中国石油辽宁大连销售分公司 辽宁省大连市 116600
摘要：近年来我国社会经济的不断发展，物质生活水平逐渐提高，私家车持有量持续上升，加油站建设项目也逐渐增多。而在加油站项目建设中不仅要考虑地下油量存储，还应建立完善的项目档案管理机制，并保证档案管理工作能够实现对项目建设的促进作用。高质量的项目档案管理工作不仅要有完善的构成体系与实施策略，还要有良好的监督管理制度，进一步确保相关工作人员能够正确实施并推进建设项目档案管理工作的开展。
关键词：加油站；建设项目；档案管理
引言
工程项目档案管理工作是加油站建设中的重要内容，档案管理水平会对项目建设质量造成直接影响。不仅可以保证加油站建设的质量，满足社会供需关系，还能为后期相关建设项目提供有效依据。而从加油站建设项目本身出发，建设过程中涉及的工程档案种类较多，需要对相关的各类信息进行有效的管理，保护相关数据信息的保密性与真实性[1]。
1.加油站建设项目档案的重要意义
工程项目建设中的档案主要是从立项审批和招投标到设计勘察以及施工验收的整个工程过程，其中会产生大量具有重要价值的文件档案，且各类档案呈现的类型和载体也各不相同，加油站建设项目的档案同样如此。加油站建设项目的档案内容还涉及一些改建、技术更新以及安全隐患改造等内容，档案资料反映的是整个真实的建设过程，也包括后期的维修、管理等内容，对加油站项目的建设具有非常重要的意义。加油站建设项目档案管理工作不仅对工程质量具有显著的鉴定功效，还有利于未来的改造工程建设与维护活动的顺利进行，是查明事故原因，追究责任的重要依据[2]。
2.加油站建设项目档案管理的主要构成
加油站建设项目档案管理工作应包含所涉及的所有档案资源，以某一个加油站为例，他所涉及的档案内容包括：（1）项目建设前文件，主要有现场考评表、谈判纪要、评审纪要以及可行性报告等，还有报批文件、各类合同、政府审批文件、请示类回复类公文以及其他文件资料等。（2）建设初期设计勘察文件，包括所有基础设计资料与施工设计文件等。（3）开工后的项目管理文件，主要涉及建设项目的开工报告、工程总部署以及招标文件等。（4）施工开始时的施工文件，内部涵盖工程技术文件以及设计蓝图等。（5）施工过程中监理文件，此类文件主要涉及施工监理合同、大纲、细则以及施工设备材料的质量审核材料等。（6）工程竣工验收文件，包含项目的验收报告、设计、施工、勘察以及监理总结和投产准备等。（7）产权证和营业执照、组织机构代码证、税务登记证等相关证件照片。
3.加油站建设项目档案管理存在的问题
3.1专业档案管理人才不足
当前加油站建设项目的档案管理工作通常由非专业的其他岗位工作人员临时组建，这也导致管理人员在缺乏专业技能的情况下，无法进行高质量的档案管理工作。同时由于加油站建设项目的地理环境和工作性质等因素，导致人才缺失问题严重，使档案管理工作无法发挥其应有的价值[3]。
3.2档案收集与归档不及时
加油站建设项目具有数量多且空间分布广泛的现象，档案管理人员对一些偏远地区的档案材料缺乏及时有效的收集归档手段，对档案资料的全面管控存在困难。这也导致了各地区档案材料收集与归档都存在不及时的问题，通常情况各项目会进行事后追补档案，但这对后期建设工作造成了严重影响。
3.3缺乏完善的规范管理体系
加油站建设项目不仅涉及能源应用，同样也是化学危险场所建设，因此在整个项目进行中要严格遵守其特殊的要求与规范。当前还缺乏完善的规范管理体系。
4. 加油站建设项目档案管理应对策略
4.1加强沟通，明确责任
