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档案管理的规范与创新策略思考

发表时间：2021/6/10 来源：《中国科技信息》2021年7月作者：姚爽

[导读] 近年来，劳动者在退休审批、档案转移等方面常与用人单位产生摩擦，轻则口角争议，重则诉诸法庭。问题难以得到处理，责任难以界定，权益难以保全，同时也为事业单位带来经济上的损失。本文将从两个典型案例出发，谈谈管理问题并提出解决办法。

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摘要：近年来，劳动者在退休审批、档案转移等方面常与用人单位产生摩擦，轻则口角争议，重则诉诸法庭。问题难以得到处理，责任难以界定，权益难以保全，同时也为事业单位带来经济上的损失。本文将从两个典型案例出发，谈谈管理问题并提出解决办法。
关键词：档案管理；规范与创新；策略；
        引言
        近年来，劳动者在退休审批、档案转移等方面常与用人单位产生摩擦，轻则口角争议，重则诉诸法庭。问题难以得到处理，责任难以界定，权益难以保全，同时也为事业单位带来经济上的损失。本文将从两个典型案例出发，谈谈管理问题并提出解决办法。
        1档案管理背景
        根据《干部人事档案管理条例》《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》等文件中对人事档案管理权限及范围的划分，事业单位管理的员工人事档案主要包含干部人事档案和事业单位职工档案（以下简称“人事档案”）。首次参加工作被事业单位录用的人员，其人事档案是以事业单位人力资源管理部门为主，以其入党、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础建立正本，是反映个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。人事档案与员工入职、晋升、工资调整和退休审查等内容相关，是教育培养、选拔任用、管理监督和评鉴人才的重要基础，也是维护员工合法权益的重要依据。
        2信息时代档案管理工作面临的问题
        2.1管理人员意识缺失
        如果想要实现高效的档案管理工作，那么首先就要求档案管理人员能够在档案管理的时候，将自己的角色地位分清，在思想意识上能够正确地看待档案管理这项工作。档案管理人员的思想意识是档案管理工作顺利开展的基础保障，能够切实地影响到档案管理工作最终所获得的管理效果。但是从现阶段档案管理整体进展来看，很多档案管理人员开展档案管理的工作中，对于这份工作的认识还处于非常浅显的层次，由于缺乏正确的档案管理意识，所以使得档案管理工作实现信息化的进程一拖再拖，进而影响到了档案管理的效率。管理人员如果不能严格要求自己，那么会使得档案管理工作的进展非常缓慢并且是杂乱无章的，这样下去档案管理效率还有档案管理的质量都会受到非常大的影响，如果管理人员的管理意识一直不能得到提升，那么就会严重影响到当前档案管理事业的深入发展。所以，相关部门应该对管理人员档案管理意识培养的工作给予更多地重视，使其能够适应信息时代下的档案管理工作。
        2.2档案管理手段单一
        虽然现阶段我国信息化技术的应用非常广泛，在档案管理工作中计算机信息技术也有着较大的应用，但是由于很多的事业单位部门对于信息技术在档案管理中应用的认识不足，加上受到以往档案管理理念的影响，很多事业单位的档案管理模式还仍处于单一的程度。不管是以往形式的管理模式，还是当前形势的管理模式，许多事业单位都未能对其进行创新，未能根据自身的需求对档案管理方式进行优化。虽然有些事业单位部门将信息技术应用到档案管理中，但是也仅仅是应用技术的存档、搜索等功能，其他深层次的技术并未得到实际的应用，如通过大数据对相关的信息内容进行分析等，这些单一形式的管理使得档案管理的价值并未有效地发挥出来，所以这种管理方式相对较为低效，这也是当前档案管理面临的巨大挑战。
        2.3档案管理体系不完善
        由于档案对于事业单位部门的发展有着重要的意义，所以通过一个更加完善的档案管理体系可以更好地确保档案管理工作能够非常科学、高效、有序地进行下去。不过，以现阶段我国档案管理总体的情况来看，档案管理体系中存在着众多的不足，影响着档案管理工作的开展。

