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《基于行政机关文书档案的收集与管理研究》

发表时间：2021/6/10 来源：《探索科学》2021年4月作者：李濛

[导读] 文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。本文主要研究基于行政机关文书档案的收集与管理。

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【摘要】文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。本文主要研究基于行政机关文书档案的收集与管理。
【关键词】行政机关；文书档案；收集；管理研究；
        由于档案在其产生、内容和形式上有一定共性，使用这一称谓对研究管理这类档案的工作规律有重要意义。也有人把文书档案作为与科学技术档案相对而言的各类档案的统称，还包括诸如外交、诉讼、会计、艺术、教学等专门档案和私人档案。这一概念主要在中国使用，有的国家则用与之相近的普通档案或一般档案的概念。
        1.分类方法
        1）保管期限——年度分类法，即先将归档文件按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类。2）保管期限——年度——问题分类法，即先将应归档文件材料按保管期限分类，每个保管期限下按年度分类，再在年度下按按问题分类。3）问题——年度——保管期限分类法，即先将归档文件按问题分类，每个问题下按年度分类，再在年度下按保管期限分类。4）年度——保管期限分类法，即先将归档文件按年度分类，每个年度下按保管期限分类。5）年度——组织机构——保管期限分类法，此为最常用的分类方法。先将归档文件按年度分类，其次按照各个部门分类，最后按保管期限分类。
        2.作用
        1）分类是档案整理工作的重要环节；2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。
        档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则。我国档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。按照各个全宗分别编制。每一清册一式两份，一份报批，一份留存。
        3.文件材料整理归档的具体操作方法
        收集：收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。要求：材料齐全完整、内容真实准确。明确归档范围：凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。行政单位和事业单位：（1）内涵不同——行政单位是国家机关，而事业单位是实施政府某项公共服务的部门，是社会服务组织。（2）担负的职责不同——行政单位是负责对国家各项行政事务进行组织、管理和指挥；而事业单位是为了社会的公益目的从事教育、文化、卫生、科技等活动。（3）编制和工资待遇的来源不同——行政单位使用行政编制、由国家行政经费负担。事业单位使用事业编制，由国家事业经费负担。事业单位有全额拨款的，有部分拨款的，还有事业单位企业化管理的。行政单位人员的工资按《公务员法》由国家负担，而事业单位则根据不同的管理模式实行不同的待遇。行政单位或事业单位根据工作性质，也有具有行政事业编制的非公务员的人就职，一般是从事后勤保障的工勤人员，他们的待遇除职权不同外，收入和公务员完全一致。
        4.具体操作
        收集工作即是将本单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存价值的各种文字材料收集集中起来的工作过程。要求：材料齐全完整、内容真实准确。（1）明确归档范围。凡是反映本单位各种职能活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。各单位应依据《新规定》，结合本单位职能及其内设职能部门工作实际，加强对工作中形成文件材料的研究，详尽编制本机关的文件材料归档范围。（2）归档时间。确保按时完成一般运用三种形式结合收集：A、随办随归；B、定期收集；C、年终集中收集。（3）归档要求。A、归档的文件材料应齐全完整、内容准确。制成材料要耐久规范。字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水。B、收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集。C、文电合一。D、底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档。E、有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档。F、附件随正件收集归档。G、关于同一问题的请示和批复应一起归档。归档文件整理方法是以“件”为单位，进行文件级整理。确定“件”是归档文件整理工作的关键之一。 “件”的确定一定要把握尺度，不可过严也不可太松。一般以每份文件为一件。
        具体情况作如下规定：1、文件正本与定稿为一件；2、计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，或打印出的定稿上无重要修改手迹、领导批示，定稿不归档，但发文稿纸必须归档,且与正文合为一件；3、正文与附件为一件。附件一般是指正文后注明的附件，它是正文内容的一部份。

