湖南省衡阳市衡南县水利局 湖南衡阳 421127
摘要：现如今，我国科技水平发展迅速，计算机技术被广泛应用在各个领域中。本文从计算机技术应用于档案管理的意义出发，结合现行国家政策分析了计算机技术应用于档案管理的要求，进而提出具体的应用策略。档案管理部门应当加强文件材料处理以及归档数字化管理，加快系统工程建设，加大设备引进与更新投入，构建信息技术支撑系统，提升档案管理人员素质。
关键词：计算机技术；档案管理；现代化；运用探讨
引言
随着档案管理信息化建设的全面发展，建立信息化档案管理系统是大多数档案管理部门用来提高自身素质、实现发展目标的重大战略举措。但从实践经验来看，信息化档案管理系统建设尚有一定的难度，因为档案管理涵盖的工作范围比较宽泛，尚存在工作效率较低、低质文件大量使用等问题，给档案管理造成了不利的影响。所以，应积极探索相关的解决策略切实推进档案管理信息化的系统建设。
1 计算机技术应用于档案管理的重要意义
1.1 有利于提高档案管理效率
当前，我国科学技术和互联网技术得到迅速发展，我国的档案管理工作已开始广泛应用信息化技术手段，力求在极大程度上提高档案管理的成效。通过实现档案管理信息化，能够较好地提高档案信息的收集速度，也能够进一步优化档案管理工作，从而全面提高我国档案管理的工作质量和效率。在以往的档案管理工作中往往受到多种因素的限制，而实现信息化后，这一问题就得到了有效处理，人们可以随时随地查阅和传送档案信息，也可以有效利用网络来高效且迅速传送档案文件。同时，在档案管理中引入计算机技术，可提高档案管理工作的效率，还能够减轻工作人员的工作负担，大大提升档案信息的管理和查阅速度，实现档案管理的存档和分类，最终有效提升档案的利用率。
1.2 降低档案管理成本
通常，组织和个人每天都要接受和处理各类信息，档案管理部门亦是如此。采用传统的办公手段，难以高效处理信息。为了提升信息处理的速度，主要的方法就是配备更多的人力资源和设备，势必增加档案管理成本。与过去的粗放式管理方式相比，现代化的档案管理模式由于应用了先进的计算机技术，实现了档案的数字化以及档案的高效管理和利用，有效节省档案存储的空间，大大降低了对人员、设备和纸张等的需求，显著减少了管理成本。
1.3 有利于实现档案管理信息资源的共享
在档案管理过程中，通过对计算机信息技术加以有效运用，有利于更加有序地开展档案管理工作，实现档案信息资源的共享。档案管理工作人员借助网络共享相关数据库，达到档案目录共享的目的，也有利于相关人员随时随地调阅档案卷宗。同时，通过将信息化技术手段检索功能引入到档案管理中，可在极大程度上提高档案信息的查询速度，仅需输入关键词就能够迅速检索到相关信息，这就大大提升了档案信息的查阅速度和数据库信息的提取速度，以此来更加高效且科学地存储和运用档案信息。除此之外，通过将信息技术手段引入到档案管理中能够大大提高档案信息的传输速度，对信息传送流程进行简化，实现档案使用效率的最大化，最终有效解决以往档案管理中效率较低的问题。
2 当前我国档案管理中存在的问题
2.1 数字化管理的安全性有待提高
一方面利用信息技术能够实现档案信息与其载体的分离，从而将档案信息录入到信息系统内，提升档案信息的深度与使用范围，充分发挥档案信息的使用价值。另一方面档案数字化管理的安全性问题有待关注，快速便捷的网络服务也为电子档案的管理提供一定的难度。当前对于电子档案的保护仅仅是对用户名与密码的安全性能进行一次防护，一旦出现密码泄露等情况，极有可能会影响到电子档案的安全性。此外，档案的安全防护工作与档案管理的制度化建设密不可分。尽管如此，部分单位仍然没有建立起一套完善的档案管理制度，使得计算机网络非法运行、档案被非法窃取的问题得不到妥善解决，在部分档案信息丢失后，档案追踪工作并没有建立起来，致使档案数字管理工作的安全问题仍然停在表面，无法得到有力解决。
2.2 档案资料管理制度不够完善
我国对各领域的档案资料均做出了明确的管理规范，但其中仍然存在一些遗漏的地方，主要表现为：（1）缺乏完善的档案管理制度，档案管理人员在实际工作中无章可循，这就大大降低了工作效率；（2）领导者忽视档案管理工作，这就导致档案管理制度无法落到实处；（3）档案信息化的保护不到位，相关人员未对档案资料的存储和保管引起足够的重视，这就导致档案信息发生丢失、损坏等情况。
3 计算机技术应用于档案管理的具体措施
3.1加强文书处理和归档的数字化管理
文书管理是一项基础性工作，其效率直接影响档案管理效果。为满足现代化档案管理需求，目前已经广泛使用计算机完成文件的登记工作。为提升工作效率，对于传输的文件应当根据批办次序在局域网中依次传阅，并预先设定催办的具体时间。若文件不能按照预定的时间归还，催办程序将直接向承办人发送有关的信息，提醒其及时进行处理。文件处理完毕后，系统将自动安排预归档，确保文件材料归档。
3.2 优化档案数字化管理机制
在企事业单位档案数字化建设中，为了让档案管理工作得以高效开展，需要打造一套具有完善体系的档案管理机制，以保障档案管理工作的顺利进行。第一，需要企事业单位积极明确数字化档案管理工作的内容，打造完善的工作标准和技术规定，以保障数字化管理工作的高效开展；第二，为了让档案数字化建设工作的质量得到显著提升，需要积极贯彻数字化档案管理责任制，并将责任进行细化分工，提高对于管理人员的监督力度，强化对于管理人员的绩效考核，以起到良好的督促作用，让档案管理人员可以不断提升自身的职业素养，规范自己的工作态度，以提高档案数字化建设工作的质量。
3.3 完善档案管理系统
需确保档案管理方面具备足够的资金投入，并结合自身具体的情况和工作需求，对档案管理的硬件建设进行科学地规划和实施，配备适合企业档案管理信息化发展的相关设备，如专门的计算机、扫描仪、数码照相机、录像机、打印机等，还需配备符合档案防虫、防潮、防尘、防火、防盗、防污染等规范化库房；同时，应加强档案管理信息系统的建设，涉及到智能分类系统、信息安全系统及档案管理软件等建设，尽可能符合档案管理收集、识别、分别、存储及检索等功能需求，从而有效实现档案管理的信息化、数字化及网络化建设。
3.4 培养专业的创新型、技术型人才
传统的档案管理模式和观念已经不再适应现代化的档案管理需求，我们要在新时代的发展趋势指引下，引导档案管理机构转变思想观念，对档案管理人员进行综合素质的培养，提高他们的各项管理技能。另外，在专业人才的培养过程中，既要坚持“引进来”策略，又要坚持“走出去”策略，鼓励优秀人才走出国界，学习更多的档案管理技能，引进先进档案管理理念和技术，鼓励管理人员不断进取，开拓创新，齐心协力提升我国档案管理的服务水平。
4 结语
在信息时代的背景下，计算机技术的运用对于推进档案管理现代化是不可或缺的。在档案管理工作中，采用数字化管理模式，能够显著提升档案的管理效率，促进我国档案事业的可持续发展。为了加强这方面工作，档案管理部门应及时更新硬件设备，加快档案管理信息系统建设，构建信息技术支撑系统，并提升档案管理人员的信息素养和综合素质，使计算机技术更好地运用于档案管理现代化中。
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