翟心稳
青岛兰石重型机械设备有限公司 山东省青岛市 266000
摘要：信息技术的不断发展推动了社会进程，互联网技术渗入到人们工作和生活的各个角落。在企业建设中，信息化管理手段的应用率逐年提高，已然成为其经营和发展必不可少的重要组成部分。基于此，笔者展开以下分析，从相关概述入手，探究信息化手段在企业档案管理中的作用，并根据当前企业档案信息化管理现状，给出具体实践策略。
关键字：企业；档案；信息化建设；管理现状；实践策略
信息技术的应用为企业管理带来极大便利，为档案建设提供技术支持，加快企业档案管理和办公效率，但是还应该注意到，信息化建设为企业提供发展机会的同时，也带来一定的挑战。当前，有很多现实性的档案管理问题需要解决和完善，因此笔者认为，企业应该统筹管理基础建设，树立信息化管理观念，制定工作标准，健全管理队伍。
一、基本概述
（一）企业信息化和档案信息化
企业信息化就是指将数字化技术和互联网技术应用到企业日常经营、发展、生产、售后等环节，将企业内部员工、管理人员、客户信息、股东信息等统一整合或备份，利用公司内网，对信息进行加工处理，充分挖掘信息背后的资源价值，有利于企业领导和决策。档案信息化就是指利用网络技术，以遵循国家信息化法律为基准，对档案信息进行分析、整理、归类、保存、开发、利用，改变传统人力保管方式，更新档案管理模式，通过网络平台提供优质的社会服务，通过电子文件，提供方便快捷的凭证价值和档案服务，提高工作效率。
（二）企业档案信息化
企业档案信息化就是将信息化手段利用到企业档案管理中，利用网络科学技术，对企业档案信息进行充分的挖掘和整理，遵循行业制度和法规，实现企业管理的信息化和数字化。从企业档案信息化的基本内涵我们可以看出，档案信息建设所涉及到的内容是多方多面的，涵盖电子文件管理、纸质档案管理、信息数字化加工与整理、档案网络服务、保密档案信息、档案查询利用等业务，并具有原始性、覆盖性、实效性的特点[1]。其中原始性指档案管理的作用和职能是不变的，并保留档案的原始凭证，在此基础上融入办公自动化管理手段，最后呈现出电子文件，因此档案的内容不会发生改变。覆盖性指信息化建设能够覆盖到企业生产、经营、管理、销售、售后等各个环节，除了企业日常活动，还可以通过电子信息技术对企业历史信息进行留存，包括历史档案、实体档案、纸质资料等，能够为企业领导提供发展和决策依据。实效性指企业在进行档案信息处理时及时收集并处理档案资源，在特定时期给予领导决策依据，信息挖掘要具备实效性，才能适应市场变化，满足企业决策需求。
二、当前企业档案信息化建设中存在的问题
笔者通过调查统计和整理分析，发现当前很多企业在档案信息建设方面取得了一定的成效和进步，互联网技术、数字化技术的普及率基本达到建设要求，但在具体实施和使用过程中，仍然存在一些问题。其一，档案信息化意识薄弱，多数企业都能及时引进信息化办公资源，构建档案信息系统，但是由于工作人员信息化观念不足，将档案管理系统和信息处理系统简单地整合到一起，信息建设不明确，信息化内容混乱。其二，档案信息建设缺乏宏观指导，虽然国家已经出台相关规定，鼓励企业进行档案信息建设改革，但在具体实施时，企业领导缺乏标准指导，只是引进办公系统和设备，相关的配套设施和资源不能及时跟上，工作人员信息化处理能力弱，直接导致信息资源利用率低，不能及时应对市场环境变化，信息管理与建设不能起到现实作用，信息化管理存在漏洞，不利于企业健康发展，甚至让企业陷入困境。
三、企业档案信息化建设的实践分析和实施策略
（一）制定并完善档案信息工作标准
