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浅析事业单位人事档案管理工作岑李

发表时间：2021/6/11 来源：《基层建设》2021年第9期作者：岑李

[导读] 摘要：事业单位的人事档案管理在整个单位的各项工作中扮演着重要角色，只有保障人事档案管理工作的科学、高效、有序，才能为单位选好、用好、留下人才提供科学依据，进一步推动事业单位的人事管理、行政管理等工作顺利开展。

        身份证号码：45010319870930xxxx；广西地矿物业管理中心广西南宁市 530023
        摘要：事业单位的人事档案管理在整个单位的各项工作中扮演着重要角色，只有保障人事档案管理工作的科学、高效、有序，才能为单位选好、用好、留下人才提供科学依据，进一步推动事业单位的人事管理、行政管理等工作顺利开展。然而，目前许多事业单位在人事档案管理工作中存在问题，因此，与时俱进、推陈出新成为顺应时代发展的必然趋势。基于此，本文简要介绍了当前事业单位人事档案管理问题现状，并结合实际情况提出了相应的创新策略，以供参考与借鉴。
        关键词：事业单位；人事档案；档案管理
        我国大多数事业单位设置人事档案管理的主要目的就是为了更好地对相关的人才进行筛选与审查。随着我国当前社会的不断变迁，国家对事业单位人事档案建立与管理问题越来越重视，与此同时，相关的人事档案管理法律与法规不断出台与健全。根据我国当前大多数事业单位人事档案管理情况来看，虽然已经对人事档案管理制度进行了一定程度上的变革，然而，从我国事业单位人事档案管理的本质上来看，仍然没有发生很大的变化，不能够很好地顺应我国当前社会时代的发展要求。
        一、当前事业单位内部人事档案管理现状
        （一）部分工作人员以及领导对档案管理工作不够重视
        档案管理工作虽然有着很重要的位置，但是，却无法为单位创造经济效益或业绩。以至有些领导对档案管理工作认识不到位，认为不过就是做一些简单的抄写、保管工作，根本不需要什么专业知识，因此对档案管理工作无法给予足够的重视。在一些工作人员看来，人事档案管理就是对个人信息的抄写与保管，不需要具备丰富的专业知识，从而对相应工作产生了懈怠、消极等情绪。久而久之，他们对人事档案管理工作的重视程度越来越低，出现了应付工作的现象，导致档案管理工作质量逐渐降低，不能为单位的人才队伍建设提供有效服务。
        （二）人事档案管理制度不完善
        人事档案资料中年龄、性别、学历等信息错误或漏记的现象仍然存在，这些与档案管理工作混乱有关的问题影响了单位相关事宜的顺利开展。究其原因，在于人事档案管理制度的不完善。尽管许多单位根据自身的发展情况建立了相应的人事档案管理制度，但是制度没有得到有效的贯彻与落实，使档案在借阅或转递的过程中容易造成档案传递通知书未填写、相关借阅手续未登记、回执单填写不及时等问题，不利于人事档案管理工作的有效进行。
        （三）管理人员综合素质待提升
        就事业单位的人事档案管理工作而言，其涉及的内容较多且复杂，工作人员的操作难度也比较大，档案管理工作需要管理人员具有专业技能，但是许多事业单位对档案管理工作不重视，造成许多档案管理人员没有掌握相关专技能，甚至部分事业单位的档案管理员身兼数职，与此同时，事业单位对档案管理工作监管力度较小，许多档案管理人员工作状态不认真，没有自主学习意识，不能主动提升自身的业务水平，凭借着前辈教导的工作经验进行档案管理，使事业单位的档案管理缺乏系统性、创新性，整体服务意识较差，加上单位内部没有针对先进的管理手段和管理理念开展相关的培训教育，将档案管理部门变成了事业单位可有可无的存在。
        二、事业单位人事档案管理工作的新策略
        （一）增强人事档案管理工作意识
        事业单位的档案是各部门工作开展的基础，事业单位档案管理得当，才能促进事业单位的平稳运转，让各部门的工作有据可依，实现事业单位工作效率的提升，因此各事业单位必须提高对档案管理的重视程度，认识到档案管理的重要性，明确档案是对员工资料的统计，是对过往决策的记录，是部门工作流程的整理，妥善运用档案资料，能够促进事业单位的工作流程规范化，为事业单位的未来发展做好铺垫。

