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提升行政单位档案管理人员素质推进档案

发表时间：2021/6/10 来源：《中国科技信息》2021年7月作者：姚爽

[导读] 随着社会的发展，档案管理工作的重要性逐渐得到体现，在档案管理工作中应用信息技术能够提升管理的质量。在当前，无论是档案的数量，还是档案的类型都是多种多样的，这使档案管理工作的开展变得更加复杂，在这样的背景下档案管理工作的标准也出现了一定的变化。

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摘要：随着社会的发展，档案管理工作的重要性逐渐得到体现，在档案管理工作中应用信息技术能够提升管理的质量。在当前，无论是档案的数量，还是档案的类型都是多种多样的，这使档案管理工作的开展变得更加复杂，在这样的背景下档案管理工作的标准也出现了一定的变化。为了满足这些新要求，进一步地将信息技术的优势发挥出来，对于改善档案管理的质量有着十分重要的意义。
关键词：行政单位档案管理；人员素质；推进
        引言
        在现阶段的档案管理过程中，主要是通过对现有的实体文件进行分类、整理并且根据相应的要求而提供一些服务。而且，档案管理工作本身的工作性质主要还是以服务为主体，所以在整个档案管理的过程中也需要相应专业知识进行档案管理工作。但是随着各种类型档案的需求的不断增长，对专业档案管理人员的要求也越来越高。在计算机网络迅速发展的时代背景下，也需要通过信息化手段来减少专业管理人员的工作量，进而提升整个档案管理的效率。我国对于档案管理工作的重视程度还是比较高的，部分基层单位已经在慢慢推行信息化档案管理模式。
        1档案管理人员存在的问题
        1.1无法正确认识档案信息化
        信息技术不断发展，公文处理、合同管理、人力资源管理和财务共享等多种管理系统出现在大众视野，传统的档案管理模式已经无法顺应新时期的发展要求。对此，需积极转变传统的管理方式，跟上时代发展的脚步，引导工作人员高度重视档案管理。如今，部分档案管理人员并不重视档案管理工作，认为档案管理工作采用传统的工作模式即可满足现阶段的工作要求，无需设置现代化的档案管理系统。这些人员从思想上便忽视了档案管理工作，阻碍了企业信息化建设的长足进步，同时也降低了档案管理的效率。
        1.2档案管理标准不统一，管理规范性有待加强
        在档案信息化建设和发展中，虽然很多应用软件均可满足电子公文管理的总体要求，但在档案管理信息化建设的过程中，只有部分软件可满足既定的管理要求。这就要求工作人员制定统一的档案管理系统和档案管理标准。现阶段，尚未建立完善的组织规划，这是档案信息化建设中十分常见的问题，在信息化建设的过程中并未制定科学的规划和统一的标准，降低了档案管理流程的合理性，无法保证档案的有效利用，影响了档案管理工作效率，甚至出现了低水平重复建设和各自为政的问题，该种情况也在一定程度上阻碍了档案信息的合理应用。再者，档案管理工作不规范，管理方法较为落后，与经营管理存在脱节问题，干扰了档案信息资源管理与其他环节信息管理间衔接的紧密性。
        1.3档案管理人员业务水平欠缺
        档案管理工作中，很多人员均为兼职的管理人员，只有很少的一部分档案管理人员专职从事档案管理工作，因此，档案管理人员的专业能力和工作水平存在较大的差异。兼职的档案管理人员并未受过专业系统的培训，仅仅依据自身的计算机操作经验完成档案管理工作，故而无法及时有效地解决工作中出现的问题，只能等待专业的技术人员加以控制和处理。另外，管理人员专业知识明显不足，在应用管理软件的过程中会出现归档不及时，甚至信息错误等问题，上述问题也成为影响档案工作效率的关键因素。
        2事业单位档案管理规范化应当具备的条件
        2.1统一标准随着经济的发展，事业单位面临的问题也越来越多。档案管理需要发挥自身的优势，处理好相关的问题。档案管理的方式如果仍然采取传统的方式，则很难提升档案管理的效率。因此，我们需要对目前档案管理形成统一的模式。目前，部分事业单位由于工作较为复杂，基础档案较多。在档案的管理和利用时，我们需要科学的统一标准。不同事业单位需结合自身特点，制定档案管理相应的标准化机制，从而提升单位档案管理的效率。
        2.2全员重视
        随着社会的发展，事业单位对档案管理的要求也更高，档案管理也需要更加规范。只有规范化管理的要求，才能使档案管理工作顺利开展。

