中国能源建设集团天津电力建设有限公司 天津市 300000
摘要：改革后，在社会经济快速提升下，推动了各个领域对电力能源的需求越来越大，同时电力机组建设项目也在不断增加，随之所产生的电力建设工程相关文件资料就会越来越多，在高速发展的新时代下，如何提高电力建设项目各种档案信息文件资料的管理工作，提高工作效率，成为当前电力工程项目建设领域普遍关注的问题，本文就以火电机组建设项目为例来重点探究一下文件包制度在火电机组建设项目档案管理中的重要性及其应用策略。
关键词：文件包；火电机组；建设项目；重要性
引言
工程档案是指在工程项目的提出、立项、审批、勘察、设计、建设、生产准备、监理、验收、交付使用全过程中，形成的大量文字、数据、声像等各种载体的重要文件材料。它是工程建设的真实记录，反映着工程建设中各方面的真实情况，是工程建设和竣工验收的必备条件，是投产后生产、管理、维修、改建、扩建的重要依据，是火电企业经济持续、快速、健康发展的重要保证，也是落实工程质量终身责任制的重要凭证。所以，做好工程建设档案管理是一项十分重要的工作。本文就火电机组工程项目档案管理的难点及对策做进一步探讨。
1文件包”的涵义
文件包制度主要运用在建设项目施工前的准备阶段、开工之后的施工阶段以及施工结束之后的竣工验收阶段这三个关键时期。文件包的打包对象主要包括这三个阶段中的各种施工材料、施工机械设备、施工所用到的各种产品的类别和合格证及其检验证书等，同时还包括建设工程项目中的各种施工技术文件、各个环节所涉及到到施工数据记录信息资料以及验收签证资料等。与建设项目相关的所有需要打包处理的资料文件都要按照严格的格式以及形式要求进行整理、分类，并装入指定的文件盒当中，文件盒中的文件、资料必须符合档案管理中文件的质量要求。
文件包制度是工程建设领域适应社会经济发展的一个必然产物。“文件包”是为了便于工程建设项目各项档案资料信息进行科学、高效管理而专门量身定制的一种档案管理工作模式。在工程建设项目施工前、施工中以及施工后的各个阶段对各种档案信息进行规范化、标准化、科学化管理的一种手段与方法。这种方法可以有效避免以往传统的建设项目档案管理工作中档案资料信息的疏漏与不齐全的弊端，有效保证了工程建设项目各种档案信息资料的完整性、齐全性以及精准性等。同时还可以实现各种施工过程中所使用到的施工技术文件满足高质量归档的要求，并在高质量标准的要求下进行妥善保管，实现工程建设项目竣工之后档案文件的及时整理与移交。
2文件包制度下的火电机组建设项目档案管理
2.1收集完整是基础
工程档案管理最基本、最重要的一项工作就是文件图纸的收集归档工作。没有收集归档工作，档案部门就可能“无档可查”，档案的形成积累就会成为“无源之水，无本之木”。电力建设项目工程形成的文件图纸数量多，内容庞杂，文件图纸形成单位多，档案管理人员应跟踪收集，平时注意档案积累，提高文件图纸形成的质量。
（一）前期文件收集
按照《工程竣工文件归档要求》，档案管理人员应敦促基建工程部管理文件人员从项目申报立项开始，就需注意保管好有关工程前期文件的申请和批复，而且必须是原件，并定期进行归档，以免文件流失或是复印件。
（二）合同协议、招投标文件收集
基建工程部兼职档案员应尽量参加工程项目、大型设备招投标会议，检查并收集齐全招投标文件，不能参加时应委托有关专工做好收集工作，专工在会议结束后应将招投标文件及时移交兼职档案员。
（三）管理、施工、安装、调试文件收集
