刘丽
湖北长江路桥有限公司 湖北武汉 430212
摘要：随着大数据技术的不断发展，企事业单位的档案管理工作面临着重大的改革机遇，将大数据运用到本单位的档案管理工作，将会带来巨大成效。如何顺应大数据时代，转变传统的档案管理工作，是目前企事业单位需要着重思考的问题之一。
关键词:建筑；施工；企业；档案
引言
纵观当前，信息化档案管理工作中，许多表面问题需要用正确的方式加以解决，从多方面入手来提高档案管理工作的效率与服务质量，这对于档案管理工作的要求愈发严格，毕竟传统的管理模式已经很难适应信息化时代的发展。
1企事业单位档案管理中存在的问题
1.1应用范围具有局限性，档案造假问题突出
对于一部分企事业单位来说，档案管理工作的开展仍然存在着档案应用范围局限性明显，档案造假问题突出的不良现象。这一问题在很大程度上弱化了档案管理工作的有序实施，也不利于档案利用效率的体现。首先，相关问题主要体现在档案应用范围局限性明显。除了调整职工工资、办理退休手续，或者工作发生调动等少数情况会用到职工档案，其他时候则很少调档使用。其中，一是在调整职工工资时，档案的利用主要在于对其档案信息进行必要的鉴定，并使其作为重要依据与体现。二是在办理退休手续时，职工档案则会按照相关程序调出。三是在工作发生调动时，档案会随着职工的调动而调动。
1.2信息化建设意识不足
对于信息化建设工作来说，其自身的有效开展实现了对传统档案管理模式的创新，同时也加快了档案管理服务理念的变革发展。信息技术在档案管理工作中的合理应用，能够在较大程度上提升档案管理工作的效率，而且也能够提高其服务水平，使得相关用户对档案资料的查阅更加方便，并且还能够实现档案信息资源的共享，大大提升了相关组织效率。这些都是档案信息化建设的优势，但是，部分档案管理工作者对于信息化建设的重要作用缺乏全面且正确的认知，以至于对于信息化建设的重视度不高，也有些档案管理者本身的思想观念比较传统，对于档案信息化建设接受程度较低，这就导致档案信息化建设进程无法顺利推进，最终影响到档案管理的变革创新发展，大大降低了档案管理工作的质量与效率。
1.3档案信息收集环节风险
档案信息收集，主要有电子文档和纸质档案的数字化收集。在此过程中，纸质档案的载体、存储空间和表现形式都出现了一定程度的改变，载体容易被更替，存储空间容易被任意压缩或扩大，表现形式任意被更改，这都对档案的原始性和真实性产生影响。此外，档案信息量的爆炸式增长，纸质档案种类繁多、数量巨大的数字化处理，档案管理的难度可想而知，信息在收集过程中极容易出现漏收或错收的现象，无形中增加信息安全风险。
1.4基础设施落后
大数据时代下，有的企事业单位虽然有了较为先进的档案管理工作理念，但却缺乏相对应的数字化设备。数字化基础设施的落后表现在两个方面：硬件和软件。硬件方面，许多企事业单位虽然资金雄厚，但对档案管理工作的投入非常少，高配置的计算机数量和先进的信息储存设备数量都远远不够，这就导致了档案管理工作难以高效运行；软件方面，相当多的企事业单位还用着未经更新换代的管理软件，而不是购入最新的软件系统，旧软件可以满足日常工作所需，不过当出现急性事件或者安全事故，这些旧软件往往会阻碍档案管理工作的进行。除了数字化的基础设施落后，许多企事业单位存放档案的环境也不合格，档案室温度不符合标准、破旧易积灰尘、火灾等安全隐患大等等问题。这种环境不仅会损伤计算机等高端设备，更会导致数据损坏、档案丢失等严重问题。
2优化企事业单位档案管理的有效对策
2.1建立完善安全的档案管理网络
相关单位若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投入力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。基于此，相关单位需要建立安全的档案管理网站，并将其分为面向内部与面向公众这两种网站平台，借此增加档案管理工作的服务功能，借助网站为广大用户提供档案信息资源服务，借此实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。另外，相关单位要投入充足的资金费用，购买计算机、扫描仪等各种信息化设备，同时还要保证相关信息化设备的质量，借此推进档案信息化的建设进程。
2.2强化人事档案管理制度的社会化
我国人事档案管理制度发展的起步相对较晚，这也是导致人事档案管理制度缺乏全面性和科学性的重要因素之一，所以仍需人们不断通过实践去摸索和总结出一条有效的管理途径。就我国目前企业的人事档案管理工作来看，很多企业人事档案管理制度当中的一些内容都过于狭隘，只适用于企业内部。这样的情况导致企业的人力资源共享和流通等方面受到了制约。所以针对这一问题，则需要保证人事档案制度的创新应该充分体现社会化的内容。企业需要根据社会的经济发展趋势以及人力资源的需求情况对人事档案管理制度做出相应的调整和创新，将社会管理中的一些内容和细则添加到人事档案管理当中，从而保证企业的人事档案管理制度能够符合当今社会对人力资源的需求，有利于实现人力资源的共享和高效利用。
2.3专人专职，提升人事档案管理人员的素质
事业单位的人事档案管理的本质还是人的管理，提高人事档案管理人员的专业水平迫在眉睫。一是专人专职。根据《干部人事档案工作条例》规定，每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员，不增加档案管理人员负荷的工作量。二是及时培训，熟悉工作流程，学习新设备新技术的使用方法，借用他山之石学习成功经验，整体提升人事档案管理业务能力。三是以职称评聘提升业务专业性，通过专业技术人员职务职级资格申报和聘用，激励档案管理人员的工作积极性和价值认同感。
2.4创新管理思路，借鉴现代管理理念
事业单位管理与企业管理存在本质的不同，主要表现在工作内容和效果评价层面，但在管理制度上存在较多的共通之处。事业单位档案管理制度存在一定的落后，从根本上来说在于管理理念的落后，主要领导干部的思维不进步，整个单位的管理水平便难以提高，无法跟上时代的新变化。因此，事业单位档案管理工作的升级优化，需要自上而下地创新管理思路，通过借鉴现代企业管理制度的一些理念，有机地融入档案管理工作中，树立现代化的档案管理机制，提高运行质量。
结束语
作为国家档案事业重要构成部分，档案管理工作的实施，已经成为政府部门、各类企业、广大事业单位等不同主体的重要无形资产，是上述各大主体开展生产、技术、科研等业务活动真实记录的基础工作，能够对政府与企事业单位开展综合管理发挥更为积极的有效作用。对于企事业单位来说，不断完善的档案管理工作可以借助档案收集、档案整理、档案保管、档案利用等一系列环节的有序运行，为企事业单位工作的高效开展提供了档案信息层面的基础保障。
参考文献
[1]黄文燕.浅谈电子档案在企事业单位档案管理中的应用[J].云南档案，2020
[2]李超.推进档案信息化建设提升档案管理水平[J].中小企业管理与科技(下旬刊)，2020
[3]符路瑶，李亚飞.新时代军工企事业单位数字档案馆建设原理与应用[J].中国管理信息化，2020
[4]周磊.信息时代文书档案管理工作面临的问题与对策分析[J].科技创新导报，2020
[5]苏炳琛.办公自动化背景下企事业单位文书档案管理分析[J].办公室业务，2020