档案信息建设是一项复杂的工程，要想保证建设的完整性和有序性，就要做好管理计划，制定并完善档案信息工作标准，让相关工作人员能够明白信息处理的重要性，确立工作目标，在清晰传达工作任务的基础上，及时进行工作评价，提高档案管理人员的主观能动性，激发其工作热情[2]。其二，要转变档案管理观念，在推进办公系统建设的同时，提升其使用率，提高档案信息化意识，让员工能够充分认识到“档案”是企业发展进程的记录者，也是历史见证者，要正确认识企业档案管理的重要性和现实意义，根据档案记录，谋划企业发展方向和未来建设目标，维持企业正常运转的同时，方便用户查询历史信息，提高档案建设的工作效率。其三，要提升对档案信息建设的宣传力度，在资金、人员、技术等多方面加大投入，从而保证信息工作标准能够有效执行，确保信息建设有序开展。
（二）加强企业之间档案统筹管理
从宏观层面来讲，当前我国企业发展并不平衡，大型企业和中小型企业、国有企业和私营企业、合资类企业和民营类企业之间的业务差距大，数据处理基数差距大，发展水平参差不齐，因此在档案管理环节中搜集、整理、保管和利用情况也不尽相同。因此，要想推进档案信息管理建设，笔者认为各个企业之间应该进行统筹管理，借鉴信息化建设完备、档案信息管理模式健全的企业做法，企业之间应该有效进行档案信息管理联动，通过互帮互助，加快档案信息建设步伐。企业管理层还应该鼓励员工深入其他企业档案部门，参观其日常工作方式，学习其档案信息管理经验，学习其关联归档、数据利用等工作方法。其次，不仅要借鉴其他企业的发展优势和有效成果，也要关注企业档案管理的经验教训，开展互帮互助，提高档案信息建设成果。
（三）健全安全保障体系
在档案信息建设中，工作人员还应该对档案资料全程安全保管，健全安全保障体系，规避信息泄露事件发生。在信息采集阶段，如果企业信息资料数量多，转换电子文件的时间就会延长，因此会采用外包等形式对企业资料进行处理，这时就应该加大对涉密档案资料的保管，避免让外包人员和无关人员接触涉密档案信息，有效防止信息泄露[3]。其次，还应该加大对电子设备的维修力度和维护力度，确保硬件实施安全，保证主机封条完整，安装信号干扰器，及时更新工作日志，将计算机系统、硬盘、档案文件和数据进行加密处理，对实物档案和纸质资料放到指定位置进行保管，做好监督和防控工作，安装红外线警报器、摄像头、门禁等设备，做好信息备份工作。
（四）提升档案管理人员的专业素养
最后，企业应该提升档案管理人员的专业素养，转变服务理念，增强信息化管理技能，积极引进高素质人才。企业可以与各大高校开展合作，联合培养兼具档案知识和数据化信息处理能力的复合型人才，增强人才储备质量，在今后的工作中，鼓励员工参加技能培训，线下培训活动，档案人员所在部门或企业可以给予其一定的财务支持和政策支持，帮助档案人员树立终身学习的理念，从而为企业档案信息建设增添活力。
结束语：综上所述，信息化建设为企业提供发展机会的同时，也带来一定的挑战。因此笔者认为，企业应该提高对档案信息建设的重视程度，制定并完善档案信息工作标准，加强企业之间档案统筹管理，健全安全保障体系，加大对电子设备的维修力度和维护力度，提升档案管理人员的专业素养，帮助档案人员树立终身学习的理念，培养复合型人才。
参考文献：
[1] 赵林夕、常飞、贾劲颂、崔洁、谷一凡、陆炫宇. 数字经济时代企业档案信息化转型的目标与策略[J]. 档案与建设, 2020, No.381(09):46-48.
[2] 张凤宇. 企业档案信息化建设存在的问题与对策探析[J]. 百科论坛电子杂志, 2019, 000(003):749-749.
[3] 陈明昊. 信息化背景下提升企业科研资料归档工作质量研究——以北京轨道公司为例[J]. 北京档案, 2020(1):33-35.