浅析档案管理数字化信息安全风险控制措施--中国期刊网

字体：大中小

首页> 原创作品> 正文

浅析档案管理数字化信息安全风险控制措施

发表时间：2021/6/10 来源：《中国科技信息》2021年7月作者：赵长娟

[导读] 在社会不断发展的过程中，我们也开始迎来了信息化的时代，信息技术也越来越多的被各行各业所应用，目前信息化不只是应用到生产中、教学中，很多事业单位在进行单位内部档案管理的过程中，也将其融入其中。

山东省青岛市济南局集团有限公司青岛动车段赵长娟 266000

摘要：在社会不断发展的过程中，我们也开始迎来了信息化的时代，信息技术也越来越多的被各行各业所应用，目前信息化不只是应用到生产中、教学中，很多事业单位在进行单位内部档案管理的过程中，也将其融入其中。与以往的档案管理情况相比较，在管理过程中融入信息化技术不仅能够使方案管理工作更加方便，而且也在很大程度提升了管理人员的工作效率，然而有利就会有弊，这些也会增加信息泄露的可能性，所以，现代事业单位在实施数字化方案管理的过程中，一定要重点加强对工作人员信息保护意识的培养，确保信息的安全性，使档案管理数字化能够发挥其真正的价值，服务于单位。基于此，下文主要围绕当前方案管理数字化中暴露出的一些问题展开探讨，并结合现代化信息技术的特点提出了几点安全防控的可行性策略，以供相关单位参考。
关键词：档案管理；数字化；信息；风险控制
        引言
        近年来信息技术的发展和进步，给各个领域的发展都带来了极大的便利，不仅有效提升了生产的效率，还在很大程度上节省了大量的资源。而处在这种时代背景下，如果事业单位的档案管理工作不能得到及时的创新，那么就很难满足当前时代发展的要求，因此，要想使事业单位的档案管理工作能够更加高效，就必须要在传统的管理方式上进行创新，而数字化的信息管理技术就是一个很好的选择。数字化档案管理的应用，一方面能够有效地提升工作人员的工作效率，减少失误的出现，另一方面也能够在很大程度上确保方案信息的安全性，避免造成信息泄露，造成严重的后果。
        1、目前方案数字化存在的不足
        1.1网络安全还需完善
        相关事业单位或档案机关在对档案进行管理时，融入数字化管理技术，就能够使信息融入到全球网络中，进而实现全球联动，在这种网络基础上，任何区域的信息资料只要得到相关授权都可以查到，其最大的优势就是使方案的查找变得更加方便，并且不受时间和空间的限制，节省了更多的时间，进而使的档案管理工作效率更高。这种管理方式的我创新，让人们在需要方案资料时，可以不用亲自去到方案管理单位，就能实现网络查询。然而，任何发展都是有利有弊的，档案管理单位在运用数字化技术开展工作给人们提供便利的同时，也暴露出了一些弊端，并带来了一些不好的影响，档案通常属于个人隐私，其中包括很多比较重要的信息，当人们通过互联网平台查询档案时，难免会遇到不法分子，如黑客，他们会通过一些高级的手段，对档案内容进行更改，或者盗取相关的档案信息，从事一些违法的行为，这很有可能导致档案管理系统的瘫痪，给档案管理单位正常开展工作造成了一定的影响。
        1.2安全技术需要升级
        目前，我国的网络技术发展越来越快，很多新技术的革新也给计算机技术的进步提供了强有力的支持，在网络技术给人们的生产生活带来方便的同时，网络的安全问题也开始受到更多人的关注，所以，安全技术也是当前社会所不可忽视的一项重要技术，一旦安全技术无法适应当前网络发展的需求，就很容易给档案管理数字化的安全造成严重的威胁，同时在无形中中给一些网络黑客提供了机会，让他们通过一些不法手段对档案信息进行更改和盗取，甚至造成更严重的后果。所以说，信息安全技术也必须要随着网络技术的进步有所提升，而针对一些重要文件的管理单位也要对安全技术加以重视，实现档案信息的安全管理。
        1.3管理人员的思想相对落后
        虽然现在社会已经是一个网络化的社会，但是仍然存在很多单位没有真正意识到信息化管理的重要性，在实际管理过程中扔在沿用传统的方式，对新事物的重视程度不够，甚至有些单位是完全拒绝的，这就导致相关的管理单位在管理模式上比较落后，很难适应当今社会的发展，甚至会被时代所淘汰。

