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大数据技术在科技部门档案管理中的应用

发表时间：2021/6/10 来源：《探索科学》2021年4月作者：孙雪

[导读] 科技档案和其他档案的区别，在于不同的领域和性质。不难发现，科技档案已经发展成为一个地区经济社会高质量发展的缩影。科技工作者都非常明确，科技档案这种特殊的属性决定了其有别于其他档案的保存价值，特别是科技转换价值。

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摘要:科技档案和其他档案的区别，在于不同的领域和性质。不难发现，科技档案已经发展成为一个地区经济社会高质量发展的缩影。科技工作者都非常明确，科技档案这种特殊的属性决定了其有别于其他档案的保存价值，特别是科技转换价值。我们要加强档案管理信息水平，提升档案管理信息化的思路方法。大数据技术的发展对科技局档案管理提出了新的要求，实际上，也是档案数字化工作提质升级的新要求。科技档案是时候抖落“一身尘埃”，骑上“大数据”这匹骏马，驰骋在更加广阔的天地中去了。
关键词：大数据技术；科技部门；档案管理
中图分类号：G270     文献标识码：A
        引言
        科技档案是企业档案的一个重要组成部分，是对包含科研成果在内的有价值的材料、文件的统称，能够为企业生产活动提供科技支持，关系着企业的长远稳定发展。知识经济时代背景下，科技档案的重要性越发凸显，要求企业必须切实做好档案管理工作，但是对于专业性较强的科技档案，管理难度较大，为了保证档案的完整性和安全性，企业档案管理人员应该从实际出发，做好工作思路和工作方案的调整，切实提高科技档案管理的效果。
        1大数据技术在科技局档案管理中的应用现状
        目前，大数据技术和科技系统档案管理之间的联系并不紧密。一是科技档案利用率较低，完整度差强人意。5G时代的到来，让互联网+工业、互联网+农业、互联网+第三产业等新兴业态不断涌现，特别是传统产业也实现了“旧貌换新颜”。在这样的特定历史时期，不管是对科技局本身，还是企业或民间而言，仅仅依靠保存文档，或依靠档案管理人员的人工录入，已经跟不上时代发展的脚步，而采用大数据技术，变革档案管理模式，才更加有利于收集社会动态信息，实现更加便捷、更加有针对性、更加有价值的数据信息的提取和利用。二是科技档案管理模式已经多年不变，人工提取、录入、保存不可避免地造成档案损耗、遗漏甚至流失。科技档案工作经过多年的积累，已经庞大浩繁，因为保存条件的不足或变化，不少纸质档案出现了这样或那样的问题；而人工录入也缺乏严谨的校对程序，完整度难以保证。如果借助大数据技术，不仅能够将档案资料进行分类，自动生成编目、检索条件，还可以进行更加高级的检索，满足多元化档案管理需要。三是很多人对科技档案信息化建设缺乏正确的认识，科技档案管理队伍相对薄弱。科技局档案管理信息化是依靠着大数据技术，为机关单位提供了更加优秀的网络化管理条件，庞大的信息量将使得档案管理工作变得更加有序，实现了档案管理为社会服务的目的。
        2企业科技档案管理工作中的问题
        2.1缺乏合理认知
        现阶段，相当一部分企业都存在科技档案资料归档率不高的情况，在开展科技活动时，对于产生的科技档案，管理人员一般都是将目光放在活动立项、项目验收以及成果展示方面，一些原始的数据资料以及研究过程数据经常被忽视，这样的结果使很多具备较高科技价值的档案资料被直接丢弃，没有归档，保留下来的科技档案在价值方面不够完善，数据信息不全，影响了档案的价值。
        2.2科技档案管理人员的素质不高
        由于档案管理工作整体难度不大，所需人才要求不高，因此大多数档案管理人员由兼职人员或是临近退休人员完成。从工作安排的角度来看就削弱了对科技档案管理工作重要性的意识，因而在具体工作中由于缺乏监督机制的情况下，管理人员容易出现麻痹思想，懈怠工作，对繁琐工作能简则简，得过且过，档案的收集、分类、编目的不细致，造成科技档案管理的混乱。