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4、原件与复制件为一件；5、转发文与被转发文为一件；6、会议记录一本为一件；如党委会议记录、行政会议记录等；7、成套的会议材料分别为件；8、重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；9、正文与文件处理单（办文单）为一件；10、来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）分别为件；11、报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等按其原来的装订方式，一册（本）为一件；12、未装订的式样同一的表格，以一定的单位（如部门或时间等）组合，可装订在一起作为一件。如先进审批表、工资审批表、统计年报等；13、介绍信一般一份为一件，若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件。
        5.件的装订
        件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。在装订前，已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。
        件的修整：（1）对破损文件进行修裱；（2）对字迹模糊或易褪变的文件进行复制；（3）去除文件上易腐蚀的金属物；对于装订成册不便拆封的书籍、刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。（4）对于过大的文件进行折叠时应注意尽量减少折叠次数。（5）小于16开的纸张应用A4纸贴衬。（6）空白纸张抽除。
        装订：我区一般采用不锈钢钉在文件的左侧装订。较厚的仍用三孔一线进行装订。文件整理时必须左侧和下边齐；不锈钢钉不宜钉得过多。（不锈钢钉应采用档案行政管理部门监制的。）
件内的排序：（1）正本在前，定稿在后；（2）正文在前，附件在后；（3）原件在前，复制件在后；（4）转发文前，被转发文在后；（5）计算机及其网络环境中形成的文件，无定稿的，正文在前，发文稿纸在后；（6）文件处理单（办文单）归档的应放在最前面。
        件的分类。分类是归档文件整理工作的基本步骤。是将归档文件按来源、时间、内容等方面的异同，分成若干层次和类别，构成有机体系的过程。
        5.1按保管期限归档：
        文书档案分为永久和定期两种保管期限，定期又分为30年和10年。
凡区委、区政府及区级机关各部门普发的，且不属于收文单位主要职能范围，但也需贯彻执行的文件材料一律作10年保管。
        5.2“件”的排列
        排列是将每份归档文件先后排列有序化的过程。即在同一保管期限内按事由结合时间对归档文件进行排列。事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较为紧密的工作过程。一般一份文件就是一个事由。“年度—保管期限”分类方法对归档文件进行排列就是在同一保管期限内一般按具体事由结合文件形成的时间顺序进行排列。
        具体情况处理：来文与复文虽作为两件，但排列时应排在一起，复文在前、来文在后；归档结束后交来的零散文件材料，可排在同一保管期限归档文件的后面，而不必插入其中；但这种情况应在备考表中加以说明，在实际整理中应尽量避免。一次会议或一次活动的材料应集中在一起归档；这种分类方法也可做到文件随办随归，但若文件数量较多不易手工检索。鉴于大部分单位归档文件为年终集中收集模式，所以文件排列可实行在同一保管期限内按大类结合时间集中排列的方法。这样可以做到兼顾手工检索与计算机检索。
        6.针对档案文书档案管理工作存在主要问题的控制策略
        6.1加强文书档案管理人员专业素质建设
        要以提升文书档案管理人员的综合素质作为第一标准，要不断通过优化组合机关内部文书处理体系来优化档案管理模式，着重加强档案管理人员的专业培训。要在业余时间对档案管理人员进行专业技能培养，聘请具有丰富经验的行业专家来集中进行授课，逐步提升档案管理人员的信息化操作水平和档案管理专业技能，逐步形成一支作风优良、专业素质较强、工作效率较高的文书档案管理专业队伍来提升机关内部的文书档案管理效率。从行政机关内部文书档案管理体制的建设思路来看，文书档案管理效率的提升要全面加强内部管理人员的专业素质建设，以专业化的档案管理技能学习为基础来提高管理人员的综合素质，从而提升档案管理效率。
        6.2加强文书工作与档案管理的衔接
        提升机关单位内部文书档案管理效率还要着重规范和衔接文书管理工作和档案工作，要促进二者在文件信息处理流程机制上形成完整无缺的管理体系，以此来促进二者有效衔接。这就要求在当前机关内部文书档案管理工作开展过程中要注重文书信息的有效搜集，要以加强文件管理效率，提高文书管理质量作为档案信息处理的核心环节。要逐步完善工作管理流程，通过强化二者的联系来提升二者的衔接程度，逐步完善管理机制建设，按照规章制度对文件科学进行分类，注重文件信息的管理细节，从根本上保障文件的完整。在现代机关单位内部要想逐步提升文书档案管理效率就要注重制度优化，通过加强机关内部文书档案管理队伍专业素质建设来提升人员的专业技能水平逐步形成完善的管理机制来提升文书档案的管理效率。
【参考文献】
[1]张虹,姬瑞环.档案管理基础[M].北京:中国人民大学出版社,2005.
[2]侯明,白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].《办公室业务》.2012.
[3]黎艳辉.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].《黑龙江档案》.