李博昊
河钢集团唐钢公司（河北省唐山市）
一、河钢唐钢财务电子档案管理系统的产生背景
随着公司采购及付款业务需求的不断提高以及信息化系统的深入应用，实现公司从采购计划制定到会计凭证的装订闭环全流程信息化管理成为可能。在这个环境下，需要一个新的解决方案，具备对单据装订、借阅、移交、退还等得到有效管理。因此，为提高财务共享中心财务管理水平，实现企业会计档案数字化管理，需要建立财务电子档案管理系统。
二、河钢唐钢发展过程中的会计档案管理问题
河钢唐钢为实施财务集中管理，顺应财务管理体制变革，在财务组织架构及职能合理调整与财务信息化系统建设的支持下，通过将成员单位的会计核算工作向集团公司层面集中，实现信息收集、信息处理与会计核算的标准规范，这就导致了共享中心业务集中，单据大量增加，财务人员工作量变大，继而导致单据和会计档案管理工作不易掌控。具体情况如下：
1、?档案存放次序较易被打乱，档案查阅耗时长
在单据存取过程中，由于人工操作的随意性和一些不可避免的错误，一旦单据存取时没有按规定存放在指定的位置，需要将所有的单据筛选一遍，造成查找困难。
2、会计档案装订、立卷、归档不规范
传统方式下，装订会计档案先需对凭证进行整理排序，并去装钉，然后由人工撰写会计档案封面的相关信息。这种手工处理方式耗费大量劳动和时间，使得整个流程既繁琐又低效。
3、对失效会计档案的管理滞后??
由于传统管理模式下会计档案盘点工作的困难，管理人员对会计档案的储存时间信息掌握很不准切，使得失效会计档案不能被及时发现和处理。形成大量冗余档案，给档案管理工作带来额外负荷和成本。
三、河钢唐钢财务电子档案管理系统的内涵
财务电子档案管理系统通过研发实现RFID智能柜用于所有RFID单据在没有装订前的集中保存管理，可以减少人的干预，并实现RFID单据实时位置查询。系统实现单据绑定、借阅、智能柜群读、退单、移交等业务功能，并实现凭证装订全流程单据、数据追溯。
四、实施财务电子档案管理系统主要做法
第一阶段：调研原始收单流程及现存问题
组织收单、扫描职工开会探讨现行单据流程及单据保存过程中遇到的主要问题。
第二阶段：制定单据条形码和RFID标签绑定方案
制定标签绑定方案，经过研究开发实现了单据条形码通过阅读器传至天线发出电磁脉冲，收发器接收这些脉冲信号并发送已存储的信息到阅读器，实现了条形码和RFID标签精确绑定。
第三阶段：研发RFID智能管理柜，实现RFID单据在智能管理柜准确识别
研发RFID智能柜用于所有RFID单据在没有装订前的集中保存管理。实现RFID单据存放在RFID智能柜中的精准读取识别单据的数量及单据信息，减少人为干预，并实现RFID单据实时位置查询。
第四阶段：开发RFID单据管理系统，实现单据借阅、移交、退还等环节的有效管理
通过开发RFID单据管理系统对RFID单据的读取、借阅、移交、退单、装订的原因、时间以及相关人员信息形成详细的记录。并通过RFID标签绑定功能实现凭证装订全流程单据、数据追溯。
第五阶段:开发RFID数据追溯功能实现全流程追溯
利用系统业务节点数据，业务人员可以利用手机扫描二维码或在PC端进行查询，随时掌握受理单据的办理进度追溯单据所在节点和相关信息。
第六阶段：研发RFID单据周转柜
研发具有读卡进行身份认证开门功能的RFID单据周转柜。通过研发RFID单据周转柜，实现了开门身份认证，形成存放、拿取记录以及智能柜集中盘存功能。
第七阶段：开发BS架构RFID电子档案管理系统，实现系统数据共享
1.财智云系统数据共享
开发BS架构RFID电子档案管理系统，并与财智云影像系统做接口，实现财智云系统数据共享，可在查询时展示单据的电子文档的信息。
2.WEB端查询
开发BS系统应用平台，应用WEB端和智能移动端数据查询管理。
3.手机扫码查询
开发手机扫码查询功能，利用手机扫描RFID文件的二维码或装订后的RFID目录标签中二维码，直接进入系统展示相关文件的电子文档及其实际存放物理位置信息。
4.微信公众号查询
申请开发公众号，公众号绑定本系统，通过认证登陆后，扫描RFID标签中二维码、目录标签的二维码或者文件目录中的一维码，可以直接查询相关单据信息。
5.数据汇总查询
通过开发BS查询平台可对人员收单、装订等工作量进行汇总查询分析。也可按单位汇总收单、装订汇总查询分析。
第八阶段：开发RFID文件装订管理系统，实现RFID单据装订前读取、校验及RFID装订目录标签打印
利用RFID智能柜批量读取校验要装订的RFID单据，系统直接通过RFID条码打印机绑定单据目录标签，形成RFID单据装订信息。
五、河钢唐钢财务电子档案管理系统的实施效果
经过自主规划设计、流程优化调整、业务范围不断延伸、信息系统的不断建设完善，目前已经初步实现了财务电子档案标准化管理，提高了财务结算效率，同时也提升了公司财务内对外服务水平。
（一）管理效益
1、集中保管单据，释放办公空间
RFID智能柜的使用，实现了RFID单据在装订前的集中保存管理。避免单据保管不善问题的同时节省了单据存储空间，摆脱了单据存放混乱带来的不便。
2、精准追溯单据，提高工作实效性
RFID的财务档案管理系统具备对单据装订、借阅、移交、退还等进行有效管理，并可在对单据追溯、保管等过程中迅速查找单据，从而减少人为工作量，大大提高工作的时效性，又能减少档案信息归档过程的工作量。
2、形成存取记录，确保单据安全
通过RFID智能柜的读卡进行身份认证开门功能，对操作人员设置权限，对业务进行组织及数据隔离，使单据存放、拿取形成记录，确保了单据在流转过程中的安全性，避免了不必要的损失，保证了企业管理的规范性。
3、开放标准化平台，实现数据共享
通过建立文件管理BS查询平台，实现了财智云系统数据共享，并可在WEB端、微信客户端、微信公众号进行单据信息查询。
5、降低管理风险，提升管理效率
财务电子档案管理系统的建立有利于信息集成化、流程标准化、成本节约、业务拓展。一方面为前端业务提供针对性的服务和支持，从而在档案管理环节控制风险，提升了财务档案管理的工作效率。另外也为后台的财务需求提供快捷、更有价值的报告，实施管理提升和风险管控。
（二）经济效益
经测算，如采用传统档案管理方式，单据及档案管理人员共45人计算，每年需要支出的成本为：每年从事相关业务的人员工资为10 万元，管理费用为 4.5 万元，其他费用为 4 万元，所以每年的成本为：
C=45*（10+4.5+4）=832.5万元
在使用财务电子档案管理系统后，由于档案实现集中存储和盘存，单据有效精准读取，减少人工工作量，可节约人工成本832.5万元。
（三）社会效益
财务电子档案管理系统的建设，是企业进入电子档案及移动互联网时代重要的一步，为未来企业信息化技术升级、新技术的应用提供强有力的支撑。财务电子档案管理系统采用先进RFID技术让单据及档案的生成、存档、借阅、归还、查找、盘点、等各个管理环节快速高效。通过实现档案资料智能化、信息化管理，提高企业管理效率，并产生长时间持续的影响，可以提升企业竞争力及品牌力度。