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办公室文秘工作素质提升策略分析

发表时间：2021/6/10 来源：《基层建设》2021年第6期作者：孙晓英

[导读] 摘要：我国的现代化社会建设进程逐步推进，各单位组织的办公室工作迎来了新的挑战，其中办公室中的重点职位之一就是办公室文秘，为了更好地适应办公室的工作需求，办公室文秘要不断提升自身的工作素质，与时俱进，强化责任意识，提高工作水平。

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        摘要：我国的现代化社会建设进程逐步推进，各单位组织的办公室工作迎来了新的挑战，其中办公室中的重点职位之一就是办公室文秘，为了更好地适应办公室的工作需求，办公室文秘要不断提升自身的工作素质，与时俱进，强化责任意识，提高工作水平。本文对办公室文秘的工作原则及其重要性进行的探讨，分析了提升办公室文秘工作素质的策略研究。
        关键词：办公室；文秘；工作素质；提升；策略
        前言
        随着我国经济水平的不断提高，企业单位组织中通常会涉及到较大的内外部工作量，这对于办公室文秘工作来说是一项艰巨的挑战。办公室文秘工作的质量及其综合素质直接影响着企业及单位的健康发展和运行水平，因此办公室文秘要不断地提升自我，提高工作素质，强化专业能力。采取有效的措施，真正将专业的工作能力落实到实际，发挥出办公室文秘工作的内在价值，推动办公室工作的顺利展开。
        一、办公室文秘的工作原则及其重要性分析
        （一）办公室文秘的工作原则
        办公室文秘人员要结合所在企业及单位组织所制定的工作原则、工作需求，坚持工作原则，严格执行上级发布的命令及相关任务，落实任务目标，协调上下级之间的关系，形成企业或单位组织内部上下级之间有效的沟通，保证各项工作能够健康顺利地展开和有序运行，提升自身的职业素养。以强化专业技能为原则，结合具体的工作情况，对办公室工作要展开合理安排，促进办公室工作质量和效率的提升，强化整体的办公能力。掌握文秘工作的职业道德，保持良好的道德修养，当面对复杂繁多的办公室工作时，要以认真、严谨的态度，耐心完成相关工作事项，严格地落实办事制度，发挥出办公室文秘工作的职能作用，维护办公室工作的顺利展开和稳定运行[1]。
        （二）办公室文秘工作的重要性
        办公室在一个企业或单位组织中是企业的管理者及行政人员等人员办公的关键场所，涉及到多样化的行政管理工作，内容工作量大，要及时地将领导的任务及命令传递和下达给各层级的工作人员，还要向上级汇报不同部门的具体工作状况，加强对各细节工作的充分了解和掌握，做好细节之处的工作内容。办公室文秘人员对于整个办公室工作的顺利运行起着决定性的作用，通过对各项工作事宜的科学合理分配，保证内部的相关工作人员关系能够实现协调发展。对于企业外部交易、经济方面的业务等进行协调处理，由此可见，在一个企业或单位组织的发展中，办公室文秘人员的工作水平和个人素质发挥着关键的作用，应得到人们的高度关注，重视办公室文秘岗位工作职责[2]。
        二、提升办公室文秘工作素质的策略研究
        （一）建立合理的奖惩制度
        奖惩制度是提高办公室文秘工作素质的重要策略之一，有助于提高办公室文秘的工作职能意识，督促办公室文秘人员提升工作素质。企业或单位组织的办公室工作事项繁多，管理者要以赏罚分明为原则，构建起完善的企业内部奖惩制度，调动起文秘工作人员的积极性，将其作为一种激励手段，激活办公人员的工作热情，建立健全的奖励制度，使员工能够树立起竞争观念。调动起文秘工作人员的工作主观能动性，向着更高的追求，不断提高自我，促进文秘工作效率的提升。惩罚制度的合理设置能够发挥其警醒的作用，督促文秘工作人员改进工作技能，提高工作水平和工作素质，制定奖惩制度的过程中，要立足于企业的实际，加强对企业内部工作人员办公效能、办公效率等具体情况的分析，落实综合性的评估与分析，保证制度的可行性、科学性、合理性。通过定期的测评活动，将奖惩制度落实和推行到实际，督促文秘工作人员不断地提高工作素质，促进办公室工作效率的提高[3]。

