巨野县卫生健康综合执法大队 山东省菏泽市 274900
摘要：卫生行政处罚档案管理逐渐趋向于标准化，档案信息的归档管理更加的规范化。卫生档案管理工作人员要具有很强的档案管理能力，主要工作是负责全市行政处罚档案管理工作，还要参加省市举行的卫生处罚档案的评查工作。规范化的管理具体是指依据国家机构发布与监督管理相关的法律法规与之相关的政策制度，在政府相关的管理部门实行。为了提高档案管理工作质量，要对卫生行政处罚档案管理方式进行创新，提高档案管理工作的质量。
关键词：卫生行政；处罚档案；管理方法；创新
一、卫生行政处罚档案规范化管理的重要意义
一是卫生行政处罚档案中记录着大量的数据信息，能够对卫生监督部门的执法行为进行记录，并能保证记录数据的准确性。同时卫生监督部门还能从档案记录的信息中对自身的监督行为进行评价，发现执法过程中存在的不足之处，并及时改正。档案记录方式能够有限提高卫生行政部门管理工作效率，能够根据准确的信息数据制定相应的监督管理策略，为卫生行政处罚档案管理提供科学性的管理方案。
二是卫生行政处罚档案保存的信息类型多种多样，其中包含图片信息、录音信息、网络信息资料等。这些信息资料中有多数是针对卫生行政监督部门的执法活动进行的记录，采用多样化记录方式能够对行政处罚案件信息记录更加完整，从而有效提升卫生行政监督部门的整体工作效率。
三是是档案分类管理。对卫生行政管理工作信息进行分类，并归档保存，不仅能够提高卫生行政管理工作效率，又能提升卫生档案信息使用率。
二、卫生行政处罚档案在管理过程中出现的问题
（一）重视度不高
1、档案管理工作认识不到位
专门的卫生监督机构起步晚，其前身是卫生防疫站，所以其成员大多是卫生监督人员。
2、制定卫生行政执法文件内容不全
由于非档案专业人才，因此在制定卫生行政执法文件时，对行政文件的内容没有按照相关的标准进行。这导致文件内容低俗，条理不清，进而增加行政人员的管理工作难度。卫生行政部门的行政处罚档案需要参加全市举行档案审查工作，要保证档案内容的完整，对行政文件进行归档保存后，使用者在查找相关文件资料时，会发现行政文件的使用价值低，为卫生行政管理工作增加难度。由此卫生行政文件的内容首先要达到档案保存的标准，才会具有保存管理的价值。卫生行政执法文件在归档分类过程不规范，档案管理人员对行政文件的分类标准没有准确的认知，或者对行政文件保存不及时，这些都会为卫生行政档案管理工作带来负担。
3、卫生行政处罚档案管理人员能力水平不够
由于档案管理人员多是兼职，并未进行专业的培训，专业知识不够，无法对档案信息进行有限的管理。再者这些档案管理人员的技术水平不够，无法对信息化档案管理进行操作，致使卫生行政部门在档案管理方面的发展落后，无法适应现代的信息化建设。因此，档案管理人员在工作的过程中，对行政文件的归档分类工作出现纰漏的可能性会增加，容易造成部分档案在管理过程中因技术水平引发的操作不规范问题，比如档案编号不正确、分类不准确等问题。由此档案管理的工作效率就会降低。最后管理人员缺少与档案相关的专业知识，对新型的档案管理技术，像数字化扫描、档案整理与校对等一系列工作流程还不熟悉，从而增加行政处罚档案管理工作难度，限制卫生行政管理部门的整体发展。
（二）卫生行政处罚档案管理设施存在不足
1、没有完善的管理体制
我们现在的档案大多还是纸质形式，这些纸质档案大多被堆在办公室，没有专的档案柜，时间长了，很容易被腐蚀，弄皱，丢弃等，利用率不高。在对档案的分类管理上并没有采用专业人员，档案管理人员的专业能力不够，由此会造成档案管理工作的纰漏。
2、没有一套完整的信息化系统
