丁艳艳 王林超 韩文杰
山东省鲁北技师学院，山东 滨州 256600
摘要：技工院校需要强化综合档案管理工作，并不断提高综合档案管理思路，但需要认清目前综合档案管理现状和存在问题，并在认清目前综合档案管理现状和存在问题基础上，提升对综合档案管理工作重要性的认识，积极培养综合档案管理专业人员，规制综合档案管理必要工作流程，切实构建规范化的综合档案管理室。
关键词：技工院校；综合档案管理；思路提升
怎样建立技工院校相对完整的综合档案，科学管理院校的所有档案，用以真实记录技工院校全面发展历史，是各所技工院校值得探讨的问题之一。综合档案具有一定的原始性、职能性和价值性等特点，对技工院校发展具有相对重要作用。伴随技工院校的不断向前发展，有很多领域均需要使用到相关的档案，因此，技工院校的综合档案管理越来越体现它的重要性与现实性。
一、技工院校综合档案管理现状
目前，只有少数技工院校建立了相对规范的综合档案室，能够实现对学校各类档案的科学管理[1]。但是，有许多技工院校还未构建相对规范的综合档案管理室，一些档案还在沿用各科室管理各科室档案的方式。比如像将毕业生档案，就放在了学校的学籍管理部门；历年的教学资料，就放在了学校的教学部门等等，形成学校每个部门，都有专兼职的档案管理人员，并设有相应的档案存放专柜。如此的档案分散管理之状，非常容易造成历史档案资料在管理上的混乱，再加上档案管理人员缺乏相应专业管理知识与经验，又因常换档案管理人员，往往会形成对一些档案资料的难以查找，甚或还会造成丢失。如果遇到搬家情况，就更容易出现一些档案资料丢失情况，尤其是丢失了相对珍贵的档案资料，将会给学校造成一定损失。
二、形成技工院校综合档案管理混乱的原因
（一）不能充分认识综合档案管理工作的重要性
有些技工院校片面认为，档案管理工作无非就是进行一些抄抄写写，收发一些文件或资料，对档案资料实施一定的分类管理等。所以，未能引起学校对档案管理工作重要性的认识，将学校档案管理工作视为可做可不做或可有可无位置，并非是学校的主要管理工作。
（二）档案管理人员身兼多职且缺乏专业知识
有些技工院校将相关档案资料，放在各相关科室，并随意指派一名人员对档案资料进行兼职管理，学校并未构建统一的档案资料管理室。这样，则在客观上形成了学校档案资料的分散管理格局。因为各个科室的档案资料管理人员均为兼职，他们严重缺乏档案资料管理专业知识或经验，造成对相关档案资料的管理既不到位，也不规范，宛如流于一种管理形式。
（三）防护档案资料安全的措施脆化
因为学校未能构建统一而规范的综合档案管理室，分散在各个相关科室的档案资料，又不能构建必要的防护措施，同样缺少相应的存放设备，既容易造成档案资料的霉变，也容易造成档案资料的流失，还容易形成相对重要档案资料的失窃问题。这是一些技工院校档案资料管理中，出现的一个严重短板问题[2]。
三、提升技工院校综合档案管理的思路
（一）提升对综合档案管理工作重要性的认识
技工院校必须要认识到，能否管理好学校综合档案，事关学校真实面貌的体现，事关学校办学管理质量高低，事关学校发展条件等。
管理好技工院校综合档案，能体现学校管理基本职能的全面实施情况，也能体现学校各种数据具有的形式，是评价学校综合办学水平和对外服务质量水平的窗口，对学校实现合理规划与发展，具有较大作用。只有技工院校高度认识学校综合档案管理重要性以后，并构建学校综合档案管理室，配备具有档案资料管理专业人员，才能做好学校综合档案管理工作，提高学校综合档案管理水平，体现学校规范化管理。
（二）积极培养综合档案管理专业人员
