滨州市沾化区建设工程质量检测中心 山东省滨州市 256800
摘要：实现信息化的档案管理，不仅能够提高档案资源的利用率，还能够保障档案资源的完整性，发挥出其自身的使用价值。因此，相关单位在开展档案管理工作时，要对档案信息化建设的重要作用予以了解，以此提高对档案管理信息化的重视程度，从档案管理的制度、设备等多个方面出发，进行信息化的有效建设，通过多种科学合理的手段，提高档案信息化建设工作的质量与效率，使得这一工作的实际效用能够在档案管理工作中充分发挥出来，借此推动档案管理工作的发展，使其在相关单位的发展过程中起到积极的促进作用。
关键词：档案；信息化建设；档案管理
1档案信息化建设的概述
若是从广义这一方面来讲，档案信息化则是指对社会、经济以及政治等多个方面的信息进行融合，通过信息技术实现档案资源的共享；而从狭义这一方面来讲，档案信息化就是对相关档案资料进行数据化，形成电子版的档案资料，为使用者的查阅提供便利性。对于档案信息化建设而言，就是对传统档案管理方式予以改建，将以往纸质的档案转化为数字化形式进行保存，这样不仅能够实现对档案资料的长期保存，还能够借助相关信息化平台，实现档案信息资料的共享，大大提升了档案管理工作的效率，使得整个档案管理工作变得更加科学化，其中信息化的档案管理模式也在较大程度上提升了档案管理的便利性。
2档案管理工作中存在的问题
2.1信息化建设意识不足
对于信息化建设工作来说，其自身的有效开展实现了对传统档案管理模式的创新，同时也加快了档案管理服务理念的变革发展。信息技术在档案管理工作中的合理应用，能够在较大程度上提升档案管理工作的效率，而且也能够提高其服务水平，使得相关用户对档案资料的查阅更加方便，并且还能够实现档案信息资源的共享，大大提升了相关组织效率。这些都是档案信息化建设的优势，但是，部分档案管理工作者对于信息化建设的重要作用缺乏全面且正确的认知，以至于对于信息化建设的重视度不高，也有些档案管理者本身的思想观念比较传统，对于档案信息化建设接受程度较低，这就导致档案信息化建设进程无法顺利推进，最终影响到档案管理的变革创新发展，大大降低了档案管理工作的质量与效率。
2.2标准化系统存在短板
信息技术在灌区档案管理中的应用，离不开各系统数据库的支持和保障。利用档案管理系统数据库，将不同种类的数据信息录入至相应的数据库中，为档案信息化建设提供高质量的信息内容支持。但从现实来看，由于数据信息录入不准确，存在错录、漏录，以及档案管理数据信息库之间存在各自为阵现象，库与库之间、建库部门之间缺乏一套行之有效的标准化管理系统，灌区档案存在大量的碎片化、非结构化信息，影响了档案信息化建设进程。
2.3档案信息化技术不成熟
我国互联网在20世纪末逐渐兴起，随后信息化管理逐渐被重视。档案信息化建设是一项网络系统工作，计算机系统和网络都有一定的安全隐患，对网络技术的要求也较高，由于技术不完善，互联网信息技术取代传统档案管理方式存在一定安全问题，网络病毒和黑客攻击等情况，使档案信息有泄露丢失风险。档案信息化建设中最重要一环就是将纸质档案转变为信息化存储。需要采用扫描仪将纸质档案的信息转化为电子文档，扫描的精度和准确度影响着最终成品的质量，扫描仪器质量参差不齐，扫描人员技术水平不一，会导致电子档案质量难以保证。档案信息化存储的技术不一定达标，存储系统的稳定有待进一步发展。目前档案信息化实践中，档案信息化的存储方式主要是用电子文件，电子文件存储有一定时间期限限制，无法完全满足档案管理信息化的存储要求。
3推进档案信息化建设的对策
3.1建设数字档案馆，充分重视科学认知
在进行档案信息化建设的过程中，我国已经开展了数字化档案馆的建设，但是针对现如今时代背景下数字档案馆建设实际情况来看，很多基层的档案工作部门也开展了建设数字档案馆的工作项目，但是笔者认为数字档案馆建设还存在着一些问题。具体而言，我国数字档案馆建设存在的主要问题其产生原因很大一方面是受到了数字图书馆的影响，档案信息以及图书馆信息两者之间存在着很大的个性差别，不仅如此，社会公众对于数字图书馆以及数字档案信息两者的实际利用需求也存在很大不同。因此，在进行数字档案馆的建设过程中一定要建立在谨慎态度的基础上，笔者认为在建设数字档案馆的过程中应建立在对于数字档案馆具备充分科学认知的基础上。首先，所谓的数字档案馆，实际上就是一种通过采取电子网络的方式，进而实现远程获取档案文件信息的一种形式，这种情况下可以认为数字档案馆并不是一个具备物理存在的实体，而是建立在利用信息技术以及网络技术的基础上，将存在于不同地区的电子档案信息资源通过网络的方式实现对接，以此使得档案信息资源共享得以实现。这种情况下，能够看出数字档案馆，实际上就是一种不具备形态的档案信息组织以及档案信息利用环境。
3.2健全档案管理信息系统
根据灌区档案信息化管理实际，建立统一的档案信息化管理系统，建立专门的档案数据库，将前期采集到的档案数据信息录入信息系统。该系统可由数据采集加工、信息查询、系统维护、系统帮助和用户权限分配等子模块组成，并利用互联网技术，实现档案管理系统与灌区各业务部门之间的有机联系，实现灌区档案信息自动化管理。其中，数据采集加工模块，主要涵盖各个业务部门的数据信息；信息查询则根据不同用户权限配置，赋予其相应的档案信息查询范围；系统维护则由灌区档案后台管理人员使用，根据系统在后期运行过程中出现的各种情况或问题，及时予以更新、维护。
3.3重视档案信息化进程中的人才队伍建设
一方面，需要转变现有档案工作理念，重视对档案工作人员专业知识，信息化能力和技术的培养，加强档案工作人员继续教育，开展相关内容的培训和学习，全面提升现有档案工作者的综合能力和信息化素养。另一方面，要注重高层次复合型人才的引进，制定各项人才引进政策，加大引进力度。要重视信息化人才队伍建设，优化人才结构，构建人员充足，结构合理，技术过硬的档案信息化人才队伍，推动档案管理工作的创新发展。
3.4.建立完善安全的档案管理网络
相关单位若想提高档案信息化建设的有效性，并在档案管理工作中发挥出实际效用，增强档案管理工作的质量与效率，就需要加大投入力度，购进信息化建设所需的各种软硬件，为档案信息化建设提供充足的物质资源。基于此，相关单位需要建立安全的档案管理网站，并将其分为面向内部与面向公众这两种网站平台，借此增加档案管理工作的服务功能，借助网站为广大用户提供档案信息资源服务，借此实现档案信息资源的共享，促使档案资源得到充分的利用。另外，相关单位要投入充足的资金费用，购买计算机、扫描仪等各种信息化设备，同时还要保证相关信息化设备的质量，借此推进档案信息化的建设进程。
结论
在新时期，档案信息化建设具备十分重要的作用价值，只有加强档案信息化建设力度，保证档案信息化建设有效性，促使档案信息化建设充分发挥作用价值，这种情况下才能够保证档案工作适应现代化社会发展的要求，才能够保证档案工作取得良好的工作效果，使得档案信息社会化服务得以有效实现，而这些都需要建立在全面准确认识档案信息化建设的基础上。因此，应注重针对档案信息化建设进行分析探究，进而实现档案信息化建设的全面准确认识。
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