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摘要：企业的电子文件和电子档案是企业非常重要的信息资源，这些信息资源对于企业的发展有着非常重要的作用，因此需要对这些电子文件和档案进行科学地管理。国家对此也给予了高度重视，本文针对企业在电子文件归档以及电子档案管理中存在的问题进行简要的探讨。
关键词：企业；电子文档；电子档案；管理
引言
在各个行业领域中，信息技术及计算机技术得到了广泛应用，同时传统的档案管理也逐渐朝着替代纸质载体的新型档案形式——电子档案发展。电子档案的出现使档案管理工作发生了巨大的变化。随着电子档案的出现，不仅要求档案管理人员掌握传统档案管理知识，同时还要对电子档案管理知识和技巧掌握并熟练运用，因此对于文件储存于光盘，并能通过计算机设备进行读取和运用的电子档案，其出现对传统档案管理工作各环节都造成了极大冲击，也对档案管理制度和保密技术防护措施等提出了更高的要求。
一、企业电子文件归档和电子档案管理面临的关键问题分析
1.元数据规范化管理有待加强
企业在做电子文件归档和电子档案管理时，没有做到对元数据的规范化管理，未对元数据内容作出明确规定，未对新出现的元数据项进行定义，未设定元数据捕获节点。个别企业对元数据理解不准确，元数据项设置不足。针对不同类型的电子文件，所需要采集的元数据项是不同的，如文本格式、图像格式、声像格式和图纸、多媒体等各类专业格式。这些都要分别研究和确定，研究工作要建立在对本对企业所存在的文件格式深入调研的基础上。
2.相关制度不到位
管理中存在的问题往往是相关制度的缺失导致的，企业电子文档归档和电子档案的管理问题也不例外。目前很多企业对于这项工作不够重视，这就导致企业在制定相应制度时敷衍了事，甚至很多企业根本没有建立相关的制度，这就造成了很多操作和管理环节不够严格和规范，这样不可避免地造成整个管理工作的低效和无序，这严重阻碍了这项工作的顺利开展。
3.电子档案完整性、真实性难以控制
作为企业运营管理的重要历史原始凭证以及记录，档案的真实性、完整性至关重要，是企业运营决策制定的重要参考凭证和基础。由于载体读写技术以及档案内容在管理过程中受外界影响容易发生变化，比如因光盘质量、读写技术问题等，造成电子档案损坏无法读取；数据传输过程中出现数据变异或丢失，对文件的可读性造成影响；或者在传输和存储过程中，文件被篡改等情况，所以要想确保电子档案完整性、真实性有较高难度。
4.电子档案管理重视度不足
在企业管理中，普遍存在着对电子档案管理重视不足的情况。档案管理人员对于电子档案与传统纸质档案管理中存在的差异化缺乏深刻的认识，对于档案管理人员需要熟练掌握的电子档案复制、存储、传输、刻录等技术缺乏足够的了解，企业管理制度也对电子档案管理缺乏规范性和制度化的指导。因此需要在电子档案管理时，加快档案管理思想观念的转变，提高对电子文档的认识，对档案管理原则、管理知识以及管理的环节进行了解和掌握，使管理水平得以提高。
5.缺乏文档检测标准
在进行电子文档的存储和管理时，需要对电子文档进行相应的检测，使得其满足相应的要求，从而增强其实用性。但是在现阶段，很多企业都缺乏相应的检测标准，使得在电子文档的管理过程中缺乏对电子文档进行相应的检测，无法保证电子文档的真实，完整，安全，可用，严重影响电子文档的重复运用。
二、解决问题的对策及建议
1.制定科学的制度
科学的管理制度是保证企业电子文档和电子档案管理的关键。
企业要针对现有的问题制定相应的管理制度，要针对企业各个部门的电子档案以及文档制定相应的管理制度，细化相关操作以及相关的检测，规范文档的存储格式以及接口。只有这样才能建设一个科学规范的电子文档归档和电子档案管理系统，从而实现对电子文档归档以及电子档案管理的规范化，提升其管理水平，进而提升企业电子文档和电子档案的利用效率。
2.明确存储格式
电子文档的存储对于企业电子文档归档以及电子档案管理有着至关重要的作用，因此企业要明确各类文档的存储格式，保证企业电子文档存储的安全性，完整性以及合理性。企业要针对自身的实际情况，制定相应的文档存储格式，对不同类型的文档要采取统一的存储格式，这样有利于企业对这些文档的重复利用。在文档进行归档的过程中，要对其文件格式进行转换，从而对电子文档的格式进行统一。
3.加强人员培训
随着企业办公自动化的广泛应用和普及，档案信息技术和档案管理得到极大的促进和发展，同时档案管理人员也面临着新的挑战。要求档案管理人员对风险意识进行树立，对自身职业道德素质、政治素质进行提高，对保密意识进行强化，并使自身知识结构不断更新和优化，企业通过组织有效的培训学习，使档案管理人员能够对现代化管理知识和档案专业知识予以掌握，实现电子档案的科学管理，充分发挥电子档案收集、整理、鉴定、统计、应用等方面快捷高效准确的优势，更好地适应信息时代档案管理工作要求。
4.电子档案安全性保障
目前网络安全问题一直是网络技术应用研究重点，电子档案需要利用电脑与网络才能实现，其中也存在着大量不安全的因素和隐患，严重威胁数字信息的完整性和安全性。对于电子文档的安全性，需要从技术层面进行有效保障。技术层面的安全保障主要包括以下方面：防止外部因素对计算机和网络带来不安全影响，确保系统安全的有效物质支持，需要确保在安全可靠的网络运行环境中，系统具有完备的数据库，并具备软件系统的初始化运行、目标设置、用户管理、管理修改、数据更新等系统保护功能；另外是针对档案信息本身的安全防护，避免电子档案信息在生成、管理、利用过程中，出现破坏、更改、泄漏或因人为原因、非法入侵等造成的电子档案信息损坏、删除以及非法传递档案信息等行为的防范能力，对电子档案在传递过程中，加强保密技术加强应用，使档案信息自身保密性、完整性、可控性、可用性得到有效保障。
5.文档检测
在电子文档归档和电子档案的管理过程中，需要对文档进行一系列的检测，这样有助于企业对这些电子文档的重复利用。在文档检测的过程中要保证文档满足安全性、完整性，可用性，真实性。企业在制定相关标准和规则时，要保证着电子文档的安全、完整、可用、真实，只有这样电子文档归档和电子档案管理工作才有实际的意义，相关文档才有被重复应用的价值。
6.科学地制定归档接口
归档接口的设定是进行这项管理工作的关键之一，企业必须针对自身的实际情况，对归档接口进行合理的设定，制定接口的设计方案，并不断完善其功能。在归档接口实现对电子文档的检测，这样可以更好地实现对电子文档的管理，避免电子文档管理的混乱。
结束语
现代社会已经向信息化社会转变，因此作为企业应该适应这一发展潮流，进而取得更快的发展。在这其中，电子文档的归档和电子档案的管理有着不可或缺的作用，因此企业应该加强这方面的管理工作，从而更好地提升企业的管理能力，进而提升企业的竞争能力。
参考文献
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