准格尔旗纪委监委 内蒙古鄂尔多斯市 010300
摘要：在行政单位的管理工作中，档案发挥着极为重要的作用，是表现行政事业单位经济业务能力的原始材料，同时也是最具保存价值的图文资料。在当前这个科技化的环境中，各个单位都在对数字化的管理模式进行应用，不仅提升了档案的管理质量，同时也降低了相关管理人员的工作压力，但是在实际的调查中发现，事业单位档案管理工作中还存着一些不容忽视的问题，相关工作人员应该结合实际情况，提出一些相应的改革措施。
关键词：行政事业单位;档案管理;问题;解决措施
一、行政事业单位档案工作中存在的问题
1.虚假档案的情况依旧存在
因为有关的单位职工档案管理体制不全面，职工档案规范也无法一致，因此有的行政事业单位职工档案出现了某些虚假状况。重点表现在职工年龄的造假、姓名伪造等。有些职工为获取个人私利，也会行贿管理工作者，让其涂改职工档案的情况随时容易出现。如果有些部门不进行充分的关注，则职工的档案就会丢失其该有的信息参照意义。行政事业单位的职工档案通常都是登记在纸面材料中，以上登记的档案实质太过生硬，格式化的情况也是基本上没有改变。职工档案统计的实质都是比较基础的姓名、年龄等等，无法表现出职工的个体全面资料。以上所登记的有关个体素质的资料真实程度也非常让人产生怀疑。
2.档案管理落伍，缺乏信息式管理
社会在发展，档案管理任务也必须跟现代式管理相对应。这些年，伴随计算机科技的不停改进发展，办公机械化科技的广泛应用，文档一体式的发展，档案数字型逐渐凸显出其便捷、迅速的卓越性。然而在有的行政事业单位中，档案管理无法完全借助现代式科技来较好地提升档案管理科技水平，也就导致了机关档案的整体办公效益较低，无法适应社会改革的需求。而档案馆资料的重点根源，机关档案科，尽管汇聚了较多的电子文件信息。然而，电子资料的归档与别的各种档案的数字式任务却无法较好地进行，通过办公室机械化管控档案过程显得不够，需要得到进一步的提升。所以，妨碍了各机关事业机构档案的研发使用，让档案无法快速、精准地给机关各类工作所利用。
3.档案管理工作者的业务有待于提升
档案管理工作不但是一个政策性较强的任务，同时是一个专业类技术类较强的任务，档案工作者不但需具备不错的思想政治素质，同时还需拥有很强的专业素养。行调查得知有些单位压根未落实专职档案工作者，档案业务过程移交给机关办公室，工作任务不清楚，档案管理大致处在形式或半形式状态；有些单位档案工作者由于一岗兼多项忙于处理平常业务，缺乏时间与状态完成档案管理任务，有些单位档案工作者由于工作变化较多与业务素养缺乏，档案一般缺少管理，应付检查马虎对待；有的则临时找人上门清理，档案入柜后就不再查看使用。另外，档案工作者由于业务不熟练，引发归档文件的清理、类别与保管时限区分等难度中非常含糊，档案不在规定时间内立卷回档与没有尽早转移到整合档案房等状况也经常出现。
4.档案工作与单位改革没有同步进行
伴随市场经济制度的深入发展改善，单位的各类制度、体制、机构都产生了适当的改变。在所有改革的进行中，因为不足的档案管制思想，单位仅对最直接的经济利益形成重视，给生产运营直接挂钩的部门或组织的任务完成特别处理，通常会引发文件搜集、化档与使用过程的缺漏，依照计划中的员工变动，会导致某些技术信息与文件信息丢失的情况出现，在单位变革中，以至于有的档案过程发生挤脱的情况。档案管理缺少标准。因为关于档案关注思想的弱化，出现了档案实质残缺，信息材料不完善的不利情况，以至于职员和档案无法“按号入座”，很大程度阻碍了单位机构管理任务的发展。
在现有的档案中，多数仅仅是用过去固定形式的姓名、性别、年龄、民族、工作时间、入党（团）时间、文化水平、工作阅历等简要素材，而关于表现个人业务、变化的材料搜集归档不完善，引发档案实质的残缺，无法正确地表现个人的全部情况。
二、档案管理建设的可行对策
（一）提升人员素质，提升对档案管理的关注。首先，对于行政事业单位的领导层来说，强化对档案管理的意识是较为重要的方面。只有领导对于该工作有足够的重视，才能够切实将工作列入建设日程上，从而促使档案管理的规范化。其次，档案管理工作人员需要得到全面的、专业的档案管理技能和知识培训。促使其在之后的工作上能够具有更加专业的工作水平。使档案管理工作更加符合标准，更加方便快捷地对单位的资料进行整理。最后，管理制度建设与完善是进行档案管理优化的一项重要保障。各行政事业单位需要根据相关法律法规，结合自身的实际情况，建立和完善一套能够应用于单位整体、能够覆盖各项经济活动的档案管理制度。并且在制度中明确相关人员的工作职责和工作权利，以制度层面的规定来保证档案管理人员对该项事业的积极性。同时以制度规定相关保密程序，从较高的程度上保护好相关人员的隐私安全。
（二）规范档案管理。档案管理的规范主要分为三个部分，分别是档案的产生、保管与查阅。
在各单位进行日常的经济活动当中，将会产生不同的原始凭证，需要对这些凭证进行及时的整理、保存和签章工作。在这一工作阶段，首先需要较强的及时性。如果没有及时进行原始凭证的整理，在一段时间过后将出现各种凭证相互交叉，工作难度和复杂程度直线上升。在日常的建档工作当中，可以在核对完档案内部内容之后，在档案袋上标注缺失内容或是分类信息，以便于存放和查找。在档案的保存工作当中，需要将对应档案在规定时间内交由规定的档案管理地方。例如部分资料在部门有临时保存地方，而在周期外需要则及时移交给所在单位的档案保管室。对于档案的查阅来说，档案不同于其他的档案类型，它详细记录了所在单位经济活动的一举一动，因此具有比较重要的隐私性。在进行档案调查以及查阅的过程当中，首先需要完善资料调查的审批制度，保证资料的取用、归还都有清晰记录，以促进查阅者责任感的提高。
（三）电子档案管理。对于以电子化形式出现的相关资料和档案，应做好如下环节：首先，需要做好备份，特殊格式的档案材料在备份同时需要做好相关读取软件的备份。其次，电子化和信息化的档案资料需要被完整和准确接收与读取，这是符合国家工作标准的凭证、账簿、报表等资料的前提。最后，一个安全有防护功能的管理信息系统是电子档案管理所必需的，这样的系统能够对信息档案进行存储，并且满足电子化的调用和共享功能，该系统需满足外界干扰或入侵的强大防护作用。
（四）工作监督。档案对于行政事业单位有重要意义，不能随意披露和曝光，为保障信息安全，需要强化监督工作。监督工作可以借助审计部门或是财政部门的业务检查工作来进行，将档案的规范化管理工作作为审计检查或是财政监察的一大重要环节，充分保障信息安全，调动人员积极性。只有单位内部对于档案管理规范性有所重视，档案管理水平才能够有所提升。
结束语：
综上所述，加强行政事业单位档案管理，应实行一把手负责制，建立行之有效的规章制度；要选用品质可靠、综合素质高的人员，担任档案管理员，实行岗位责任制和责任追究机制。切实规范和提高单位档案管理工作水平，加快档案电子化进程，进而为行政事业单位的发展提供更加有力的支撑和保障。
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