天津市房屋质量安全鉴定检测中心有限公司
摘要：现如今，我国的经济建设得到进一步发展，同时也推进了市场经济建设的蓬勃发展，各企事业单位、政府机关也越来越重视档案的管理工作。在当前信息时代背景下，档案管理信息化建设已成为我国档案事业发展的必然趋势，积极应用高科技设备与技术，最终有效提升我国档案管理工作的质量和效果。档案管理部门应当加强文件材料处理以及归档数字化管理，加快系统工程建设，加大设备引进与更新投入，构建信息技术支撑系统，提升档案管理人员素质。
关键词：计算机技术；档案管理
引言
近年来，随着社会的进一步发展，我国已经进入到信息时代，各个领域都逐渐注重信息技术的应用，档案管理领域也不例外。档案在社会中起着关键的作用和意义，其直接关系到企事业单位、政府机关的正常运行。同时，随着社会的进一步发展，我国档案管理的水平也得到了进一步提升，但成效并不理想，加上电子政务的进一步发展，也让档案管理从业者更加注重信息化发展。基于此，在档案管理中必须紧随时代发展的步伐，将先进科学技术和信息技术应用到具体实践之中，强化档案管理信息化建设，从而不断提升我国档案管理工作的水平。
1计算机技术应用于档案管理的重要意义
计算机技术和网络技术在档案管理中的应用，能够显著提高档案管理效率，尤其是提高档案信息检索和查询效率。使用者运用系统的自动搜索功能，能够节省以往人工查询的大量时间，满足不同用户群体对档案信息的需求，有助于实现对档案信息的充分利用。
1.1降低档案管理成本
通常，组织和个人每天都要接受和处理各类信息，档案管理部门亦是如此。采用传统的办公手段，难以高效处理信息。为了提升信息处理的速度，主要的方法就是配备更多的人力资源和设备，势必增加档案管理成本。与过去的粗放式管理方式相比，现代化的档案管理模式由于应用了先进的计算机技术，实现了档案的数字化以及档案的高效管理和利用，有效节省档案存储的空间，大大降低了对人员、设备和纸张等的需求，显著减少了管理成本。
1.2提升档案管理效率
数字档案管理的功能在于实现档案的及时归档，满足不同用户的需求。如对各单位而言，人事档案都属于档案的重要组成部分，涉及人员的招聘、调入、考核管理、调离、退休等信息，是单位开展人力资源管理工作所不可或缺的。如果采用传统的人工管理方式，都需要办理归档手续之后才能进行信息的查询利用。而在应用计算机技术之后，档案录入后即可在线归档，效率得到提升，我们通过数字化档案就可以即时、准确地了解有关人员的当前信息。
1.3提升档案利用效率
过去，档案以纸质载体为主，所需存储空间庞大，往往保存在档案馆、档案室等处，这就给档案利用者带来了诸多不便。而利用计算机技术以后，档案实现了数字化，其特征在于高效、便利，使用者能够借助网络快速、准确地找到自身所需求的信息资料。使用者节省了到现场查档的时间，可以利用系统的检索功能，摆脱档案利用的时间、空间限制，能够随时随地进行档案查询，从而提升了档案的利用效率。当然，这也对档案的安全性造成了一定的挑战。
2档案现代化管理中存在的问题
2.1档案管理机制不完善
档案从收集到录入系统，这中间的步骤是相当烦琐的，而这中间的每一个细节，对以后档案的使用率和利用率有着很大的影响。就目前的档案管理现状来看，我国的档案管理机制存在很多的问题和不足，比如流程不清晰、系统不完善、管理不细致、档案的核校机制缺乏等。这一系列问题的存在使得目前我国档案管理工作的效率相对较低，在很大程度上不能实现档案资源的有效利用。
所以，在开展现代化档案管理工作中，建立健全的档案管理机制是第一步的，也是最重要的一步，同时还要细化管理流程、优化管理结构，树立大数据意识，促进档案管理的科学化。
2.2缺乏专业的技术型人才
在大数据背景下，档案的收集和管理需要大量的专业性人才。目前，从事档案收集和管理的人员并不具备专业的数据处理能力和档案处理管理能力，对新形势下的档案管理模式不重视，停留在传统的、陈旧的档案管理模式上止步不前，不思进取、不念创新，在数据收集与最终整理的过程中都存在很大的障碍，直接影响档案管理工作的顺利展开。因此，我国应该加强对档案管理方面人才的引进和培养，改变档案管理中人才、技术缺失的现状，要为我国的档案管理事业储备人才，提供技术保障。
3计算机技术应用于档案管理的具体措施
3.1加强文书处理和归档的数字化管理
文书管理是一项基础性工作，其效率直接影响档案管理效果。为满足现代化档案管理需求，目前已经广泛使用计算机完成文件的登记工作。为提升工作效率，对于传输的文件应当根据批办次序在局域网中依次传阅，并预先设定催办的具体时间。若文件不能按照预定的时间归还，催办程序将直接向承办人发送有关的信息，提醒其及时进行处理。文件处理完毕后，系统将自动安排预归档，确保文件材料归档。
3.2加快档案管理信息系统建设
运用计算机技术管理档案涉及系统的整体设计、软件开发、文件扫描输入、归档、光盘备份、硬件设备选择、信息查询管理等多方面，可谓是一项系统工程。为了实现海量文件信息的高效输入和存储，设计的系统可采用磁盘阵列存储的方式，利用双服务器和高速扫描仪对文件进行集中扫描，并使用光盘与磁带备份档案数据，防止在实际运行中产生数据丢失的现象。
3.3加大设备引进与更新投入
为了推进计算机技术在档案管理中的运用，设备的配备和更新是必不可少的。因此，各单位在推进档案信息化管理时，应根据实际需求增加这方面的投入，除了配备先进设备之外，还要持续更新计算机系统和程序。在日常工作中，还要对过时的硬件设备加以更新，并做好计算机硬件的维护工作，这样不但能够延长计算机设备的使用时间，而且能够显著改善档案管理工作的质量和效率。此外，档案管理部门要积极对外展开交流，吸收其他单位的先进经验，重视资源的共享和利用，建立健全数字化档案管理系统，从而提升档案管理工作的效率。
3.4提升档案管理人员信息素养
作为现代化档案管理的主要执行者和实施者，档案管理人员的信息素养和综合素质与档案管理工作的效率和效果密切相关。因此，档案管理部门应当加强对工作人员的培训，提升他们的计算机操作能力，使他们能够掌握数字化操作技能，并将之运用到具体的档案管理工作中。此外，档案管理人员自身也要加强学习，不断提高自身的信息素养，为推进档案管理现代化贡献自己的一份力量。由于安全性是档案管理工作的基本要求，为此档案管理人员还需要提升自身的安全意识和能力，做好档案安全保护工作，为档案的安全性和可靠性提供基础保障。
结束语
在信息时代的背景下，计算机技术的运用对于推进档案管理现代化是不可或缺的。在档案管理工作中，采用数字化管理模式，能够显著提升档案的管理效率，促进我国档案事业的可持续发展。为了加强这方面工作，档案管理部门应及时更新硬件设备，加快档案管理信息系统建设，构建信息技术支撑系统，并提升档案管理人员的信息素养和综合素质，使计算机技术更好地运用于档案管理现代化中。
参考文献
[1]王 庆，陈 静.基于云时代背景的档案数字化管理及其应用策略分析[J].办公室业务，2020
[2]蒋 萍.电子信息化档案管理模式在档案管理中的作用探究[J].科技经济导刊，2020
[3]唐 言.信息化在档案管理工作中的应用价值与有效路径[J].企业改革与管理，2020