大庆油田第三采油厂数字化运维中心 黑龙江省大庆市 163000
摘要：在大数据时代背景下，档案数字化管理逐渐成为历史发展的必然趋势，通过档案数字化管理，可以让档案资源的作用得到充分发挥。
关键词：油田；档案数字化；实践；思考
引言
新时代的档案管理方式正随着现代科技的发展发生了巨大的变革，需要结合档案事业发展新要求，分析档案数字化建设的必要性及建设策略，更好地提升档案管理的现代化水平。
1档案数字化建设的必要性
档案数字化是综合运用计算机技术和网络技术，展开纸质档案信息转换的一种档案管理形式，与纸质档案相比，实现了信息和载体的分离，将不同形式的载体信息向进行数字化形式的转换，让文字、语音及图片等信息实现了数字化编码，借助数字化转换，让信息内容可以直观地呈现。在科技高速发展的背景下，随着对外交流的持续增多，以往的纸质档案管理方法已经不能满足档案管理者和使用者的要求。随着档案数字化处理技术的提升和计算机的广泛普及，档案数字化管理已经得到了全新的应用空间。基于此，必须积极开展档案数字化管理，以促进档案的数字化发展和普及。
2油田档案数字化的实践与思考
2.1推进档案安全管理制度规范化
与传统的档案管理比较，现代档案管理发展空间广阔，但是档案数据信息的安全保障不是一劳永逸的事情。大数据背景下的档案管理工作以全新的形式出现，规章制度的建立与完善跟不上发展的步伐，档案管理的效率达不到应有的预期，档案信息安全也不能完全保证。所以，档案安全管理制度的建立健全成为档案管理工作发展的一个重要环节。在档案管理过程中，档案信息准入制度以及监督管理制度是应该优先考虑的方面，应以制度为标准、以制度为规范，实行严格的分级管理。监督管理制度可起到防微杜渐的作用，减少不作为或失职行为，对档案数据安全保护以及档案管理水平的提升，可发挥积极的作用。
2.2提高科技创新支撑能力
首先，要有技术与质量双重可靠、性能优良、实惠耐用等与之相匹配的仪器设备，做好内控外防，从源头上减少自然毁损和应用效果低的概率。其次，要积极不断开发设计并研制出切实可行的、通用性高的档案信息管理软件，使档案信息化管理与单位办公自动化系统融合贯通一体，达到自动化整合兼容的成效。最后，档案信息化管理人员应积极采取有效措施，做到提质增效、降本增效，具有应对风险、确保各种设施安全运行与技术维护的技能。
2.3提高风控意识，做好风险应对工作
基层档案管理部门应用新技术开展数字档案项目，要兼顾各种安全风险和挑战。风险管理主要包括：规划风险管理、识别项目风险、实施定性风险分析、实施定量风险分析、制订风险应对计划和控制风险。风险管理贯穿项目全程，在数字档案项目计划阶段，风险规划工作是重头戏，需认真分析档案项目已知风险、未知风险和不可预测的风险，制订风险应对计划，密切跟踪风险才能更好地实施控制。实践表明：档案原始介质专项数字化的过程，如扫描、拍摄、拷贝等过程都会对原始档案产生影响，要制订切实可行的保护计划，采取有力的保护措施，力争不给或者少给原始档案资料造成伤害。再如，数字化档案系统要重视保密工作，严防信息数据泄露。基层档案管理部门要综合考虑互联网、办公内网以及与外网物理隔离的网络边界，严格按照档案定级范围实施操作。数字档案成果应用要基于完备的规章和内控制度，确保人员、操作、权限、环境的适用性。
2.4改变管理方法，线上与线下并行
以书面材料为主要载体的档案记录了有关单位的发展历程，但在大数据背景下，实体档案已经无法满足相关单位对于档案的调用需求，积极调整档案形式，提升档案的使用价值，这才是保障档案管理工作顺利发展的重要前提。在大数据背景下，档案信息的交流、置换与调整变得愈发频繁，实体档案占地空间较大，调用难度较高，对于人员变动、单位建设、日常事务管理等活动，相关人员无法利用实体档案对其进行记录。要实现大数据理论与档案管理工作的高效对接，相关单位应做好线上技术的开发工作，以现代化的档案管理手段推动档案管理工作发展。在档案建设环节，以线下档案为第一手资料，依靠线下档案中所记录的相关内容整理并制作线上档案，为后续的档案调用、开发等活动做好准备。线下档案的分类形式较为复杂，所涉及到的管理内容比较繁琐，在建设线上档案储备库的过程中，有关单位应指派信息技术管理人员对档案储备库进行管理，做好档案的加密、保存及调整工作，根据单位内部的具体事宜设定不同的权限密码，并做好安全防护，以此保障档案的安全性。在大数据背景下，档案的记录与调整变得更为轻松，但相关单位仍应做好实体档案的管理工作，以实体档案为第一参考，定期对线上档案进行补充、整理，避免因档案疏漏而引发的管理问题。在大数据背景下，有关单位在发起档案管理工作的过程中，应尝试将现代技术与档案管理要求结合起来，从而为档案管理活动带来新的灵感。
2.5将档案数字化建设的环境进行优化
为了让企事业单位档案管理工作的数字化质量得到全面提升，需要有关管理工作者积极提高在档案数字化建设工作中的资金投入力度，为档案的数字化转变打下良好的环境基础。第一，需要企事业单位提高在数字化硬件设施中的引进和采购力度，将数字化设施进行升级和改造，以切实满足档案数字化建设工作的硬件需求；第二，要求档案管理机构积极开展数字化档案管理平台建设，在关注管理平台技术创新的基础上，提高管理平台的安全防护力度，以免数字化档案资源被非法盗用，让档案数字化建设工作的有效性得到切实保障，让档案管理工作得以高效开展。
2.6技术措施
（1）加密技术。建议在传输数字档案的过程中使用“双密钥匙”进行档案加密。在这种前提下，所有用户都可以使用公共密钥提交文档，但是只有拥有密钥的收件人才能获取这个加密的文件。这样不但能应对各种恶意软件，还能完美地防止没有授权的用户窃听和入网，对数字档案的传输起到非常好的保护作用。（2）身份验证。身份验证最普遍的方法就是为每个系统合法的人员配对一个密码，密码由字母、数字或符号组成，以此来验证访问人员的身份。对于相关服务，如果验证失败，（3）防火墙。防火墙的作用类似于道路上的安全检查站，可以控制网络上信息的双向传输，截断非法访问，防止加密信息被泄露。防火墙的安全保护功能仅限于网络边界，该技术监视通过网络通信时序控制系统传递给它的所有数据流，通过预先建立网络安全规则使被保护网络中的信息和结构不受侵犯。（4）病毒防治。病毒防治包括预防和杀毒两个方面。防毒杀毒是一项非常系统且复杂的工程，想要建立完善的防治体系，就必须从技术上和管理上综合采取措施。
结语
中国档案界在瞄准世界档案学理论发展制高点的同时，也有一个鲜明特色，即更加重视本土的档案实践工作。他们在非物质文化遗产保护、工业遗产保护、传统村落保护等活动中积极开展工作，坚持在档案工作实践中服务社会，在服务社会中发展自身。
参考文献
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