档案资料管理本身具有较强的专业性，同时也具有相对较高的技术性以及连续性，是记录技工院校各类办学活动的纸质载体。这就需要档案资料管理人员，必须具有相应专业知识、专业技能和专业素质。即使这样，还要不断强化对档案资料管理人员的培养与培训。因为档案资料管理理论知识与技能处在不断变化与更新当中，尤其是网络技术与信息化技术的发展，需要档案资料管理人员必须跟进知识变化进度，在接受系统培训当中，还要坚持不断的自学，以利做好技工院校综合档案管理工作[3]。
目前，对于综合档案管理中涉及到的资料收集与整理，归档与保存等，均实现了信息化，这就需要在装订或归类各种档案资料时，必须体现合理清晰性，既不能混淆归类，又不能归错保存类目，以利通过信息网络实现调阅档案资料信息的准确性。同时，学校不能随意更换综合档案管理工作人员，综合档案管理，既需要专业知识与技能，也需要丰富实践经验。只要现有综合档案管理人员能够做到爱岗敬业，就要鼓励他们为学校做好综合档案管理工作，用以提高他们管理综合档案素质，提高学校各类综合档案管理水平。
（三）规制综合档案管理必要工作流程
规范学校综合档案管理，必须要严格遵循档案管理工作流程。在一般情况下，管理综合档案的基本工作流程，包括档案资料的归类和档案资料的归档流程。归类档案资料，要做到档案资料分类的合理，并按照档案资料生成的时间，进行严格分类；对档案资料的归档，一定要注重对档案资料的收集、筛选、校对与整理等环节上的工作，既要做到细致，还要做到归档及时，并将档案资料归档类目信息，及时登载到信息网络管理系统当中，以利对档案资料的有效使用，体现调档的及时准确性[4]。
（四）切实构建规范化的综合档案管理室
伴随新时代社会经济建设与发展，已经实现了人才配置的市场化。这样，技工院校的综合档案则成为了一种信息产品，尤其变成了人才信息资源的储存地。怎么样体现合理、有效和开发利用学校培养人才信息资源价值，发挥好学校综合档案管理作用，是目前技工院校综合档案管理需要思考的问题。构建技工院校规范化的长大管理室，是实现学校规范化与科学化管理综合档案的必备条件。学校切不可以用用房紧张为由，拖延或不再建设综合档案管理室。现在的综合档案资料的保管，既需要纸质载体管理，又需要信息化管理，如果没有专门的管理与保存空间，将难以实现综合档案资料管理质量，如果是相对重要的档案资料，因保管不善而发生霉变，将是一种难以挽回的损失。再有依靠光盘、优盘、磁带或磁盘形式保存的档案资料，也会因保存环境相对较差，会发生失磁可能性，造成档案资料的报废。这是在说，档案资料载体性质不同，它们均需要具有较好保存环境。这就决定技工院校必须要改变原有分散保存档案资料方式，为满足信息化与规范化管理需求，必须构建规范化的综合档案管理室，用以提高综合档案资料管理质量，以利于发挥综合档案的最大效用[5]。
结束语
社会已经进入新时期发展阶段，技工院校综合档案管理不能再落后社会发展形势，需要跟进时发展脚步。档案资料已成重要信息资源，并成为一种产品，其作用将愈加凸显。因此，需要技工院校既要完善综合档案管理制度，又要配备专业综合档案管理人员，在构建相对规范的综合档案管理室中，实现学校档案资料管理的信息化与规范化，从而发挥好技工院校综合档案管理效用，为学校提供必要和必须的档案资料信息服务，助力学校向前发展。
参考文献
[1]钟巧毅.技工院校综合档案管理现状和提升策略[J].办公室业务,2019(8):46-48.
[2]骆秀婷.技工院校档案管理水平提升途径探析[J].教育现代化:电子版,2017(5)65-67.
[3]韦卫.加强档案管理建设 促进学校持续发展——浅谈新形势下技师学院档案管理现状及规范化、信息化建设[J].档案学研究,2017(6):67-69.
[4]高静.技工院校档案管理如何提高实效性[J].中文信息,2019(3):38-40.
[5]李新.技工院校职业技能培训鉴定档案工作信息化建设的思考[J].南北桥,2017(9):54-56.