澈力木格
科尔沁右翼中旗扶贫办 内蒙古 兴安盟 029400
摘要:文书档案数字化管理模式在企业的实际应用中具有较多优势，推动着档案管理数字化发展进程。然而，在企业文书档案数字化管理中仍存在诸多问题，在一定程度上影响了文书档案的管理水平。
关键词:文书档案；数字化管理；有效策略
引言
文书档案数字化管理主要是对纸质文书档案实行录入、扫描、校对、数据刻录备份等一系列操作，将档案信息转化为数字化并被计算机识别，或存储在光盘、磁带、磁盘等载体中，文书档案管理人员结合实际需要对文书档案进行编辑，以便文书档案信息的查询和应用等。
一、文书档案数字化管理的应用优势
（一）检索便捷
在传统的文书档案管理模式中，查阅、利用档案信息时，需要耗费大量的人力和时间，大大降低了文书档案的利用效率。自从构建文书档案数字化管理模式后，在文书档案信息查询时只需在文书档案信息检索系统中输入相关关键词、主题等，便可在计算机上及时查询借阅档案信息，在一定程度上提高了文书档案检索的便捷性，同时还提高了文书档案的管理和利用效率。
（二）资源共享
文书档案实现数字化后，不同档案资源使用者可在同一时间、不同区域对文书档案信息进行查询和利用，在档案信息的传输和利用方面突破了时间和空间的限制，真正实现了文书档案的资源共享，是新形势下信息资源共享共建的主要发展趋势。
二、文书档案数字化管理存在的问题
（一）意识淡薄
由于企业领导重视程度不足，档案数字化管理意识淡薄，对构建文书档案数字化管理模式的经费投入严重不足，导致企业档案管理的信息化水平较为落后，部分文书档案存在的形式仍为纸质档案，档案的利用率较低，对档案数字化管理工作没有引起足够的重视。即便有部分文书档案是以电子档案、文书档案数据库等数字化形式存在着，但档案信息均不完整，在一定程度上降低了文书档案的利用率和准确率。
（二）标准不一
文书档案管理涉及到查找、整合、存储和入档等多个环节，是一个繁杂而又细致的工作，档案数字化是利用计算机网络技术对文书档案资料的查找、存储和入档等环节进行操作，但由于在档案工作中缺乏全面、统一的管理标准，导致档案信息的查找、存储和入档等技术方法落后。在文书档案数字化管理时，由于文书档案管理人员对档案的整理方式和次序缺乏统一性，常常会出现档案信息收集不准确、信息管理分类不明确等问题。
（三）缺乏人才
当文书档案实现数字化管理后，对文书档案管理人员的综合技能有了一定的要求，既要具备专业的档案管理知识，还要适当掌握数字化管理技术。但在实际文书档案管理中，极度缺乏档案管理复合型人才，部分文书档案管理人员局限于传统的档案管理模式中，不适应档案数字化管理要求，在一定程度上制约了档案数字化管理的发展。
三、加强文书档案数字化管理的策略
（一）建立信息数据库
构建文书档案数字化管理模式，建立科学合理的信息数据库是必不可少的，信息数据库包括了全文数据库、目录数据库，但是在建立数据库时还应注意2个数据库之间数据信息的兼容性问题。其中全文数据库主要利用专业的档案数字化管理软件或共享应用软件等建设，对著录格式进行统一规范，将文书档案信息及时地储存在档案数据库中，并对数据库的档案信息实施结构化处理，在一定程度上提高了档案信息的管理和利用效率。目录数据库则是采用综合档案管理软件系统进行建设，能够直接实现文书档案数字信息的条目级著录，且在档案信息的查询和利用等方面较为便捷。此外，在2015年我国针对档案数字化管理方面颁布了《纸质档案数字化技术规范》，因此企业应按照该技术规范并结合自身实际情况，构建完善的文书档案数字化管理模式，不断提升企业文书档案数字化管理水平。
（二）建立数字化著录标准
由于文书档案数字化著录的标准仍采用传统的纸质档案标准，因此在数字化著录过程中因纸质档案著录标准存在项目不完整、著录内容不准确等缺陷，很大程度上影响了文书档案数字化的著录效果。通过相关工作经验总结，应从这两个方面对文书档案数字化著录进行标准化。
（三）数字化扫描
文书档案数字化管理主要通过扫描、语音识别、键盘录入等方法来实现，其中扫描是使用频率最高且效率最高的一种方法。要想进行文书档案数字化扫描，须做到以下几点:①配置相应的扫描设备，在文书档案数字化管理中，除了计算机、照相机等设备外，还应配置高质量的扫描设备，同时扫描设备的分辨率、颜色、幅面等应符合实际需求。②严格扫描方法和流程，扫描方法是将纸质文书档案通过扫描仪转化成数字图形，并储存到计算机的一种技术方法。而在扫描过程中，则是要严格按照准备扫描仪—检查扫描仪设置值—定位文书档案—选择文书档案类型—选定扫描方式—预扫描—调整预览文档—设置扫描仪分辨率—调整色调—正式扫描的流程进行扫描。③文档保存和文字识别、校对等，在文书档案通过扫描仪转化成数字图形后，并将文档保存在计算机中，通过OCＲ(文字识别)将文书档案转化为可编辑的数字化文档，受识别正确率的影响，还需通过人工对转化成数字形式的档案信息进行校对、修改，以提高文书档案信息的准确率。
（四）注重人才培养
在构建文书档案数字化管理模式中，档案管理人员发挥着关键性作用，因此须培养专业能力强、懂数字化管理技术的复合型人才。加大对现有档案管理人员的培训力度，采取专题讲座和实习培训等方式，根据具体岗位进行分类轮训，并适当采取相应的激励政策，提高学习的自觉性和培训效果，不断提高档案管理人员的业务技能和数字化管理水平。同时，还可通过对外招聘形式，引进高素质的复合型人才，提高档案管理队伍的整体业务水平。
结束语
综上，文书档案是档案的组成部分，主要是收集、整理及保存各种相关的文档资料，在档案管理工作中发挥着重要作用。在信息技术飞速发展的时代背景下，数字化是文书档案管理的主要发展趋势，通过积极构建数字化档案管理模式，实现档案信息资源的开发利用，不断提高文书档案利用和管理效率。
参考文献
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[2]浅谈文书档案数字化[J].饶宗政.四川档案.2020(05)
[3]高校档案数字化外包的有效对策研究[J].赵丹.产业与科技论坛.2020(24)