武城县人力资源和社会保障局 山东德州 253300
摘要：人事档案作为企业人事部对个人管理的基础与凭证，对于识别干部、选拔人才、干部队伍建设意义重大。然而许多人事管理工作依然停留于纸质档案的管理，从某种程度上降低了档案管理的效率，也造成了资源浪费。因此为适应企业的发展和数字化时代的要求，建立完善的人事档案信息化管理体系是必由之路。
关键词：人事档案；档案信息化；信息化管理
引言：
档案的信息化管理就是以计算机为基础，将网络作为新型管理平台，对于人事档案信息资源进行更为科学的管理和开发，从而实现由纸质档案向信息化数据档案的转变。随着以大数据、人工智能、云计算为核心的信息技术的快速发展，深刻地改变着各个行业和领域，也为人事档案信息化管理提供了过硬的技术支持和保障，显著提升了人事档案管理质量和效率。需要“创新干部档案管理方法和手段，不断提高管理工作水平”的相关要求，人事档案信息化建设就是要借助计算机、网络等硬件设施及相关软件配置，实现人事档案资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化，从而实现人事档案接收、传输、利用一体化，实现人事档案资源共享，为各行业发展提供人才支持和保障。
1人事档案信息化管理的意义
1.1有助于提高人事档案数据的保密性和安全性，保证信息资源的完整
人事档案信息是一种重要的资源，一旦丢失或泄漏会给企业造成巨大的损失。采用信息化手段能有效加强信息的安全性和保密性，减少纸质档案装订过程中的损坏和遗失现象，控制信息资源的使用范围，保证资源的安全性。
1.2促进人力资源管理制度改革，完善人才培养体系
人事档案管理信息化有助于企业利用实时更新的人力资源信息进行人才的选拔，利用信息技术及时了解员工的真实表现，全面考察员工，从而促进人才资源的优化配置，提升企业人力资源的竞争力。
1.3利于人事档案原件保护
人事档案中的纸质载体依然占据大部分，也是宝贵的原始人事信息材料，人事变动频繁查阅原始纸质载体档案，缩短了纸质载体档案使用寿命，因此，做好这一部分人事档案资料的保护势在必行。将纸质载体档案信息进行数字化采集，录入专题人事档案数据库，便于后期查阅使用，也可以很好地对纸质人事档案原件起到很好地保护作用。
2人事档案信息化管理的问题
2.1设施不完备
各类系统都需要硬件设备支持，缺乏优质硬件的系统，是难以发挥其最大效能的。但设备的购买和维护需要投入大量资金，部分企事业单位对人事档案工作不够重视，投入的资金不足，从而导致人事档案信息化管理设施不完善，信息化进程推进慢。
2.2制度不健全
许多企业在人事档案信息化建设过程中没有制定一套明确的实施方案，出现了标准不一、管理不统一等现象，不符合企业长远发展的需要，对人事档案信息化管理水平的提升具有不利影响。
2.3人员素质有待提升
使用信息化手段管理人事档案，要求从业人员必须具备相应的计算机操作技能和基本数字化知识。但是目前，大多数档案管理从业人员仍习惯于纸质档案管理的老套路，缺乏信息化管理素质，较难适应目前工作需要。
2.4数据利用方式比较单一
从公司人事档案管理信息化总体情况来看，尽管本公司人事档案信息化开始时间早，但忽视了对信息化的档案数据进行管理与利用[1]。在大多数情况下，只是将人事档案信息化建设作为保存档案资料的载体，对所有人事信息实行“数字化”处理来进行录入和查询，但是更为重要的人员分析、数据整合系统都没有做深层次开发，严重限制了人员档案数据的利用效率和系统的使用效果。
3人事档案信息化管理的措施
3.1形成统一管理体系