卫生行政管理部门资金投入量不足，无法购入大量的计算机设备，对网络化信息技术的运用还不能全面的适应，无法将其运用在行政处罚档案管理上。要想实现档案信息管理，需要对传统的档案管理方法进行创新，采用信息化网络技术对卫生行政处罚档案进行管理。
三、进一步创新卫生行政处罚档案管理的策略
（一）信息化手段的创新
由于卫生部门的行政档案要通过省市举办的卫生许可档案的评查才能进行归档保存，加大对重要档案的保管力度，需要创新档案管理方式。首先在行政处罚档案管理部门开展档案数字化，以此来保证档案信息的完整性，同时采用信息化技术将行政档案信息进行数字化加工，还能满足档案使用者的实际需要。
其次对数字化加工的档案信息进行编制，按照行政处罚案件的发生时间对档案文件进行分类。最后，对如今只有电子文件形式的档案信息的管理，就可以利用相关的计算机软件对电子文件接受与保管。比如某市卫生行政处罚档案管理部门就采用电子信息的方式将行政案件记录，采用电子的方式录入文件信息能够保证行政案件信息的准确性与安全性。因此，档案管理部门应该在档案管理部门建立信息库，并能够形成完整的电子档案信息目录，方便档案管理人员进行管理。
（二）规范化的创新
第一，需要从卫生行政各部门挑选责任心强的员工，并对其进行培训，使档案管理人员的专业水平能够得到有效提高，能够适应档案管理工作。
第二，在行政处罚档案管理中，采用预立卷制度。预立卷制度指的是将在卫生行政部门执法过程中形成的材料转接给档案管理部门，档案管理对行政文件进行的审查与鉴定，能够按照相关的编制条目对文件信息立卷保存。并以已鉴定的结果为基础对行政文件进行归档保存，以档案卷分类标准为行政文件进行排列。
第三，对档案文件保管方式进行优化，由于行政处罚文件的字迹大多数都是采用的黑色碳素笔进行书写，字迹比较耐用，因此在对行政文件进行二次修改时不得采用彩色签字笔。对于损坏文件，管理人员应该对文件进行复制，且将复制的文件与原文件一起保存，这样的管理方式能够为档案使用者提供便利。
第四，档案管理的保管期限，以年为单位对档案管理进行分类。在档案分类较低的一级目录里，按照行政处罚案件的结束时间、案件的重要程度对行政文件分类。
（三）管理模式的创新
现代网络化信息技术的应用范围甚广，保定市的卫生行政管理部门也应该采用信息化网络技术。信息化技术能够提升档案管理工作效率，使用计算机网络促使档案管理工作更加规范。档案信息化管理是以传统档案保管形式转换成以计算机软件为主的数字化信息管理方式，将档案的信息上传到计算机，能够减轻档案管理人员的工作，同时提高档案管理工作的效率。档案信息化管理的使用，能够对卫生行政管理部门的资源信息进行整合，使用相关的信息软件，实现各个部门的档案信息共享，从而提高档案信息的使用率。
（四）管理人员的创新
要求档案管理人员要具有较高的综合能力，有足够的能力参加省市举办的卫生许可档案的评查工作，因此需要建立一个专业素质高的档案管理小组，来保证档案管理信息化的顺利进行。为保证档案管理者，能够在保定市开展的评查工作中，保证行政档案信息的真实性，需要对行政档案的评查标准进行理解。
结束语
卫生行政处罚档案管理方式需要不断创新，才能使档案管理工作的发展更加长远。同时还需要卫生行政部门与档案管理部门共同努力，创造良好的档案工作环境，为提升档案管理人员的专业素养创造条件。只有将档案管理过程中存在的问题有效解决，能够进一步完善档案管理工作。在创新档案信息化的管理中，能够实现真正的档案信息共享，促使卫生行政处罚档案管理工作更加的完善，能够适应现代化档案信息发展。
参考文献：
[1]吴芸.浅谈档案管理工作的重要性[J].办公室业务,2017(09):96.
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