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现阶段我国现有的一些法律也不能更好地对档案管理工作形成更为有效的约束，所以这使档案管理工作所取得效果没能达到预期制定的管理目标，从而使得事业单位发展受到很大的限制。在这种限制中，事业单位的每一项活动开展都会受到一定的影响，这也是事业单位发展遇到瓶颈的一个重要因素。
        3档案管理的规范与创新策略
        3.1明确自身需求，提高档案智能化管理的意识
        大数据、云计算、人工智能等数字技术在档案工作中的应用，能够将档案工作人员从烦琐复杂的重复劳动中解放出来，提升档案工作的效率；同时通过对档案数据的挖掘与重组，及时产生对用户具有利用价值的信息和知识，为用户带来超强的参考咨询。一方面，档案业界应转变固有的档案管理思维模式，明确档案智能化管理的重要性，在强调扎实的专业技能基础上，应不断学习与研究前沿技术的理论与相关实践经验，善于发现和总结目前档案工作中存在的难点和痛点，并思考哪些业务环节是能够通过引入相关的数字技术来提高工作效率的，并积极向档案学界与科技事业单位寻求相应的解决方案，使之能够与档案工作的业务需求进行有效对接。另一方面，档案学界也应当拓展研究领域，对档案智能化管理给予更多关注，对大数据、云计算、人工智能等数字技术在档案的收集、整理、保管、利用等各项业务环节中的应用场景、解决方案、标准体系以及存在的风险等开展相应研究。
        3.2加大人事档案与时俱进的更新
        传统的人事档案管理工作操作简单，档案信息长期静止，当员工业绩、岗位、学历和技能发生变化和调整时，不能够在档案信息中得到体现。也就是说，人事档案信息与人员的实际情况相比表现出了明显的滞后性和不准确性。而电子信息化可以通过电脑的简单操作保证信息的更新，便于查询。在电子档案建成后，还要根据实际情况对档案信息进行录入，不断对人事信息进行完善，保障人事档案信息的与时俱进。同时，事业单位应该设立专门的档案管理部门，以对档案信息进行跟踪和维护，实现人事信息的更新工作。另外，应该对人事档案信息设立权限，厘清哪些人是具有查阅的资格，哪些人对档案信息具有修改的资格，这也将进一步增加档案信息的可靠性和安全性。
        3.3加强档案人才培养，建立优秀管理队伍
        事业单位档案管理工作需要一支高素质专业化的档案管理人才予以推进。为了提高档案管理质量和效益，国有事业单位要加强档案人才培养，建立优秀的档案管理人才队伍。为了实现这一人才培养目标，国有事业单位应大力做好档案人才培养工作，既要吸收优秀的人才加入档案管理人才队伍中来，又要花大力气做好档案管理人才培训工作。重点要做好档案人才技能培训，鼓励档案管理人才自我教育，引导他们关注档案管理前沿热点问题，并下沉到档案管理实践中，要在事业单位档案管理工作中交出令人满意的答卷。国有事业单位在档案管理人员培养中还应着重培养档案管理人才队伍的主动作为意识，即档案管理人员不能仅仅被动地将其他部门交予的材料进行归纳整理，而是要有一种主动服务的意识，能够自觉地、主动地、敏锐地收集各类档案资料，有效地扩大信息量，将档案资料分类归档，并积极主动地为事业单位提供档案服务，发掘事业单位档案资料中的显形的和隐形的资源价值，将其中的潜在的价值化为现实的经济价值和社会价值，为事业单位的可持续发展提供坚实的档案支撑。
        结束语
        总之，国有事业单位要不断强化创新档案管理工作，走高质量档案管理工作路线，提升档案管理的实际效益，使档案管理工作能够更好地服务于事业单位经营，满足事业单位发展进步的需求。
参考文献
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