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摘要：人工智能技术在目前很多领域中均有涉及，为各领域发展带来了创新灵感。将人工智能技术应用到档案管理中，能够实现自动检索及现代化管理目标，提高档案资料存管、调取及应用效率，为行业开展工作提供助力。但是在人工智能背景下的档案管理工作还存在一些问题，需要相关部门积极探索档案管理革新路径，提高档案管理水平。
关键词：人工智能；档案管理；革新路径
引言
随着信息化、新产业、新技术的不断发展与更新，社会已经步入智能化时代。人工智能应用范围极广，从传统的金融行业、医疗医药行业，到教育行业、重工业，人工智能已经广泛应用到各行各业之中。新兴的技术不断冲击着企业传统的管理方式，是企业必须面对的一大挑战。企业如何在档案管理中应用人工智能，如何将人工智能与档案管理有机地结合起来，才能使企业的档案管理具备数据化、信息化、智能化的特征，是我们必须探索的一大课题。
一、人工智能
人工智能是研究、模拟、扩展人的智能的一门综合性学科，是在计算机技术的基础上，模拟人脑衍生的一种新型的智能化设备，不仅具有信息技术的相关性能，也可以完成思考等简单活动。初期的人工智能多被应用在一些比较危险的领域内，如科研研发、危险物品搬运等，目的是保护工作人员的生命安全，减少事故产生。之后随着技术的进步，人工智能的图像识别、语音识别、自然语言处理能力不断提高，可自主完成信息识别、分析和处理工作，解决各种棘手问题，为众多领域的生产和发展提供动力支持，为人们生活提供更多便利。将人工智能应用到档案管理工作中，可以提高档案管理的自动化、现代化水平，解决传统管理中存在的问题，以增强管理的智能化、便捷化。
二、档案管理信息化建设中人工智能技术的应用价值
1.控制管理出错
在进行档案管理工作时，人工智能技术的合理应用可以使其档案管理出现失误的概率大大降低。在具体开展档案管理工作时，能够使其相关人员在管理和借阅档案时可能出现的错误，得到有效控制，无论选择哪种解锁方式，都可以逐渐拓展检索途径，并对其进行合理优化，进而压缩检索时间成本。与此同时，部分工作人员在利用关键词进行检索时，对自己需要的档案，缺乏明确的认识，此时可以利用延伸检索技术，有效拓展和推送其他关键词和档案信息，确保用户可以进一步明确，现阶段和关键词联系密切的档案内容，不需要依赖人工作业，查阅档案文字，利用计算机网络便可以查阅档案，使其错误率大大降低。
2.提升管理效率
在档案管理具体实现信息化建设时，工作内容具体包括建设档案网站，建设数字档案馆，在档案管理具体实现信息化，数字化是其最为重要的一项工作，具体是指利用数据压缩，数据库，高速扫描等各项技术使电子档案系统和介质文件形成档案信息库，受到人力资源，数字化对象和技术手段等限制，如果由人工作业对其影像，录音，文字等原始材料进行数字化处理，工作效率相对较低。有效结合计算机技术和人工智能技术，可以使机器学习，语音识别和视觉识别等方面得到更为有效的发展，计算机通过进行自我学习，能够科学识别与整理图片，视频，语音等各项数据，进而提升工作时长和工作效率，确保档案管理实现更高的数字化。
3.强化信息共享
在互联网时代的今天，档案信息的社会化，网络化和数字化是社会发展对其档案管理工作提出的最新要求，使用者可以更为高效的查询所需资料和相关档案。一般情况下，不同人在对档案进行检索分类时，细分习惯存在一定的差异性，使用者对其档案分类类别缺乏明确的认识，通过利用智能检索技术，可以同时考虑其重要性和相关性，同时还可以对关键词进行混加索引，进而确保获得更为准确的排序结果，使其检索工作具有更高的准确率和工作速度。除此之外，通过为智能机器人设置语言加工系统，用户可以直接使用自然语言进行提问，同时还存在较高的推理能力，可以基于数据库进行答案的演绎。
三、人工智能在企业档案管理中的应用
1.加强档案资料的安全管理
应用人工智能技术，可以将原有纸质档案转化成数字化档案，存储在计算机内，提高档案管理水平，保证档案资料的完整性，降低资料破损或丢失带来的负面影响。同时，通过人工智能技术对档案管理系统实行安全防护，可避免信息非法盗用、窃取或泄露等问题发生，提高档案资料的安全性、隐秘性。另外，人工智能可以应用人脸识别、指纹解锁等高新技术，实现档案资料的逐层保护。例如，对于一些比较重要的档案资料，在没有专人允许情况下，禁止私自随意浏览和下载，借助自动报警系统，加强外部入侵防控，维护档案资料的安全性。
2.档案入库分类，查找控制
在人工智能的影响下，传统档案工作正向着数字化、智能化方向转变。档案数字化采集是指使用专业化的数字设备，将实物与声像档案中的图文转化为数字化信息，实现档案采集的目标，而数据库建设则是将收集和编码的档案数据存储和管理起来，概括起来就是档案生产资料的智能化。面对传统纸质档案，档案人员可以将档案整理好后归档入库，首先需要将档案编号扫描输入电脑，存储在服务器上，然后电脑会根据档案所属分类、内容等进行分类，计算出该档案在库房内的存储位置。同时在档案库房内安装智能机器手臂，机器人得到档案的具体位置后，在档案人员将准备入库的档案放入专用档案箱之后，机器手臂会自动将档案放入正确的位置。
3.档案信息安全
数字档案馆必须保证其数据的安全性。数字档案的安全是基于计算机网络安全和数据库安全系统的基础之上的。同时，数字档案馆应保证电子档案的真实性、完整性和有效性。无论是局域网还是互联网都可能存在严重的安全漏洞，极易造成档案的泄露和修改。人工智能技术能够很好地面对网络攻击，并可以有效地预防。有些病毒或者木马可以伪装成任一格式的文件或可执行软件，像电子档案常见的PDF、TIF、DOC等格式。人工智能还可以有效地识别恶意的可执行软件或者恶意文件，就是目前所说的基于网络安全的AI技术。
4.智能鉴定
人工智能专家系统是指对数据信息的表示、获取和解释，这个系统能够使计算机了解和学习到许多专家的技能，模拟专家解决问题的过程，专家系统的主要技术就是知识的获取。建立专家系统不仅能自主、快速地对档案保管期限、保管密级做出判定，还能在错综复杂不确定的事件中，提供最佳的解决方案和参考案例。专家系统知识库与一般数据库不同，知识库中所含的专业知识和数据，不仅包括基本信息和事实，还包含假设、想法和专家经验，从而系统对输入的原始数据进行推理分析、判断和决策，真正发挥专家作用。
5.档案信息检索
智能信息检索模拟人类信息处理的思维过程和信息检索，人工智能利用编译原理，完成数据对比与匹配，实现信息存储、匹配和检索。数字档案馆馆藏是以数据为中心，通过相关设备和数据库管理系统，为用户提供档案信息资源。用户通过档案馆的检索中心，输入关键字或者档案号，人工智能提供深度检测，在数字档案馆数据库中进行跨库检索，最终得到用户所需要的档案。
结束语
人工智能系统的发展将会朝向简单实用的方向进行，向可操作性、可控性和便捷性发展，使档案管理工作形成开放、交互的档案共享机制，提升档案管理工作安全性和完整性的智能化,以最快速、最高效的形式解决档案管理中的问题，使档案管理工作走向智能化，与我国人工智能战略计划同步。
参考文献
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