按照《工程竣工文件编制细则》，档案管理人员应定期深入参建单位检查指导竣工文件的形成和整理，参建单位在正式组卷前，需提供竣工文件预组卷的试样，由建设单位档案员认可后，再进行正式装订组卷，防止返工，保证竣工文件的归档质量。
（四）竣工图收集
按照《工程竣工图编制细则》，档案人员应定期电话联系或专程去设计院，跟踪检查竣工图的编制质量和数量，设计变更与施工变更情况，有关竣工图要有明确反应，确保竣工图与现场相符并按时移交。
（五）设备文件收集
按照《工程设备开箱办法》，基建档案兼职员应尽可能参加大型设备的开箱工作，若不能到场，应委托有关专工或施工单位人员将开箱资料收齐移交给兼职档案员并做好登记移交记录。
2.2实现工程建设项目档案工作与工程建设同步管理
随着电力事业的飞速发展，火电机组的容量也不断增加。由于参建单位多、建设工期长，形成的工程档案数量大、内容庞杂，单项工程完工时间也有早有迟，客观上给项目工程档案收集工作带来一定难度。因此，要加大对工程档案的管理力度，狠抓工程建设项目档案工作与工程建设进程的同步管理，要将项目档案工作和项目建设一样纳入程序管理，与项目建设的各阶段同步进行，从项目筹划、开工时就先期导入档案管理，直至竣工验收，使工程档案形成首尾相接、互为因果、全程控制的记录体系。为了保证工程档案与工程建设进程同步进行应把握以下环节：（1）应重视工程前期的指导，这是抓好工程档案的前提条件。工程开工以前在立项、审批、勘测、设计等过程中形成的文件材料，受工期长、人员变动大等主客观因素的影响，很容易造成散失或损毁，增加了收集整理工作的难度。因此，适度超前做好工程前期的检查与指导至关重要。
2.3强化文件包管理，确保工程档案质量
一是工程开始时档案人员及时介入，及时制定文件包制度，全程参与，及时发现问题，及时整改。二是建设单位质监站人员应包括档案人员。在工程每个阶段检查时，档案人员要认真检查施工单位文件包，核对文件包内容是否齐全，文件材料质量是否符合要求，登记表是否及时登记，专业人员检查相关的验收、试验报告、施工记录是否齐全、完整，变更内容是否在图纸上标注，变更、联系单、整改单等已完成的内容需闭环的是否闭环，发现问题及时提出整改，以免工程结束时负责的技术人员已调离，无法补救，从而在过程中保证文件材料的齐全、完整、准确，也提高了竣工图编制的进度和准确性。三是运用现代化手段管理文件包。文件包中形成的档案材料信息及时登录到档案管理系统，同时将有关电子文件、照片挂到系统中，技术人员和档案人员都能随时掌握到文件包的情况，在检查中也能及时发现问题，及时整改，保证了文件材料质量符合要求。四是工程竣工的同时档案完结验收。施工单位每个单位工程在竣工时移交文件包，移交的文件包经过相关人员审核签字后移交档案室，最后由档案人员装订移交建设单位。文件包不符合要求的工程不能竣工。五是施工单位每个单位工程文件包要指定专人保管。及时补充，及时收集。由于施工、监理单位人员流动频繁，在人员流动时将文件包移交到指定人员后方可调离，保证施工文件不丢失，保质保量移交。六是在工程施工过程以及各种检查中，文件包材料查找频繁，要做到随时查阅、随时归到文件包中，保证材料不丢失。
结语
综上所述，文件包是火电机组建设项目档案管理工作提前介入、全程跟踪、及时完整地收集施工各门类档案的有效方法，是项目施工档案齐全、完整、准确的保障，也是工程竣工后施工档案及时移交建设单位的保证。同时，文件包也提高了项目建设过程中工作的效率，保证了工程进程中各项工作的顺利开展。
参考文献：
[1]罗 英.在施工企业中推行文件包制度[J].档案与建设，1994.
[2]秦金霞.火电总承包项目文件精细化管理探讨[J].办公室业务，2015.