黄海霞
广东竟晟建设监理有限公司
摘要：随着科技的不断创新和互联网的广泛应用，现代企业已经不可逆转地进入了数字时代和大数据时代。企业档案数字化是促进企业档案管理水平提高的必然要求。遵循档案工作发展规律，进一步深化改革，促进科技进步，提高服务效率和质量，是档案部门的必然选择。加快推进档案数字化建设，已成为各级档案部门的共识。
关键词：企业数字化；档案建设；优势；问题
引言
企业规模化的发展使得决策层遇到的经营管理问题日趋凸显。为使企业决策层更好地掌握各方面有价值的信息，职能部门需要加强对相关资料的整合和掌握，因此对企业档案管理工作的要求进一步提升。为了促进企业档案管理工作的开展，需要转变传统企业的经营管理理念，应通过现代化服务手段以及多功能服务模式，为信息需求者提供相应的档案收藏信息。其中，档案数字化是企业信息建设的关键环节，是档案管理现代化发展的基础，因此所有企业需要将档案管理工作纳入信息化工作中。
1企业加强档案数字化建设的重要性
1.1加强企业档案数字化有利于提高档案的使用率
现阶段，利用企业档案的数字化管理可以最大程度上提升企业对于档案的使用率，并且优化和完善了对于档案的使用方法。在科学技术不断发展的今天，企业对档案进行数字化管理可以减少档案管理的支出费用，并且减少了劳动力的需求。企业对档案进行数字化管理之后，工作人员可以随时查找自己所需要的资料，不需要再浪费大量时间在查找资料上。另外，网上查找档案资料不受时间和地点的限制，为查找档案资料提供了极大的便利；并且数字档案可以进行网络之间的相互传输，这对于需要异地查找档案的工作人员提供了极大的便利。与此同时，数字化档案在查找的过程中不受查找人员数量的限制，想查找档案的人员可以同时查找自己所需的档案，减少了因查找档案而发生的矛盾，提高了档案的使用价值。
1.2企业档案数字化可以减少档案原件的损害，节约保管空间
企业档案的数字化无形中减少了对于档案原件的使用频率，因为对于一个企业而言其档案的使用率是非常高的，反复的进行档案的查阅和使用，难免会对档案造成损坏，甚至有时候会讲原件丢失，这不利用企业工作的正常开展。工作人员使用数字化档案就会很大程度上减少对于原件的破坏，如果工作人员需要纸质版的档案之需要通过权限控制将在计算机上找好的电子版档案打印出来使用即可，不需要向档案管理人员的借阅档案再进行复印了，不仅节约了大量的时间，还提高了档案的使用效率和对原件的保护。另外，传统的纸质版档案需要占据非常大的空间，并且需要进行大量的整理工作，数字化档案将解决了空间的问题，数字化档案需要存储在电脑里面就可以，节约了很大的空间。
2数字化档案管理在企业应用中的问题分析
2.1对数字化档案建设重视不够
就当前企业数字化档案建设情况而言，大部分企业对数字化档案建设的意识不强，没有认识到档案管理数字化的重要作用。一些企业对于档案管理工作的认知不清晰，仍停留在浅显层面，导致档案利用率不足。而出现这种问题的主要原因，是这些企业大部分都是生产经营性企业，往往将精力更多地投入到经济效益产出方面，不太注重档案工作发展。
2.2档案管理人员素质有待提升
档案管理人员是企业档案管理工作开展的主体，如果档案管理人员自身素质不高，不仅会影响数字化档案建设工作的顺利开展，而且还会导致在数字化管理工作中出现失误，使企业运行工作受到影响，从而导致企业经济利益受到损害，不利于企业的稳定发展。
2.3档案管理制度建设不完善
部分企业机构设置中没有安排专门的档案管理人员，大多数企业一般也只设置1-2个档案管理人员，让其负责所有部门的档案管理工作，使得档案管理工作的职责设置和权责划分不明确，不利于档案管理工作的顺利开展。
而出现这种问题的主要原因是档案管理制度构建不完善，档案管理工作人员职责制定和管理内容设置不明确，使得档案管理数字化建设受到影响。
3优化和完善企业档案数字化建设的管理
3.1提高档案数字化的软件和硬件设施建设
在一个企业的档案数字化的建设过程中，要加强对于数字化的软件和硬件设施的管理工作，软件和硬件设施不仅是档案数字化建设的基础工作，还可以确保其后期运行工作的顺利开展。由此可见软件和硬件的建设对档案数字化建设发挥着至关重要的作用。因此，企业的负责人应该加强对于软件和硬件设施的管理工作，根据企业的发展需要，购置先进的档案管理系统，并且根据档案管理系统的特点配置相应的电脑和打印机等专用设备。
3.2建立健全完善的档案数据库
一个相对完善的档案数据库，可以最大程度上确保电子档案存储的安全性。因此，对于一个企业而言，在建设档案数字化的过程中，还需要加强对于建设档案数据库相关工作的重视程度。在建设的过程中，企业应该从自身实际的档案建设过程中出发，确保将档案检查搜索的目录完整的录入。与此同时，还要提高对于工作人员的管理。另外，在做好档案数据库完善的过程中，还要建立相应的全文数据库，便于后期工作人员对于档案的查找。
3.3加强电子文件的收集、积累和归档管理工作
电子文件的管理过工作可以最大程度上保证档案数字化建设的有效性，与此同时还可以提高档案的管理效率。另外，因为纸质版的文件和电子版的文件各有其优势和不足，所以对于电子版档案和纸质版档案的管理工作要做到细致具体。最理想的情况是将纸质版的文件和电子版的文件一一匹配，这样可以方便后期对于档案的查阅，进而可以确保及时采取有效的解决方案。另外，工作人员应该加强对于相关工作的重视程度。
3.4做好档案数据库的系统建设
企业数字化档案建设需要以良好的硬件设备为基础，并构建强大的数据库系统。所以，企业必须要加强对档案管理工作资金的投入，同时引入先进的设备，构建档案数据库体系。档案数据库构建是档案数字化管理工作开展的核心，需要加强对这方面工作的推进。企业数据库系统构建中可以选择两种方式，第一种方式为对原始文件进行扫描，第二种方式为对档案数据的导入。但是在实际办公工作开展中，大部分企业都已经形成数字化办公体系，而且将档案资料存储到计算机系统中。因此，在数据库系统构建中，可以实现对企业信息数据系统的导入。但是如果档案信息仅是纸质文件资料，则需要档案管理人员通过扫描的方式对档案资料进行存储。在这些数据的扫描和导入中，可以优先处理一些企业发展利用效率比较高的档案资料。
3.5提升档案人员管理能力
在企业数字化档案建设工作开展过程中，档案管理人员的能力和素质水平尤为重要。为构建一支高素质、高服务意识和高文化水平的档案管理人员队伍，企业需要加强对档案管理人员的培训。一是通过内外培训结合的方式，提升企业档案管理人员的数字化管理能力。二是可以通过档案数字化业务骨干的培养，提升少部分人的档案数字化管理能力，然后以骨干带动整体的方式提升企业档案数字化管理的整体工作效能，逐渐扩大档案数字化管理培训范围，提升档案管理人员培训成效。
结语
综上所述，企业档案数字化工作并不是一朝一夕就能完成的，需要档案管理者在实际工作中不断摸索与实践，发现问题，总结经验，提高建设水平，加快推进企业档案数字化工作的建设。
参考文献
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