加油站建设项目档案管理工作中需要档案部门、工程管理部门以及施工单位等多方协调合作，因此，为确保各部门职责不重复，遇事不推诿，需要各部门之间加强沟通，明确职责。各部门涉及的档案工作有：建设项目档案管理、验收与保管实体档案工作交由相关档案管理部门负责；工程项目建设档案过程的控制交由投资管理部门负责；项目建设前期的文件、项目管理文件以及后期竣工后文件交由投资工程部门和分支机构负责；监理相关文件的收集与审核等交由监理单位负责。
4.2完善加油站建设项目档案管理考核机制与档案归档范围
加油站建设项目数量众多，且具有多点同时施工同时竣工的特点，这也导致档案归档工作难度加大，影响档案管理工作效率。针对这一特性，需要明确加油站建设项目档案的归档范围，便于相关档案工作的顺利开展。通常由投资工程部门提供项目的投运表单与工程进度表单，根据数据明确需要归档的档案范围，进而确保相关档案资料能够及时的归档。此外还要完善加油站建设项目档案管理考核机制，激发各级公司对档案管理工作的积极性，保障加油站建设项目档案管理归档的及时性[4]。
4.3构建档案管理五方验收机制
作为工程项目正式转入投产的标志与关键阶段，项目验收工作是整个加油站项目建设的最后一关，竣工验收是一项全方位的考核，对建设成果、勘察设计、器材设备以及施工质量各个环节的考评都具有重要意义。根据有关规定，所有加油站建设项目都要保证对竣工项目验收后的档案资料验收。加油站建设项目的档案验收工作需要采用五方验收审核机制，包括施工单位、监理单位、相关分支机构、投资工程部门和档案管理部门按照完整、系统、准确的原则对所有档案进行验收，并对整体项目出具验收意见。验收审核标准首先是完整，必须要保证档案内容涵盖整个工程建设项目，同时对照加油站建设项目档案的归档范围与保管期限进行审查。其次要保证档案的系统性，档案系统要遵循其形成规律与文件之间的联系，审核所分卷、分类是否合理。最后是要保证档案资料的准确性，档案内容要真实反映项目建设的实际情况与具体过程，相关图文资料要符合实际情况。
4.4培养并建构加油站建设项目档案验收的专家队伍
加油站建设项目与其他建设工程相比，由于其化学危险品行业的原因，在建筑工程的共通性以外还有一些其特有的特性。加油站建设项目的档案管理工作人员既要了解加油站建设项目的特点、技术工艺、流程等内容，对加油站建设项目所涉及的档案内容与范围非常熟悉，同时还要对一些特殊工艺或者特殊情况的档案内容有敏锐的洞察。此外还要有非常充分的建筑项目档案验收流程与方法。由此，加油站建设项目档案管理工作需要相关企业加强对高级专业人才的培养与引进，积极吸纳优秀的管理人才，构建强有力的档案管理专家团队，进一步提升加油站建设项目档案管理工作水平。
结语
在建筑工程项目中档案管理工作一直是影响工程质量的重要因素之一，加油站是当前成品油销售市场的主要经营终端，因此对加油站建设项目的档案管理工作尤为重要。完善高效的档案管理工作不仅能够提升建设项目的质量，更能为企业提供真实有效的经营数据，也是衡量加油站管理经营情况的标准。因此，企业加油站建设项目档案管理工作要从管理机制、责权划分、档案归档范围确定以及人才储备等方面多管齐下，打造坚实的档案管理体系，提升加油站建设与管理效果。
参考文献：
[1]张伟，顾远.加油站工程建设项目中精细化管理的运用研究[J].居舍，2019(27):123.
[2]张剑威.加油站油库建设项目的施工质量管理[J].四川水泥，2019(07):144.
[3]张凌川.加油站工程建设项目中精细化管理的运用研究[J].当代化工研究，2019(02):77-78.
[4]陈璐，潘运方.工程建设项目档案的必要性和重要性[J].城建档案，2021(02):46-49.