四川自贡荣县应急管理局综合减灾救灾中心 刘旭梅 643000
摘要:随着信息技术的不断飞速发展,信息电子技术得到广泛的研究应用。这对不断改进机工作管理方式、提高管理工作效率等都起到了促进作用,体现了机关事业单位的整个现代化管理水平。信息电子科学技术广泛应用于机关单位档案管理数字化、现代化领域是一种必然趋势。
关键词:组织、文件、档案管理
一、政府部门和单位档案管理现代化存在的问题
1.档案管理意识有待提高。实现档案管理体系现代化,必须从如何解决思想认识上的入手。目前此项工作仍然停留在过于传统的各类档案资料收集整理工作阶段,设备力量不足、技术力量薄弱、检索有限、服务管理方式单一,档案管理工作者服务意识不高。
等待档案用户本人上门依然是最常见的方法。目前档案咨询服务，忽视了对文件信息技术资源的充分挖掘和综合利用,无法充分体现咨询档案的历史价值意义。此外,领导班子对文件上传档案工作重视不够，档案管理工作者的积极性不够,从而降低了档案工作的服务质量。
2.基础工作水平不高。
要正确平衡传统档案管理与现代档案管理的关系。实现机关事业档案管理系统现代化,需要一个长期过程。以现代档案管理方式完全取代传统纸质管理档案,在科学理论和社会实践上都是不可行的。前期属于基础性质的整理档案工作，依然是后期档案管理工作的重要基础。因此,我们仍将高度重视传统的基础性资料整理维护工作。
档案数据收集仅仅是数据归档的第一步，如果资料的整理收集不到位,就会直接影响到后续档案管理现代化工作质量。原有档案的完整性在很大程度上决定了档案的利用价值及有效性，档案不及时收缴或归档,不仅会严重影响原有档案的完整性,而且不利于档案查考者的利用,其管理作用也会大大降低。部分单位为方便查找档案,一些有价值的档案文件会自行保管,这样就可能造成档案丢失或损坏，这样档案部门很难收集到完整的资料,进一步造成档案信息化建设难以完成,制约了档案管理水平的提高。
3.档案专业人才紧缺无法适应现代化的需要
据统计,从事档案管理的工作人员多部分为机关事业单位兼职工作人员,且变动频繁,计算机操作水平低,专业知识薄弱,缺乏专业培训。政府档案管理专业队伍的缺乏,阻碍了政府文书档案管理现代化的推进步伐。
4.缺乏统一的软件开发标准
由于各单位对档案管理软件认识的程度存在较大差异,软件开发工作的重点也不尽相同,缺乏统一的开发标准。所以新开发的应用软件产品在技术实用性、通用性、可靠性等各个方面仍然存在诸多不足,开发水平较低。一方面不利于各单位之间资源的相互交换和共享,另一方面各单位的硬件维护重复,资源浪费。
5.涉密档案数字化缺乏安全性。
由于电子邮件是利用了计算机技术,电子邮件档案被恶意篡改且不留任何痕迹的事件发生率较高。为了有效保证信息资料真实性和可靠性,必须及时采取一定的安全保护措施。为此,电子信息档案的传输过程，应适当辅以健全用户电子信息身份认证、电子签名和信息加密等安全保护措施,确保用户电子信息档案在用户传输、归档和管理利用的过程中，信息的真实性和安全可靠性。
二、规范机关事业单位文件档案管理现代化的建议
1.提高思想站位,深化档案意识。
只有与时俱进,不断转变我国传统观念,才能充分适应现代社会的发展趋势,运用先进的科学思想和管理技术,建立一套与时俱进的档案管理体制,促进我国档案管理工作的健康可持续发展。要通过组织宣传,提高每个班组成员的规范档案管理的意识,形成"人人参与"的制度,促进全员档案管理工作的深入开展。
2.夯实基础,建立科学的管理体系。
正确处理继承传统档案管理与发展现代档案管理的密切关系,巩固做好档案资料整理的各项基础性理论工作。要认真制定有效的档案管理实施方案,采取有效科学的管理方法，切实进行档案整理和归档管理。在文件审查收集工作过程中,要严格确保收集文件的完整性、来源的准确性,不得弄虚作假。通过计算机进行关键字的自动搜索,方便用户搜索,快捷查询服务,简化政府部门信息归档管理手续，确保档案管理部门服务功能和信息导向功能的充分发挥。
3.加快推进数字档案馆的建设,实现"掌上查档"。
数字档案馆项目建设的内容包含全文目录归档数据库、全文归档数据库、电子归档文件的数据收集和信息归档等。一是加强目录库和数据库的基础建设。统一档案录入文件标准,完善档案文件相关档案信息目录,方便公众检索。二是推进全文数据库体系建设。通过文件资源管理软件建立资源目录、原始链接等,方便用户查询。三是着力档案查询网站的建设。人们可以通过手机微信扫描档案二维码成为用户,以便随时随地查看和使用资源。
4.加强电子档案安全防范工作。
与传统的档案管理模式相比,现代档案管理的安全性需要得到足够的重视。一是要建立健全安全信息保障体系,建立信息审查管理制度。二是不断完善软硬件安全保障设施,对涉密及其他网络计算机的安全监管进行区分，严格执行遵守保密档案规定。三是在纸质文档的数字化处理中,要实行严格的安全控制。四是确保所有电子信息加密数据的安全可靠性。
5.建立现代文书档案管理队伍。
为了适应档案管理的现代化,必须建立一支现代化的人才队伍。选派专业性强、知识面广、层次高的人才进入单位,从而提高档案队伍的整体素质；要建立激励机制，明确考核奖惩,激发档案管理人员的积极性和创造性；加强对专业档案工作人员的在职继续教育培训，掌握和不断提高综合应用现代计算机和现代网络信息技术的理论能力和技术水平。
只有加快推进档案管理信息化体系建设,不断更新档案管理认识观念,积极主动探索和大胆尝试档案管理新技术手段,才能更好地为我国机关事业单位提供服务,为我国社会主义发展进步作出贡献。加快档案管理信息基础设施体系建设,推进档案管理电子信息系统规范化收集管理,实现档案管理网络现代化,是党政机关和事业单位始终坚持文明执政为民、阳光依法执政、建立政府公信力的重要政治举措。总之,机关事业单位档案管理现代化建设是一项长期的系统工程,需要大家共同积极参与、转变观念、共同努力、以实现档案管理现代化。
参考文献：
1.《浅谈文书档案管理的办公自动化应用.黑龙江档案》-张宁红
2.《浅析新形势下档案管理工作的规范化.办公室业务》-胥静
3.《应用计算机技术，发挥管理效力——浅谈OA系统在单位管理中的应用.信息系统工程》-黄锋
4.《我国档案用户研究三十年(1979二2009)发展状况评述》-瞿楠香
5.《浅析文书档案管理工作的创新》-罗文妍
6.《谈文书档案管理的现有问题及对策》-侯明，白宇红
7.《文书档案管理工作创新研究》-罗傲雪
8.《论文书档案电子化管理中国管理信息化》-何萍.