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浅析档案管理工作中档案统计的意义及影响

发表时间：2021/6/10 来源：《中国科技信息》2021年7月作者：吴一凡

[导读] 档案是反映人类社会历史变迁最宝贵的资料之一，做好档案管理工作是提高现代社会工作效率和工作质量的前提条件。档案统计是档案管理工作中最基础的一环，本文简要论述档案统计在档案管理工作中的意义、内容和存在的问题，达到科学管理和利用档案的目的。

海南省海口地震局吴一凡 570000

摘要; 档案是反映人类社会历史变迁最宝贵的资料之一，做好档案管理工作是提高现代社会工作效率和工作质量的前提条件。档案统计是档案管理工作中最基础的一环，本文简要论述档案统计在档案管理工作中的意义、内容和存在的问题，达到科学管理和利用档案的目的。
关键词：档案管理；档案统计；意义；存在问题
        0引言
        档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录，是真实记录社会发展和事物发展规律的可靠凭证和依据，是反映人类历史变迁最宝贵的资料之一，档案的作用功在当代，利在千秋。随着时代发展，档案有着越来越重要的历史传承意义，做好档案管理工作是提高现代社会工作效率和工作质量的前提条件，而档案统计是档案管理工作中最基础的一环，也是档案管理工作的重要组成部分[1]。现如今，随着档案信息化的发展和利用，档案统计工作有利于档案的开发利用，有助于档案管理工作的开展和实施；同时，档案统计工作对档案管理人员的业务素养和工作能力提出更高要求，基由档案统计工作，可预期档案管理能力和业务水平得到一定程度的提升。本文就档案统计对档案管理工作的意义、档案统计工作的内容和档案统计工作中存在的问题进行分析，对如何更好地开展档案管理工作谈几点浅显的认识和思考。
        1档案统计工作的意义
        档案管理工作包括收集、整理、鉴定、编研、保管利用、检索和统计等[2]。档案统计是档案管理工作中最基础也是最重要的一环，做好档案统计工作能了解档案管理工作的发展规律和发展方向，为档案事业的科学发展提供依据，保障档案服务水平质量的提升[3]。
        认真做好基础工作，筑牢地基，是上层建筑的需要。档案统计就是档案管理工作中的基础工作，它运用科学的调查方法将档案相关数据收集、整理和汇总[4]，加以分析，从中可以再现一个单位发展的轨迹，兴与衰、成与败都在每一份珍贵的案卷里；同时，档案统计工作也能够反映一个单位的档案事业发展规律和发展特征，能有效监督和指导档案管理工作，并藉由此项工作，制定出符合单位档案管理工作发展的相关制度和措施。
        1.1有助于为领导决策提供依据
        档案统计工作通过档案的数量、馆藏状况，档案工作的规模、结构、人员组成等数据，科学有效地进行统计，总结工作规律和发展方向，为档案管理工作提供数据支撑和参考，为档案管理工作各个环节无缝衔接起到串联的作用。单位决策者根据档案统计数据能够更全面地了解单位发展情况，特别是对新上任的领导尽快熟悉并了解单位工作全貌大有裨益。通过档案统计工作，决策者能从中分析单位工作安排、进展、程度、人员配置等诸多因素的合理性和欠缺性，总结经验教训，为更好地规划和安排年度工作打下基础。
        1.2有助于提高档案管理工作效率
        通过科学的档案统计方法，对单位档案管理工作进行一次有效的梳理，为档案人员提供一次查漏补缺的自查纠错机会。第一，根据统计数据档案人员全面掌握案卷数量、编排和档案利用卷次、人次，有利于档案人员对接下来的档案利用、借阅工作做出调整和安排；第二，通过档案利用情况的统计，档案人员可以对借阅未归还的档案及时追回，确保档案的完整性；第三，通过档案统计工作，档案人员辨明各项指标涵义及区别，有助于加强档案人员对档案业务知识的学习，提升了档案人员业务素质和管理水平；第四，档案人员对档案排架、室存、编目情况的梳理，有助于档案人员对库存档案排架摆放、编目、信息数字化等问题合理规划，分析档案管理工作的规律，从中发现问题，解决问题，为制定合理有效的档案工作计划提供依据，提高档案工作人员的工作效率和工作质量。
        2档案统计调查工作的内容
        全国档案事业统计调查制度（以下统称档案统计）的内容包括机构情况、室存档案情况、接收移交档案情况、销毁档案情况、档案利用情况和档案室设施设备情况等。
        2.1档案机构人员的统计
        机构人员情况包括专职人员和兼职人员数量，专职人员包括专职人员文化程度、专业文化程度和档案人员专业技术职务等。实际统计工作中发现档案专业技术职务中副研究馆员以上占比较小，从属档案专业的人数更是少之又少。这两项与档案工作人员的业务素养挂钩，直接影响档案管理工作的水平。一个单位档案专职人员与兼职人员的数量直接反映单位档案工作人员的构成和业务水平，从而使决策者能科学合理调配档案工作人员数量与构成。
        2.2室存情况的统计
        室存情况纸质档案包括案卷、室存期限、30年（长期）档案、总排架长度、电子档案储存量、照片录音等载体档案储存量、实物档案和档案数字化的指标。在档案统计过程中，工作人员再一次确认档案保管期限，对室藏永久、长期和短期的案卷进行重新界定，确保档案的保存和有效利用；对室存档案的排架、排列顺序进行梳理和重新调整，档案工作人员在统计工作中全面掌握馆藏档案的情况，有利于对档案业务的钻研，有效提升档案管理工作能力和水平。
        2.3档案利用情况的统计
        档案利用情况指标包括本年利用情况（人次）、卷（件）次、工作查考（人次）和其他利用情况。

