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浅议文书档案管理中的创新王仁川

发表时间：2021/6/11 来源：《基层建设》2021年第6期作者：王仁川

[导读] 摘要：随着信息化时代的到来，社会生产生活在获得极大便利的同时，各行各业的发展变革速度也进一步加快。

        乐山嘉城建设发展有限公司四川省乐山市
        摘要：随着信息化时代的到来，社会生产生活在获得极大便利的同时，各行各业的发展变革速度也进一步加快。文书档案管理由于具有一定的服务和政治性质，所以对技术也有着一定要求。然而现阶段的文书档案管理工作并没有受到相应的重视，只是流于形式，如此就难以充分发挥档案管理工作的积极作用。在万众创新的大环境下，文书档案管理工作也应与时俱进进行变革。文章基于文书档案管理面临的问题进行分析，并针对性提出了相关优化措施。
        关键词：文书档案；问题分析；管理创新
        前言
        在历史车轮滚滚向前的进程中，必不可少的会发生一些重要事件为了文化的传承和延续，需要对其进行记录并妥善保存。在现代社会也是一样因此文书档案便应运而生，并且在历史见证中发挥着不可替代的重要作用。然而随着现代化社会经济发展水平的不断提升，人们逐步忽略了文书档案管理的重要性，在现代信息时代下万事万物都在不断发展更新，文书档案管理工作也不能落后，需要利用现代化的手段进行文书档案管理以保证文书档案的利用效率和工作的实效性。
        一、文书档案管理创新的积极意义
        （一）提升文书档案管理的工作质量
        在当前信息化时代的大环境下进行文书档案管理创新能够有效提升档案管理的工作质量，与时俱进适应现代化的管理特点。在现代化的档案管理工作中，档案数据通常储存在计算机系统中，有效避免了传统档案管理模式之下可能造成的档案损坏和丢失的问题。文书档案管理工时俱进的进行创新使得档案管理变得高效化，并且提升文书档案资料的安全性。
        （二）提高文书档案管理的工作效率
        其次，与时俱进对文书档案管理工作进行创新，灵活应用现代技术成果有效突破了传统档案管理模式之下工作效率偏低、任务量繁局限性。在传统文书档案管理工作开展中，首先需要搜集资料继而进行整理和装订，一整套工作程序下来需要花费一定的时间。将现代化的信息技术应用到档案管理工作中有效工作效率缩短时长，并有效降低了管理成本。
        （三）提高现代化档案管理利用效率
        在传统的文书档案管理模式下，工作重心往往在于对档案资料的搜集与管理，而对于文书档案的综合利用率却明显偏低，导致文书档案管理工作无法充分发挥其积极作用。通过对文书档案管理工作进行系列创不仅能够简化档案管理的工作流程，而能够有效提升文书档案的利用效率。通过现代的信息技术工作人员可以突破时间和空间的限制进行档案管理，能够将文档案价值最大化。
        二、新时代背景下文书档案管理工作所面临的问题
        传统文书档案管理理念的深远影响导致现代文书档案管理工作中依然存在有诸多的问题。首先档案管理工作人员的专也技能有待提升，文书档案管理工作对于专业技能具有一定的要求。随着现代化社会的不展进步，现代信息技术便利了人们生活工作的方方面面。而文书档案管理工作却没有与时俱进采用现代化的管理办法。部分档案管理工作人员对于办公软件不能熟练使用，继而影响到对文书档案管理工作的质量。其次，当前的文书档案管理工作缺乏一定的规范性。由于档案管理工作的不规范导致大单位对于档案管理工作并没有高度重视，也没有意识到做好档案管理工作对于企业今后发展所带来的益处，更加不会重视档案管理工作，因此形成了恶性循环。最后当前的文书档案管理工作缺乏工作效率。

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依靠传统的人工方式进行资料的搜索和整理不仅会耗费大量的人物力而且不能保证准确率，给后期的档案管理工作乃至企业的日常运营都带来了不可忽视的负面影响。
        三、实现文书档案管理创新的有效途径
        （一）强化对于文书档案管理创新的重要性认知
        信息时代的到来给文书档案管理工作带来机遇的同时也给单位内部的档案管理提出了更高标准的要求。在全新的时代背景下单位内部管理人员应当带头意识到文书档案管理工作以及创新的重要性。只有单位领导和相关工作人员深刻意识到文书档案管理新的重要性，继而在单位内部做好宣传工作，并将文书档案管理工作信息化作为单位当前的重要工作之一，才能够将文书档案的管理创新落到实处。具体而言在领导层形成工作管理的责任制，给每个领导分配不同的工作管理板块，保障每一版块的档案工作管理使准确无误的，与此同时，上级领导要不定期的对文书档案管理工作进行抽查，并聆听有关人员的工作汇报，一旦发现工作过中的问题，就要及时的进行指导和帮助支持，这样才能够将文书档案管理的创新工作顺利进行。
        （二）提升文书档案管理人员的整体专业水平
        其次，想要实现文书档案管理的创新工作，还应当重视提升文书档案管理工作人员的整体水平。众所周知，作为一线工作人员，文书档案管理人员的专业技能和责任心直接决定着文书档案管理工作的整体质量和工作效率。因此，相关领导人必须重视对于管理工作人员专业技能的培训和提升。可以通过开展定期或不定期的培训活动，细化管理内容和管理环节的要点。本着培训必考核的原则坚持对参与培训的工作人员开展考核，合格之后方可上岗。并且根据考核结果对工作人员所负责的工作内容和福利待遇进行相应调整，制定出科学合理的奖励机制，便于全面激发工作人员的主观能动性。除了强化文书档案管理人员的专业技能之外，还应当注重提升文书档案管理人员对于信息技术熟练应用的能力，关注档案管理人员熟练使用现代办公软件的水平。只有确保文书档案管理人员对于系统和计算机具备熟练操作的能力，才能够将文书档案管理创新工作全面落到实处。
        （三）文书档案管理工作中充分融入现代信息技术
        最后，不可忽视的是在现代化信息时代的大背景下，文书档案管理工作想要完成系列创新还应当将信息技术融入到文书档案的日常管理工作中。文书档案管理工作人员应当与时俱进的摒弃传统的管理方式，熟练掌握相关的办公技巧并辅之以多媒体技术，全面提高档案搜索的速度和整体工作效率。除此之外，文书档案管理工作还应当构建一套具有自身特色的文书档案管理系统并不断进行优化升级。构建系统的同时还应当和其他部门进行联合，实现资源共享，密切合作交流为企业今后的迅猛发展奠定良好的基础，不断提升企业的综合竞争力。
        四、结束语
        总而言之，在当前信息时代下文书档案管理工作迎来了全新的发展机遇，同时也面临着一定的挑战，推动文书档案管理创新工作是当前各企业以及事业单位的首要任务。想要将文书档案管理创新工作落到实处应当强化对于文书档案管理创新工作重要性的认识。其次，还应当重视提升文书档案管理人员的专业素质。最后在文书档案管理工作中还应当密切融合现代信息技术不断提升文书档案管理工作的整体水平。
        参考文献
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        [2]李真.文书档案管理的特点及创新途径探究[J].管理观察,2019(27):73 -74.
        [3]常艳丽.信息社会背景下办公室文书档案管理工作的改革和创新[J].兰台内外,2018(11):3-4.