期刊文章分类查询,尽在期刊图书馆

档案管理也是一项比较繁琐的工作，如果单位的管理人员思想跟不上时代发展的趋势，并对新鲜事物的认知程度较低，就会导致他们在实际管理过程中方法比较落后，不仅在查询的过程中效率比较低下，很容易出现失误，而且在管理上也比较单一，就只是简单的作为保管。
        2、档案管理数字化信息安全控制的措施
        2.1应用先进安全保护技术
        对于档案信息来说，都属于个人隐私，必须要做好相应的安全管理，因此在进行档案管理数字化的过程中也要将安全保护技术作为重点，并且要采用一些比较先进的安全防范手段，避免让一些不法之徒有可乘之机，并以此来谋取利益。这样的事件常有发生，对很多领域也都造成了不好的影响，所以对于档案的安全防护一定要提高重视。在进行网络安全防护工作中，可以采用一些加密措施，如密钥、防火墙等。这些都是从网络技术升级以来经常会用到的安全防护软件，其主要功能就是在计算机网络出现漏洞或者被恶意入侵时，起到一定的阻止和保护作用，这样就能够有效的保证方案管理数字化的安全性。对此，档案管理单位在实施安全防护技术时，要重点对防火墙进行创新，不断对该技术进行升级，使其能够在保障档案管理数字化安全的过程中将自身的优势充分发挥出来。除此之外密钥也是一个非常有效的保障信息安全的手段，其主要表现就是将一些重要的文字进行加密，在解密之前是无法获取到详细确切的信息的，而且其所需要的解密程序必须要在特定的位置以及指定的设备上才能造成。这样如果能够将两种保护技术进行结合，就能够更好地实现对档案信息的保护。
        2.2政府要加强对信息安全的重视
        对于档案信息的安全保护，不只是档案管理单位以及事业单位的责任，相关的政府部门也要引起高度的重视。政府有权利指定相关的制度和规定，对一些网络信息访问的权利予以规定，并对相关管理人员的职业和权限进行明确，针对一些特殊单位，要根据查询用户的不同需求和身份开放与其相适应的权限，使其能够有效获取到想要的信息；对于一些比较重要的信息，可以指派两名管理人员，实现互相监督。由于政府的重视，也会使得很多不法之徒认识到入侵档案系统属于违法行为，进而实现了对信息的保护，提升了档案管理单位对政府的认可。此外，政府要明确权限的开放要求，不做过多限制，避免影响单位的工作。例如，可以将使用人员按一定的标准划分等级，每个等级都有特定的权限，并做好管理人员之间的监督工作，避免出现信息的泄露，进而全面提升对信息的安全保护。
        2.3培养专业技术人才
        网络技术在不断发展和进步，就必须要配备相应的专业性人才，政府也要将这个问题重视起来，可以选择与高校合作的形式，对一些相关专业的学生进行重点培养，使他们能够在学习和实践的过程提升自身的水平，进而符合岗位需求，进行机关档案保密工作，并实现在技术上的不断创新。除此之外，在聘用相关人才时，要指定严格的考核要求，并对一些网络安全技术人员进行重点培训和培养，聘请一些专业的专家讲师开展系统性培训，让每个工作人员都能够明确自身的责任和义务，并对工作更加积极，造成保护信息档案的任务。
        3、结束语
        档案涉及到很多个人隐私、企业隐私等，是比较重要的资料，由于其在管理过程中是一项比较复杂的工作，所以将数字信息化融入其中是一个不错的选择。档案管理单位一定要重视对档案的数字化管理，提升信息保护意识，并对管理技术进行不断地升级和创新，确保档案信息的安全　　
参考文献：　　
[1]陶丽琴.分析档案管理数字化信息安全风险控制措施[J].信息记录材料，2020，21（07）：58-59.　　
[2]杜文军,刘秀红.档案管理数字化中的信息安全风险及其控制[J].办公室业务，2016（09）：33+35.
[3]段英华.浅谈档案管理数字化中的信息安全风险及其控制[J].黑龙江史志，2015（07）：104.