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首先，通过对档案利用情况的梳理，档案工作人员可以清楚地把握档案利用动态，节省时间有效调卷提高档案服务效率。利用分类（包括文书档案查询、领导离任审计，职称评审、日常纪检审计工作、固定资产统计工作、改造工程维修仪器和业务工作需要）快速查阅资料。第二，档案工作人员查阅档案利用情况，及时查漏补缺，追回没有按时归还的档案。档案人员全面掌握室存情况，把控档案利用情况，做到心中有数，增加档案利用率，提高档案服务的质量，对档案管理工作极为重要。
        3档案统计工作中存在的问题
        档案人员在档案统计工作中进行收集、整理和分析，发现档案工作的规律，强化档案服务效用，提升业务水平和档案管理能力。但在大量的统计工作中，存在以下几点问题。
        （1）档案工作人员变动大，业务素质不足。第一，从事档案岗位人员不固定，档案人员岗位调动频繁，交接环节衔接不到位，新到岗工作人员对档案业务知识不熟悉，导致档案统计工作出现纰漏差错[5]。第二，档案工作人员为非档案专业的兼职人员，缺乏档案专业理论知识的培训，业务素质存在参差不齐情况。
        （2）档案管理人员责任心和严谨细致不足。档案统计工作是一项需要耐心和细心的工作。首先，深入了解档案统计规范细则是开展档案统计的基础依据。有些档案工作人员在未掌握档案统计指导文件的情况下，对案卷的数量、编目、类别粗略统计，马马虎虎得过且过；其次，对档案统计工作不重视，工作意识淡薄[6]，导致统计结果与实际不符，或者延迟报送、不报；第三，档案工作人员对借出的档案未及时登记、追查和追回，造成档案利用情况和在库数量的误差，影响档案的完整性，无法确保档案统计结果的精确性和真实性。
        （3）对档案统计要求的指标涵义理解不充分[7]。例如档案利用情况卷（件）次和人次的定义区别，对两者的认识不清，造成错报、与前一年的统计结果不符的情况。
        4改进措施
        档案统计工作与档案收集整理、鉴定、编研、保管利用等环节环环相扣，是档案管理工作的重要环节，提高档案管理工作水平，关键是做好档案统计工作。
        4.1加强档案工作人员的业务培训，提升专业水平
       许多档案工作人员是“半路出家”，档案专业素养不足，缺乏档案知识的学习。特别是新时代档案信息数字化的普及，对档案工作人员信息技术操作能力提出更高要求。目前，全国档案统计调查使用档案统计软件操作，要求档案工作人员能熟悉并掌握软件操作和上报流程，确保档案统计工作的顺利开展。定期举行业务培训是必要的。每年档案统计工作开始前，根据各地实际情况，开展线上或者线下的档案统计业务培训。专家对档案统计的指标涵义逐条解释，对档案人员不明白的存疑点，专家进行答疑解惑。双向的沟通有助于强化档案人员业务知识的积累，确保上级单位对下级单位准确地传达文件精神，顺利落实档案统计工作。
        4.2完善档案统计相关工作制度，提升统计工作质量
        首先，单位制定相关的档案统计工作制度，将档案统计工作列入工作绩效考核管理指标，明确责任范围，对不及时上报的行为进行通报，每年对档案统计结果进行奖惩评定，对有效的档案统计工作给予奖励，使档案工作人员重视档案统计工作，能本着严谨负责的态度对待档案统计。其次，设立档案统计监督人员，档案统计监督人员对档案统计结果进行查验监督。对不及时上报的行为起到监督作用，相当于二次完善档案统计工作，有效改正错漏的结果，确保档案统计真实性、准确性和及时性[8]。
        4.3提高档案工作人员职业道德素养，重视档案统计工作
        档案统计工作对档案工作人员的职业道德素养和专业性要求较高，档案统计工作的各项指标容易混淆和繁琐，档案工作人员需要秉持对工作认真严谨负责的态度开展统计工作。首先，工作人员在日常档案管理工作中形成按时记录室存情况的习惯，提升统计工作的效率。其次，档案工作人员及时登记档案利用借阅的情况，按时追回未归还的档案，保证档案的完整性，提高档案统计的工作质量。
        5结语
        做好档案管理工作，档案统计工作是基础。档案统计工作是有效联结档案收集、整理、鉴定和保管各个环节之间不可或缺的部分。重视档案统计可有效提升档案管理工作能力，档案管理工作水平直接影响档案统计调查结果的质量，档案统计与档案管理工作是相辅相成的。档案工作人员应在日常工作中，提高业务水平和工作责任感，重视档案统计工作，发挥档案统计工作应有的效用，扎实做好档案管理工作。
参考文献：
[1]仲华.档案统计工作的内容与意义探究[J].城建档案,2020(10):108-109.
[2]李艳.论档案工作者在档案管理诸环节的素养重要体现及有效提升[J].黑龙江档案,2020(04):63-64.
[3]刘卫.档案统计在档案管理中的作用——评《档案管理与信息统计》[J].中国造纸,2020,39(07):124.
[4]常瑛.分析当前档案统计在档案管理中的作用[J].办公室业务,2019(18):110.
[5]谢春霞,苏晓霞.把握新变化适应新要求做好档案统计工作[J].云南档案,2019(11):58-59.
[6]刘灿.高校档案统计工作的问题与对策研究[J].兰台内外,2020(08):77-78.
[7]孙倩.做好新时代档案统计工作服务档案事业科学发展[J].黑龙江档案,2019(05):109.
[8]王雪梅.试析如何发挥档案统计在档案管理中的重要作用[J].办公室业务,2016(13):105.
作者简介：吴一凡（1991—），女，工程师，主要从事地震科技档案工作。