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想要实现事业单位档案管理规范化，所有的人员首先要加大重视程度。只有全体人员的参与和重视，才能提升档案管理的水平，使事业单位改革更好地推进。首先，单位领导重视。单位的领导具有表率作用，因此领导重视会极大地促进员工的重视。领导发挥的导向作用，可以极大地提高档案管理人员的责任感和积极性。其次，各部门人员也应加大对档案管理的重视，与单位档案管理人员积极配合，提供所需的信息资料。最后，档案管理人员要重视。具体的档案管理人员要认清档案管理对事业单位发展的作用，在工作中应注重自身能力的提升，促进档案管理工作的效率提升。
        2.3持续优化
        档案管理在单位运作中无处不在，是一项长期复杂的工作，需要不断提高档案管理的质量，促进事业单位发展。随着我国事业单位不断改革，档案管理面临的挑战更多。只是短期的档案管理优化，不能满足日常的工作需求。因此，档案管理规范化需要创新技术和管理机制，使事业单位档案管理更加高效，可以应对各种需求。
        3提升事业单位档案管理人员素质的措施
        3.1建立现代化电子资料库
        为了提高档案管理人员和文件借阅者的工作效率和利用效率，需要建立现代化的电子资料库，从而提高资料的利用效率。将纸质档案信息化，利用专门的信息化管理系统对其进行管理，可以提升档案管理效率与利用效率，减少纸质档案的损耗。当需要相关资料时，只需登录档案系统进行查阅就可以获得相关信息。建设完善的电子资料库可以有效地优化人力、物力资源，档案室也能够顺利地进行档案室管理工作，减少纸质档案的损耗，同时还能有效地保证企业内部核心资料的安全性。
        3.2提升档案管理人员的专业素质
        档案管理水平和工作人员的专业素质息息相关，因此应当重视培养档案管理人员的专业素质与业务能力，定期组织专业技能培训与信息技术培训，培养先进的档案管理理念，从而不断提升档案管理人员的综合管理水平。
        3.3健全档案管理制度体系
        任何工作的开展都需要做好制度建设工作。一是建立责任制。对于档案管理工作，各级领导及人员都应清楚自身的职责。二是将档案管理工作分解。事业单位中档案管理机构属于内部机构，单位要建立考核评价标准，推动单位认真开展档案管理工作。三是管理制度专业化。为使档案管理更加规范和科学，事业单位需对档案管理部门制定详细的工作制度。
        3.4加大档案信息化建设软硬件投入
        相关单位必须高度重视信息化建设，同时结合国家规定和要求选择软硬件设备，切实加强档案管理数据库和通信方式的科学化建设。现如今，我国档案信息化建设的水平存在十分明显的差异，能够推动档案信息化的单位数量十分有限，而且并未形成规模化发展趋势。该种情况与相关单位工作人员的重视程度有着十分密切的联系。对此，相关部门需积极建立人才档案及其他档案的信息化建设机制，从而加强人员的管理意识，切实做好执行工作，合作和协调各项工作的有序开展，不断提升信息化水平，为单位信息连接与共享创造有利条件。
        结束语
        总之，随着时代的发展，传统的档案管理缺乏创新，因此，事业单位要结合大数据和信息技术等进行档案管理创新。一是档案管理人员需要转变传统的思想，从而推动档案管理创新，提高档案管理的效率。二是事业单位要深化改革档案服务模式，建立档案数字化管理服务体系。事业单位需要重视档案人员的培养，使事业单位运行效率提高。
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