聊城市东昌府区住房和城乡建设局 山东聊城 252000
摘要:在事业单位发展的过程中,档案管理工作是较为重要的环节。但是在当前的事业单位档案管理工作中,由于受到部分因素的影响,使得档案管理工作存在着一定的问题,直接影响到档案管理的质量和效率,进而影响了档案的利用率。本文将对事业单位档案管理工作中存在的问题进行分析,并提出相应的解决策略,以期能够为事业单位档案管理工作的健康发展奠定基础。
关键词:事业单位;档案管理;管理问题;对策
引言
事业单位的档案管理工作本身是非常多样的,档案当中涵盖的丰富信息也可以给很多工作的开展提供必要的参考。在进入新时期以来,我国事业单位机构改革一直在不断发展完善,所以事业单位的档案管理部门也要不断完善自身的工作方式,总结现阶段存在的问题总结一些可行的对策,这样才能做好新时代的档案管理工作。本文针对这些问题进行了简要分析。
一、事业单位档案管理中存在的问题
1、管理人员的能力不足
档案管理工作是一个非常考验人员耐心的工作,因为具体工作表现为内容繁琐,过程繁多,并且因为容易出错,所以必须细心对待。但是,档案管理工作对专业性要求并不高,没有什么技术含量,所以在事业单位中经常得不到重视,相应的在人员安排上,基本都是由基层员工负责,这就导致员工的管理知识缺乏,整体素质低下,极大的降低了事业单位档案管理的质量和效率。另外,因为事业单位对档案管理人员的待遇不高,就导致工作人员的工作积极性不足,这也是档案管理效率得不到提升的重要因素。
2、软硬件设施配套不健全
有的至今还没有独立的档案室,资料只能东放一堆、西存一片;有的虽有档案室,但普遍容量较小,地处偏僻,周围环境不好,只有简易的可移动的档案柜,未能按照空间大小合理设立档案密级架,处在一种简单的资料堆积阶段,很多地方档案管理资料未能输入电脑,手工操作居多,甚至连手工登记的资料也不成册、不完整,软硬件设施严重滞后于政府采购事业的发展。然而,档案必须适应信息化要求,把电子文件妥善保管起来。信息化的迫切要求及飞速发展,对档案部门提出了更高的要求和一些亟待解决的问题。当前,在信息化建设过程中,也有档案部门不了解、不懂的东西,特别是信息管理系统、资源管理系统、ERP系统、CAD/CAM系统等。
3、档案管理信息化程度较低
现如今,各行各业都已经逐渐借助信息技术来发展,对于事业单位的档案管理工作来说,使用信息化技术势在必行。当前,很多事业单位都已经意识到信息化档案管理方式的重要性,也逐渐开始利用信息技术来对档案进行管理,不仅方便了档案信息的查询和使用,同时也降低了管理的成本,但是档案管理信息化程度并不高,很多档案管理人员都只是将档案信息录入到计算机数据库中进行简单的记录,而不是将这些档案资料高效化的管理和利用,导致档案管理工作效率低下,直接影响了事业单位的发展。
二、改善事业单位档案管理的对策
1、增强对档案管理的重视度
档案管理是事业单位最为基础的管理,只有档案管理工作能够顺利进行,才能保障事业单位的快速发展。事业单位档案管理作为管理的日常,必须要受到管理部门的高度重视,做到既重视单位自身的发展又要重视日常的档案管理,确保档案的准确性和及时性。事业单位档案管理十分复杂,与其他的部门的业务往来更是繁多,涉及到单位发展的各个环节。因此,事业单位可以采取一月一次的档案检测,认真核对单位的档案信息,促进单位快速发展。事业单位档案管理部门也要加强对自身的重视,严格要求每位工作人员,认真管理档案。此外,事业单位还要设立专门的档案管理部门,由专人负责档案管理工作,明确档案管理部门各个管理人员的职能,落实责任制度,从而提升档案管理工作的效能。
2、提高档案管理人员的工作能力
不管档案管理如何改进,其关键点还是人,只有将工作人员的综合素质提高才能更有效的提升档案管理工作的质量。在具体的实施过程中,应该把握以下几点:首先是提高档案管理人员的工作待遇,利用优厚的工作条件来激励员工的工作积极性,提高员工的工作责任心。其次,事业单位应该通过必要手段引进专业的管理人才,在人员评定时需要严格对待,从一开始就提高档案管理人员的基础专业素质。另外,还需要加强档案管理人员的专业培养,争取每隔一段时间就进行一次高密度的专业训练,在工作中不断加强档案管理人员的能力和素质。最后就是引入先进的人员考核机制,监督和审查档案工作人员的工作,明确岗位工作规范,建立赏罚分明的规章制度,进一步提高档案管理人员的工作自觉性。
3、强化档案收集
档案收集工作是档案管理工作的第一环节。随着信息更新速度不断加快、信息载体种类不断增多,档案收集工作难度不断加大。各级事业单位要紧密结合自身工作实际和特点,改进和提升不同档案收集工作,建立和拓宽收集渠道,提高档案收集质量。归档的文件材料应当齐全、完整、有效、清晰,签字盖章手续完备。对于传统书写材料应当使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合耐久性要求的书写材料,严禁使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等非耐久性书写材料。归档材料中有电子文件的,应当与相对应的纸质文件一并存档;属于非光盘形式的电子文件,应当转换成光盘储存形式的电子文件。对内容不齐、手续不全、渠道不明的材料要及时给予退回,确保档案材料完整、准确。
4、加强档案管理的资金投入
工欲善其事必先利其器,为了提升档案管理工作的效率,促进档案管理的信息化建设,需要加强档案管理工作的资金投入,不断更新档案管理的各项设备,充分利用现代设备,提升管理效率。例如,传统档案管理,对纸质版档案进行保存,档案整理、保存和检索的工作较为复杂,效率地下。依靠现代化设备,建设档案管理信息系统,实现信息化管理,档案采用电子存档的方式,有利于档案的检索、整理、再利用等,而且档案管理的效率会得到大幅提升。当前,许多事业单位对于档案管理的人力、物力、资金投入不足,限制了档案管理工作的开展,加大档案管理的资金投入,更新设备设施,促进档案管理实现信息化管理,不仅节省人力和物力,还提升工作效率。
5、提高档案管理的信息化建设
为了提升档案管理工作的整体效率,应当要加强信息化建设。第一,借助计算机技术的优势,建立相应的档案管理信息系统,实现档案的规范化、系统化的管理,将档案按照不同的标准来进行分类管理,这样不仅能够提高档案的管理效率,同时还能够提高信息的利用效率。与此同时,还应当要建立信息共享和交流的平台,实现“线上+线下”共同管理的方式,提高档案信息资源的利用效率和档案管理的整体效率。第二,事业单位应当要重新调整资金配置,在档案管理方面加大资金的投入力度,配置性能良好、数量足够的计算机基础设备,并划分一定的款项来对档案管理工作人员计算机操作能力进行培训,使其能够全面掌握先进的计算机档案管理技能,提升事业单位档案管理的整体效率。
三、结语
事业单位要高度重视起档案管理工作,及时分析档案管理中存在的问题,不断总结经验,积极探索新的有效对策,努力实现档案管理的科学化、信息化;要不断规范档案管理,引进、培养档案管理人才,不断提高科技含量,创新管理工作机制,使档案管理工作与时俱进,为社会经济的发展发挥应有的作用。
参考文献
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