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        （二）合理规划文秘人员数量
        文秘工作是一项工作量大、工作内容复杂的岗位，文秘工作人员在提升工作素质中，为了完成工作任务，有必要对文秘人员的数量进行合理规划，若是数量少，文秘工作的内容和任务将难以高效完成，而文秘数量过多则会存在工作上互相推诿、互相依赖的问题，降低了整体的文秘工作效率，形成人力资源浪费，难以将人才的主观能动性充分地调动起来，发挥到实际的工作中，提高工作水平。企业的管理者要做好综合性的评估，对办公室的具体工作情况、文秘的工作内容等进行合理地分析，综合评估之后，对于文秘人员的数量进行合理规划和设置，促进办公室工作质量的提升，督促文秘人员合理安排工作计划，提高办公室文秘工作素质。
        （三）强化文秘人员的创新意识
        创新思维是新时代背景下各项工作中必不可少的一项新观念，培养办公室文秘的创新意识，能够促进办公室文秘工作素质和工作质量的不断提高，创新是驱动企业稳定发展的动力，推动办公室工作的优化进程。针对办公室文秘工作，部分人员会形成思想上的认知误区，认为文秘工作是按照相关的规定要求，按部就班的执行工作任务，将文秘工作作为一种死板的固定工作。其实办公室文秘工作是一项复杂的综合性工作，文秘人员要创新思维和工作方式方法，改变效率低的工作方式，改进工作理念，坚持极端负责的工作作风，将文秘人员的创新思维充分发挥和运用到实际的工作中。对办公模式进行优化，改进原有的文秘办公形式，促进办公质量和办公水平的不断提高。办公室文秘人员要激活自身的创新思维，由企业的管理者适当的放宽对办公室文秘人员行为意识的约束，促进其更好地发挥创新精神，做好各层级人员之间的沟通工作，构建起轻松愉悦的办公室环境和创新氛围。企业的领导层人员要将模范带头作用有效地发挥出来，加强对企业全新办公理念和先进工作方式方法的积极学习，引进先进的工作手段，指导和启发企业的办公室文秘人员工作创新[4]。
        （四）提高办公室文秘综合素养
        办公室文秘工作素质的提升，要强调对文秘人员综合素质的培育，强化理论知识和政策专业技能的培训力度，在理论培训中，要使文秘人员能够掌握扎实的基础理论知识，落实到实践中提高知识的应用能力。将习近平要求的中办工作的五个坚持内容结合到文秘人员的培育和发展中，坚持绝对忠诚的政治品格、坚持高度自觉的大局意识、坚持极端负责的工作作风、坚持无怨无悔的奉献精神、坚持廉洁自律的道德操守。办公室文秘人员要与时俱进，及时更新自身的知识体系，加强对理论知识的学习和掌握，积极的学习和了解有关知识，例如国家新颁布的法律法规、国家发展方向等，推动企业及单位组织更稳定的长足发展。树立起正确科学的价值观，提高文秘人员的综合素养，对于企业及单位组织中领导层人员制定的政策要认真、全面地学习，特别是有关文化方面的政策和指导理念，要结合核心价值观，将集体主义精神发扬起来，提高道德素养。在专业技能的培训活动中，办公室文秘人员工作内容各有不同，工作难度存在差异，文秘人员要加强对自身职能的掌握，有针对性地强化专业技能，积极地参与到有关文秘工作人员的业务培训和知识讲座等活动中，由行业内的专家等更新办公室文秘的工作理念，对于专业技能、工作思想观念等进行及时更新，保证提高办公室文秘的工作素质和工作水平[5]。
        结论
        综上所述，办公室是行政工作者、企业管理者等人员的重要工作场所，办公室文秘的工作素质提升是适应新时代发展需求的必要举措。办公室文秘要不断提高工作质量，强化创新思维意识，提高对专业知识和技能的掌握与运用能力，紧跟时代发展的脚步。加强对理论知识企业或组织单位政策知识的学习，成为专业的办公室文秘工作人员，提高办公质量和办公水平。
        参考文献
        [1]郑鹏栩.提高办公室文秘工作质量和水平的有效策略分析[J].商讯,2020(26):195-196.
        [2]李明文.新时代做好机关事业单位办公室文秘工作的思考[J].就业与保障,2020(14):12-13.
        [3]祁迪.办公室文秘工作质量和水平提高策略[J].中外企业家,2020(02): 254.
        [4]郭爱军.做好办公室文秘综合管理工作的思考[J].办公室业务,2019 (20):99.
        [5]刘敏.浅谈医院办公室工作特点与文秘人员素质[J].现代经济信息, 2019(16):90.