长白山广播电视台（长白山关心下一代工作委员会） 吉林 133613
摘要：作为事业单位内部管理中的重要组成部分之一，档案管理工作的内容和形式比较复杂，工作人员压力较重，所涉及的细节要素较多。因此，事业单位档案管理工作人员应灵活地利用信息技术手段，积极实现传统管理模式向现代化管理模式的转变，彰显档案管理工作在事业单位内部管理体系中的重要价值。
关键词：信息技术；事业单位；档案管理；应用；问题；对策
引言
科学技术的更新与发展使得计算机的普及率也在逐渐上升，其巨大的优势使得其在信息时代下充分发挥了其作用，并逐渐成为了各行各业获得进一步发展机遇的必备事物。对于事业单位来说，想要从根本上解决事务繁多以及庞大数据量应用问题，就应结合实际情况做好档案管理信息化建设工作，将各类信息按照顺序储存至电子文档中，以便于后期的数据整理与汇总分析。同时由于分门别类的信息归档也使得档案管理人员想要对文档进行查询时也保证这一过程的及时性。部分具有较高价值的纸质档案也可以利用电子档案对其进行备份，从而将原始记录数据丢失所带来的影响降到最低。但从当下的实际情况来看，事业单位档案管理人员、管理手段落后以及机制不完善等情况却严重影响了信息化建设进程，因此，对整个数据信息化建设与应用流程进行深入分析极为关键。
1档案管理信息化现代化在档案管理工作中起到的重要作用
首先是如果仍旧沿用传统的档案信息管理的模式和方式，那么很容易出现死档案的情况，换句话说，即便是档案室对所需要的档案资料内容进行了保存，但是可能因为种种因素比如说存放不当、检索工具不够完整等多种原因导致事业单位需要更多的人力、物力和财力来进行大面积查找，但是当档案管理信息化开始建设之后这种问题正在逐渐得到有效解决，计算机凭借着其自身计算精度高、存储的信息量比较大、运算速度非常快等多个优势可以帮助事业单位快速地对所需要的档案信息内容进行全面快速准确的检索，提高了档案查询的工作效率。其次事业单位开展档案信息信息化建设还可以更好地保存档案信息的完整性，除了在一开始输入信息的时候需要使用到原件，其他时间都不需要再使用原件。最后是开展档案信息化建设工作之后，可以在多个存储空间内储存大量的档案信息资源内容，让档案信息的存储更加简单和便捷。
2信息技术应用于事业单位档案管理出现的一些问题
2.1对档案管理信息化的认知不够深刻
与国外相比，我国的现代信息技术发展速度比较快，但是起步较晚，还没有构建完善的运作体系及框架。因此，对事业单位来说，在将信息技术与档案管理工作相结合时受到了外部条件的约束，缺乏完善的管理制度以及标准体系。大部分单位主要以档案管理工作人员已有的信息技术水平以及工作经验为主，导致整体的工作质量大打折扣，存在许多主观随意性及波动性。这一问题的出现主要在于事业单位对档案管理信息化的认知还不够全面和充分，存在许多认识上的偏差。大部分档案管理工作人员过度依赖管理系统以及计算机，没有站在宏观的角度深入剖析不同的信息技术风险，当管理系统和计算机难以实现稳定运作时，就会导致各类档案管理资料直接丢失或毁损。
2.2系统化的电子档案管理不够
由于电子档案管理工作的难度偏高，包含的细节要素较为复杂，许多事业单位开始以信息化电子化为目标，充分彰显档案管理工作的重要作用以及优势，促进这一工作的现代化发展。但是大部分事业单位的档案管理工作还只是停留在简单的存储、逻辑归档以及网上查阅，忽略了对管理系统的进一步开发以及利用，没有充分体现相应的作用。同时，规范化以及系统化的档案信息化管理水平较差，对于办公系统设计来说，档案管理系统设计工作不够理想，有一部分功能比较简单，存在许多缺陷，导致档案管理系统所发挥的作用十分有限。
2.3实用型人才仍处于严重缺乏状态
作为决定社会生产发展速度的主要因素，人才的重要性毋庸置疑。事业单位的档案管理人员由于其工作的特殊性使得其长期占据着重要地位，其自身的工作素质与能力决定着最终的档案管理质量。为进一步提高档案管理水平，作为档案管理者不仅要关注工作流程，还需就管理信息化水平的提升内容进行深入分析。除了熟练应用信息化技术的方式，更要确保其能够独立且熟练的完成设备操作。但现实情况却是往往档案管理人员无法及时获得有效的信息化管理培训，在工作重视程度不高的情况下，档案管理人员仍然在延续着纸质档案管理模式，即使存在先进的信息化技术想要将其融入至实际的档案管理流程中也较为困难。另外，还有部分档案管理人员缺乏工作积极性，且服务态度较为恶劣，专业水平与职业责任感的严重缺失使得档案管理的整体水平的持续化提升受到了极大限制。
3提升事业单位档案管理信息化建设水平的相关措施
3.1完善档案管理信息化水平
根据当下所有事业单位的档案管理工作发展现状来看，事业单位档案管理信息化水平不高是一个普遍存在的问题，所以为了加强和提升事业单位档案管理信息化建设水平，就必须对传统的思想观念进行一定的摒弃和改正，在档案内容信息化管理的过程中采用更多灵活和多变的方式，除此之外还需要对相应的工作人员进行定期的教育，将传统思想观念和信息化档案管理相违背的方面进行摒弃，只有这样才能将信息化在事业单位档案信息管理过程中的巨大作用充分发挥出来，对事业单位档案管理工作进行不断优化和创新。
3.2创新管理手段，数字档案实现普遍化
档案管理的优化还要考虑具体的执行层面，通过采用现代化的管理设备和信息技术，提高档案资料的归集、查阅和管理水平。事业单位要加强内部信息化建设，建立重要档案及时申报备案、普通档案定时备案、历史档案积极挖掘的基本工作手段，促进档案管理工作的不断完善，充实事业单位档案资料的丰富程度。以档案的保管形式为例，纸质档案是传统手段，但数字档案是当前的主流手段，如何平衡两者之间的关系，确保互补性和安全性，是档案管理工作需要解决的重要课题。实际工作中必然会出现多种偏差，一些资料的处理情况不尽如人意，甚至出现大量资料重复备案、个别资料难以查阅的情况。因此，将数字档案管理水平提升到战略层面，成为纸质档案同等重要的水平，具有重要意义。
3.3构建系统化、规范化的电子档案管理系统
档案管理工作内容复杂、系统性强，系统化和规范化是电子档案管理系统的未来发展方向，需要加大这方面工作的推进力度。应该积极构建和完善电子档案管理系统，注重对电子档案的科学管理。档案管理工作人员应该坚持文档一体化管理要求，确保电子档案的归档及时、齐全完整及有效利用。
4结束语
综上所述，在当下的信息时代下，对于事业单位来说，档案管理信息化建设已经成为了决定其未来持续化发展的关键因素。学会利用数字化信息管理手段不仅能够节省大量资源，也有效提升了工作效率与服务质量。因此，档案管理人员应提高对信息理论知识的掌握积极性，以促进事业单位的良好发展。
参考文献
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