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事业单位要吸收先进的管理理念与管理方法，完善单位内部的档案管理制度，要定期开展对档案管理人员的培训，保证档案管理人员对档案管理工作有着正确的认知，帮助档案管理人员明白自身工作的意义与重要性，强化档案管理人员身上的责任感，引发档案管理人员心中的使命感，对档案管理工作进行多角度科学化的分析，完善工作流程，带领事业单位档案管理人员走向科学管理档案的道路。
        第一，成立人事档案管理领导小组，要求相关人员定期就人事档案管理开展检查、指导与监督工作，及时发现问题并提出相应的解决措施。第二，采用分级分类指导、级别动态升降等原则来进一步促进单位内部的人事档案管理工作有序开展。第三，根据单位各基础设施设备的具体情况来为从事人事档案管理工作的员工配置计算机、打印机和扫描仪等现代化设备，使档案管理工作的安全性和可靠性得到一定的物质保障。
        （二）规范人事档案管理工作流程
        评定人事档案管理工作成效的关键要素就是人事档案材料是否完整和标准。因此，事业单位有必要对人事档案管理工作流程进行科学合理的规范，使档案的收集、鉴别和查阅、转递等工作真正落到实处。第一，认真做好人事档案的收集工作。在单位规定的期限内按照规范要求及时收集年度考核、干部任免、调研考察等档案信息，以确保个人材料的完整性。第二，认真做好人事档案的鉴别工作。档案工作人员在这个环节需要高度关注档案材料的日期与真伪，判定档案材料是否属于该员工、相关手续是否完备，如缺少有关材料应及时进行登记、收集与补充。第三，认真做好人事档案的整理工作。档案材料要按照基本原则进行编号与归档，比如为材料编“类、页、号”、抄写档案目录、装订、编写索引号等等。第四，认真做好人事档案的查借閱工作。根据查阅人所持有的单位介绍信或查阅审批表提供相应的服务，经审查符合规定后进行阅档登记，然后提取档案以供查阅。如遇借阅档案这样的特殊情况，需办理相关的借阅手续。第五，认真做好人事档案的转递工作。必须针对所需档案填写“人事档案转递通知单”，并批注档案转出时间和转往单位，同时还要填写转出档案登记表，确认无误后在回执单上签名盖章，完成档案转出。
        （三）重视人才的培养
        档案管理离不开对档案管理人员的培养与管理，档案管理人员自身素质严重影响事业单位档案管理的状态，间接影响事业单位整体的工作效率。因此事业单位必须对档案管理人员进行综合素质的培养，提升档案管理人员的思想高度，改变档案管理人员的工作态度，要通过制度给档案管理人员提供良好的工作环境，通过制度对档案管理人员的日常工作进行规范。事业单位有必要定期开展培训学习活动，提升档案管理人员的管理理念，帮助档案管理人员提升自身业务能力，促使档案管理工作有条不紊地开展，档案管理人员必须牢牢掌握基本的工作流程，掌握科学的管理方法，善于接纳新的管理手段，接受科技化的管理模式，能够将先进的管理原则化为己用，帮助事业单位有序推动档案管理工作的进展，帮助事业单位实现可持续发展的宏伟目标。
        （四）重视人事档案信息入档和修复工作
        收集、录入、验证等环节都是事业人事档案信息管理的重要流程，在人事档案的信息化建设进程中，档案管理工作者要切实做好档案的后期检查和修复工作，一旦出现问题，要及时调取数据进行比对，及时更改，保证数据信息的真实性和准确性。
        三、结语
        总而言之，人事档案管理工作在事业单位中发挥着极其重要的作用，只有不断提升人事档案管理工作的质量与效率，才能促进人力资源的开发与利用。因此，事业单位需要重视人事档案管理工作，在建立健全人事档案管理机制的同时，通过强化档案管理意识，健全管理制度，提升信息化管理，改进队伍建设，能够确保人事档案管理工作最大限度地满足现代社会发展需求。
        参考文献：
        [1]夏长玉.谈新时期如何做好机关事业单位人事档案管理工作[J].才智，2017（10）：265.
        [2]刘琴.人事档案管理研究述评及趋势展望[J].档案学研究，2019（5）：22-25.
        作者简介：
        岑李，出生年：1987年9月；性别：女；民族：壮族；籍贯：广西田阳；职称：专技十一级；学位：文学学士学位；研究方向：办公室文秘