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数字化背景下基建档案归档率提升对策分析

发表时间：2021/6/11 来源：《基层建设》2021年第6期作者：李秀英

[导读] 摘要：基建档案是对基建工程中产生的各种数据信息的有效记录和保存，是基建项目得以稳定运作的保证。

        吉林油田勘察设计院吉林省松原市 138000
        摘要：基建档案是对基建工程中产生的各种数据信息的有效记录和保存，是基建项目得以稳定运作的保证。基建档案中的数据可以真实、全面地反映出基建工程的施工情况，为工程管理者提供工作需要的数据支持，同时也方便相关部门为工程的管线布局、防火等级和竣工验收等内容提供针对性服务，实现高效率施工。
        关键词：归档率；基建档案；数字化
        引言
        随着大数据、云计算、计算机信息技术的应用，基建档案管理步入了数字化时代，可以在电磁介质上存储，以二进制编码为主要存在形式，能够被计算机识别并被互联网传输的数字档案大幅增长。数字时代基建档案的表现形式、存储介质等与传统档案有着明显的区别，这也对数字时代基建档案归档提出了新的要求。
        1基建档案管理信息化的必要性
        基建档案是开展工程质量监督的资料保障，也是明确施工过程中责任主体的线索依据。基建档案几乎涉及建设单位的所有环节，比如施工单位的进度情况、监理工作的执行情况以及各部门、各单位的责任落实情况等，这些信息和整个基建工程建设的质量及效率都有莫大的关联，做好基建档案管理可以为项目管理人员的信息查询和工程审查提供必要的数据支持，对于强化质量监督工作大有帮助。推动基建档案的信息化建设，是对档案作用的进一步发挥，在加快档案的信息化转型过程中，档案管理人员可以更清晰、更明确地了解建设过程中的主体责任，从而杜绝责任不明和推诿等问题的发生。同时，基于信息化技术构建的基建档案在资料录入的时间戳也更为清晰，能对采购单、进场验收单等凭证进行更完备的记录。因而展开基建档案的信息化转型有助于提升基建项目的管理效能，有助于保证项目的建设质量，故应当结合大数据技术积极推动基建档案管理的信息化建设。
        2数字化背景下基建档案归档问题及其原因
        2.1归档意识较薄弱
        基建项目在新建、改建、扩建过程中，各参与方更注重基建项目能否如期完工，忽略了各个环节基建项目档案资料的及时归档。尤其是在大数字背景下，基建档案存在的形式和归档要求呈现出新的变化，加之施工单位资料员多为兼职或临时人员，档案专业素能不足，人员调动频繁，这些因素的存在，都影响了基建档案归档率。
        2.2管理工作落实的不完善
        由于基建档案整体的生成时间较长，因此其内容就会涉及到建设工程的时间、流程、阶段以及各个部门的总体特点，并且基建档案具有复杂性、多样性等特点。这就需要在建设过程中确保施工单位能够按照要求进行有效地处理，这样才能够有效建立基建档案。但由于在工程施工过程中，其内置的档案资料编制人员专业技能较差，同时也缺乏相关的编制能力及专业知识。因此，在进行档案编制过程当中就会由于其自身能力有限，导致基建档案的收集、整理以及归档都无法及时完成，同时也不能通过规范的操作保证档案的准确性。进而就会导致在进行扩建时，无法应用基建档案中的有效信息对的整体构建进行有效的判断。
        2.3信息基础滞后性
        当前，很多工程项目的基建档案管理依然以传统纸质档案管理为主。随着计算机信息技术、CAD、Photoshop、BIM等软件在基建项目中的深度应用，基建档案信息化水平越来越高，也要求基建档案管理适应这种数字化、信息化转型。但，基建档案管理大多依然沿用传统纸质模式，基建档案数字化归档所需的硬件设施和软件配备不足，难以满足数字化背景下基建档案归档所需。
        3数字化背景下基建档案归档率提升措施
        3.1加强管理信息化建设
        大数据背景下，直接对基建档案进行单纯的库藏已无法满足基建档案建设和管理的需求，也难以满足各部门对基建档案资料的不同需求，所以要强化基建档案的信息化管理。

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基于此，基建档案部门要积极利用先进的基建档案管理技术，如声像技术、数据库技术、网络技术等建立基建档案数据库、基建档案管理系统、基建档案检索系统，对基建档案进行处理，形成不同范围、不同层次、不同区域的基建档案资料，然后经过细化分类、组织、整合等操作，逐渐落实信息化管理，将对基建档案的管理从面向基建档案实体管理转变为数字化信息资源管理，大大提高基建档案利用率，实现基建档案信息的增值。大数据的真正价值在于数据分析，如果只收藏数据不注重进行分析，只是对数据进行初步检索和简单统计处理，就无法体现出数据的价值，也就无法将之转化成有用的数字化成果。因此，要注重实用数据挖掘分析技术，对基建档案的巨量原始资料进行分类整理、综合挖掘、深度整合和数据分析，发现其中隐藏的价值内容，找出数据间的潜在联系，解除院校发展存在的信息孤岛问题，促进内部信息的传递和共享，展现基建档案数据的价值。
        3.2建立健全基建档案管理制度
        由于目前许多学校对基建档案管理工作重视程度较低，因而缺乏相应健全的档案管理制度。为了规范整体的工作秩序，领导人员应当建立健全基建档案管理制度，保证档案管理工作能够顺利有效地进行。对各个部门的工作进行一定程度的约束，对部门与部门之间实现信息的及时沟通交流提供坚实的制度保障。保证基础工程建设的相关程序与相关档案资料信息的收集整理工作能够在健全管理制度的支持下同步进行。
        3.3加强对基建档案管理的重视
        企业领导对基建档案管理的不重视对整个企业档案管理工作有较大的影响。企业应认识到基建档案管理工作的重要作用，提高重视程度。应加大宣传力度和培训力度，使相关工作人员和管理人员正确认识到基建档案管理的重要性，自觉提高责任意识，采取行之有效的措施切实做好基建档案管理工作，解决实际问题。
        3.4提高档案管理人员素质，实现模式创新
        由于基建档案会直接关系到企业今后的建设、应用以及维修、扩建等，因此，就需要档案管理人员具有较高的责任心，并能通过专业化的处理方式，确保对档案的有效管理。因此，就需要企业加强对档案管理人员素质的提升，保证其有较高的专业水平以及新型的管理意识，通过对管理模式的有效创新，实现对档案的高效应用，以此推动企业的可持续发展。
        3.5更新思想观念
        要想提高相关领导对基建档案管理工作的重视程度，首先必须积极更新领导的思想观念，接着上行下效，让所有的工作人员都认识到在基建项目施工过程中做好基建档案管理工作的重要意义。应建立科学严明的档案管理制度，促进基建档案管理工作规范化、具体化。此外，在实际的工作过程中，应定期对基建档案管理工作进行检查，对收集上来的相关资料仔细审查，一旦发现问题，应当及时组建领导团队制定合适的解决方案。
        结束语
        大数据、云计算、计算机信息网络技术在档案管理中的深度应用，提升了基建档案归档数字化水平。基建档案归档管理也步入了数字化时代，实现了基建档案在电磁介质上存储，以二进制编码为主要存在形式，并能够被计算机识别、实现在互联网中传输。数字时代基建档案的表现形式、存储介质等与传统档案有着明显的区别，这要求在思想上、素能上和信息技术上加强基建档案归档工作，以适应数字时代对基建档案归档提出的新要求，实现基建项目归档率100%的预期目标。
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