人事档案管理要走上信息化建设的道路，建立一套规范化、标准化的管理体系是首要任务。要明确人事档案管理的专门机构，确定人事档案流转规则，建立档案数字化标准（方便档案录入），开发专门的人事档案管理信息系统，实现数字化管理。在系统管理的基础上，建立可共享的档案信息基础数据库，给予有关人员权限区域数据资源的共建共享。建立健全人事档案信息管理体制，确保人事档案信息规范化、标准化的顺利进行。
3.2树立“大数据”理念，强化人事档案信息化管理
“说起来重要，排起来次要、用起来需要，忙起来忘掉”，一直成为困扰着人事档案信息化管理的重要因素。管理者、人事工作者和人事档案从业者在思想上要高度重视人事档案信息化管理工作，牢固树立服务意识，培养信息素养，确立“大数据”理念，用以作为指导人事档案信息化管理工作全过程。一方面，要不断拓展人事档案信息化管理范围。既要收集相关人员的人事信息，也要做好行政管理人员人事信息档案资料的建立，还要完善临时工、见习人员的人事档案信息，将能够体现各类人员专业背景及成长记录的人事信息资料及时收集、录入专题档案数据库[2]。另一方面，要建立“人事档案信息+多媒体信息”数据库。在互联网+时代发展背景下，既要收集“静态”的个人基本信息，也要做好年度新技术、新科研等信息资料的及时收录。此外，还要注重图像、视音频等重要资料的收集，不断拓宽人事档案信息收录范围。
3.3建立“一体化”体系，助力人事档案信息化应用
一要做好规划设计。针对规模、人员数量及类型，把信息化建设作为在新一轮经济发展深化改革的重要内容，给予人财物的支持，从整体角度出发，统筹短期、中期、长期发展规划，注重信息技术在人事档案管理中的应用。二要实施集成处理。一方面，做好人事档案信息数据采集，既要对原有实体人事档案信息进行数字化处理，也要将采集后的数据信息及时传输至相应的管理平台，建立相应的专题数据库[3]。另一方面，要做好人事档案信息数据检索。创建人事档案检索引擎。此外，还要做好人事档案数据信息分析，根据各个时期发展需要，提前做好人事档案信息数据的分析，围绕不同主题开展相应的编研，为管理者提供决策参考。发挥人事档案在发展中的重要功能和作用。
3.4筑牢“安全性”阀门，做好人事档案信息化安全工作
信息化背景下人事档案管理面临着诸多的非传统安全因素威胁，因此，防范人事档案信息安全风险，筑牢人事档案信息安全阀门是新时代人事档案信息化管理尤为需要重视的环节和内容。具体来说，既要确保实体人事档案安全，也要做好人事档案信息数据库安全防范工作。前者，要求做好档案室安全工作，按照“八防”的标准和要求，为人事档案实体保管营造安全环境。后者，则是信息技术应用条件下做好人事档案信息化防护的关键和重点[4]。一方面，要建立健全人事档案信息化安全管理机构，明确人事档案信息安全保障机构及人员，赋予不同人员登录、查询人事档案信息数据库相应权限，实行分级分类管理；另一方面，要根据人事档案信息化管理需要，建立健全安全防范管理制度，用健全的制度织密人事档案信息化管理外部保障。
4结束语
综上所述，在信息化、数字化大发展的21世纪，人事档案管理工作只有跟上形势，摆脱旧有框架、思路的桎梏，充分采用信息化手段，让人事档案管理在人力资源管理的各环节中高效发挥作用，才能充分提升企业的人才竞争力。
参考文献：
[1]康慨.浅议人事档案管理信息化建设[J].现代经济信息，2019（24）：106.
[2]秦紫英.新环境下人事档案管理信息化建设研究[J].现代经济信息，2019（24）：129.
[3]郭怀珍.新时代人事档案信息化建设存在的问题及策略[J].信息与电脑（理论版），2019，31（24）：215-217.
[4]王大鹏.事业单位干部人事档案信息化管理构想[J].黑龙江科学，2019，10（23）：142-143.