子档案管理工作体系，纳入正常工作轨道，明确分工，各司其责，层层落实，激发管理人员、工作人员的积极性，正确引导电子档案管理走向规范化、制度化发展轨道。
3.2优化电子档案管理人员队伍，提高工作人员素质与技能
对于新时代电子档案管理人员，除了必须了解全面的档案专业知识、职业道德、保密意识外，最起码必须具备电脑软、硬件知识和信息技术处理能力。在培养和优化电子档案队伍时，要注重年龄结构、知识结构、专业结构的优化，培养有一定能力的管理型人才、研究型人才、操作型人才，有效推进电子档案信息化建设。从领导角度来说，鼓励从业人员从事档案管理，组织他们经常参加相关技能知识培训，对其中有突出贡献的从业人员予以表彰和奖励，都是十分必要的。
3.3加强计算机软、硬件建设
行政事业单位想要真正解决电子档案接收格式不统一的问题，还需要从计算机软、硬件上入手，统一内部档案管理软件、硬件，这有助于公开档案在各个部门间的流通和共享。软件管理上，要积极开辟电子档案存储新路径，必要时，还要给相应部门配置相应的计算机刻录设备，并做好档案上传、下载的安全等级和访问权限。在硬件管理方面，要有针对性的升级服务器主机和数据库的硬件设施，以此确保硬件与软件协同发展。
3.4加强电子档案全过程管理
由于电子档案特质决定了其与纸质档案在收集、管理上的不同，纸质档案一旦形成，就意味着档案信息被保存下来，而电子档案不同于纸质档案，只要档案草稿仍是操作状态并未保存，那么档案信息是极有可能因为错误操作而丢失的，丢失后也是极难找回的，所以，有必要加强电子档案全过程管理，这涉及档案建立、档案修改、档案储存等多个环节，确保有价值的电子档案得以保存，将其与相应的纸质文件之间建立起标识关系。另外，建议在档案建立过程中，有必做好档案备份准备，减少档案错误操作后的损失，为档案安全提供保障。
3.5重视电子文档的安全管理，健全安全管理机制
首先，必须进一步强化档案管理人员的工作责任意识与安全责任意识，严格按流程完成电子文档的录入、存储、调用等工作。档案管理人员需及时记录好档案信息更改与使用情况，方便后续查询。其次，采取定期备份办法，即把电子档案信息复制成两份或多份，将其保存在不同的存储载体上。电子档案易遭到黑客、病毒攻击而造成内容丢失，也可能造成档案无法打开。有时，档案管理人员人为失误也可能导致档案信息被误删。可见做好电子档案的备份对确保档案信息的完备性非常重要。另外，保管电子档案的设备一定要专机专用，以进一步提升电子档案的安全性。若保管电子档案的计算机也同时有其他用途，必然会涉及到其他工作的媒介信息，从而增加感染病毒的几率，对电子档案安全造成潜在的威胁。最后，随着时间的推移计算机中会形成大量没用的文档信息，经常出现误删或误用文档的问题。这需要定期维护检查软硬件设施，及时升级软硬件，保证电子档案管理系统正常运行。借助技术手段预防电子文档被非法访问或篡改，常见的技术手段包括数字签名、防火墙设置、身份验证、病毒防护、读写权限设置等。
4结语
综上所述，随着时代的发展，信息化技术逐渐融入到人们的工作和生活当中，而电子档案作为一种新型的档案管理模式更好地促进了档案管理工作的发展，能够有效地节约人力和物力，提高档案服务的质量和档案利用率。在新时期做好电子档案管理是各行政事业单位日常管理中的重要任务，对单位自身发展有着重要意义。为此，要加强电子档案管理制度建设，并做好档案资源的开发与利用，充分发挥电子档案应有的价值。
参考文献：
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[2]冯丽博.谈电子档案在企事业单位档案管理中的运用[J].统计与管理，2014（04）：123-124.