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而管理人员是与档案接触最为密切的人员，安全意识的疏忽更是造成了科技档案的直接损失，其中包括网络意识的不够，导致信息泄露。由此可见，管理人员工作意识的淡薄可以直接影响管理工作的态度，进而阻碍科技档案管理工作的发展。
        3解决对策
        3.1选择适合的软件
        对于科技档案的管理，不同单位的需求是不一样的，有些规模较大的企业，通常会在管理上面投入更多的时间和人力，但是人力不够的话，就需要去考虑自动化程度较高的管理软件。还有一些单位，由于担心市面上管理软件不安全，所以常常会选择自己研发管理软件或者是和其他专业优质的软件公司合作研发，结合自己单位档案管理的实际情况，自行研发管理软件不仅可以节约成本和时间，还能提高档案管理的科学化水平，促进档案管理的规范化。
        3.2建立科学的科技档案管理方法
        随着我国科学技术水平的不断提升和迅猛发展，对于管理这些科学技术的辅助工作更应该与时俱进。做好管理工作更需要科学的管理方法，着重提升管理人员的工作素养，从而促进科技档案管理的正规化发展。首先，应当加强科技档案管理监督机制的建设，良好监督机制对档案管理工作既是标准也是督促；其次，对于科技档案管理工作人员，要注重思想教育，培养科技档案管理人员责任意识，对够对自我职业道德不断提升高要求。在管理机制建设加强与管理人员素质提升的双重作用下，更好地促进管理工作的规范化。通过对科技档案管理工作人员进行公正、科学的考核，建立相关奖惩机制，激发档案管理人员工作的积极性，帮助相关人员树立健康长远的职业规划。另外，科技档案管理方法的提升离不开财政的有力支持，应从基础建设上创造更好管理环境和提供帮助，这样才能保证档案管理工作走向正规化和专业化。档案管理工作要依据管理制度将责任落实到具体个人，确保有问题时具体问题可以找到具体负责个人，从根本上督促管理人员执行管理职责。
        3.3保持科学认知
        知识经济时代，企业发展对于先进技术的依赖性不断提高，科技档案的价值也随之升高。对比普通的文书档案，科技档案本身有着较高的科研价值，档案的内容在自然科学、工程技术以及社会科学等方面都有体现。技术监督机构在日常工作中，产生的监督类技术文件以及各种报表等，同样是科技档案的重要组成部分，其能够对企业的经济活动和业务活动进行记录，也可以为社会经济管理提供可靠支撑。对科技档案所具备的价值进行分析，可以将其看作是特殊的生产资料，归属于无形资产类别。市场经济环境下，企业迎来了新的发展机遇，需要就经济关系以及经济利益进行必要的调整，而所有相关的活动都需要有对应的数据信息作为证明。新的发展环境下，信息技术在档案管理工作中的应用，能够对科技档案的载体和形式进行丰富，产生诸如电子文件、影像视频等新的科技档案。另外，企业管理人员应该做好科技档案管理的宣传工作，在企业内部形成良好的科技档案管理氛围，确保全体员工都能够认识到科技档案管理在企业发展中的价值和作用，从而主动参与到档案资料的收集和整理中，提升其参与科技档案管理的积极性和能动性，通过这样的方式，实现科技档案管理工作的高效运行，促进科技档案管理水平的提高。
        结束语
        大数据技术应用于科技档案工作是非常具有前瞻性的工作，在信息化时代，利用科技档案转化成生产力也是必由之路。当前社会对于数据的收集与把控更加重视，大数据技术的发展完美契合了当前社会的需求，科技局的档案管理工作者应该具有现代化的思想认识，将大数据技术应用到自己的工作中。所谓科技档案数字化，就是从纸质版档案向着电子档案的方向发展的转变；而科技档案大数据化，则是通过网络建立起“智变”的数据库，实现科技档案管理与应用的第二次飞跃。
参考文献
[1]张丽娜.大数据时代高校人事档案信息化建设的问题与对策[J].山西档案，2017（2）.
[2]黄丽娟.关于做好企业科技档案管理工作的思路[J].城建档案,2017（12）:76-77.