内蒙古兴安盟乌兰浩特市就业局 内蒙古乌兰浩特 137400
摘要：随着信息技术迅速发展，人们的生活也随之发生了天翻地覆的变化。在事业单位中，使用信息技术也可以很好地提高工作效率，现代科技不断进步，经济水平在不断地提升，信息化的速度只会越来越快。越来越多的工作单位会引入信息技术，信息技术是当代大数据的时代背景产物，对我国经济的发展会带来巨大的贡献。
关键词：事业单位；档案管理；信息技术；措施分析
1 信息技术应用于事业单位档案管理出现的一些问题
在信息技术高速发展的大环境下，事业单位需要灵活使用各类信息技术调整自身的档案管理模式，确保档案管理工作的针对性和有效性，全面提升档案管理的质量和效率。但是，一些事业单位对运用信息技术准备不充分，对信息技术的认知不够深刻，因此出现了行为偏差及方向失误，难以充分彰显信息技术在档案管理中的作用，整体档案管理质量和水平不够理想，与预期的目标之间存在着明显的差距，难以更好地体现信息技术在推动事业单位档案管理工作中应当发挥的作用。
1.1 对档案管理信息化的认知不够深刻
与国外相比，我国的现代信息技术发展速度比较快，但是起步较晚，还没有构建完善的运作体系及框架。因此，对事业单位来说，在将信息技术与档案管理工作相结合时受到了外部条件的约束，缺乏完善的管理制度以及标准体系。大部分单位主要以档案管理工作人员已有的信息技术水平以及工作经验为主，导致整体的工作质量大打折扣，存在许多主观随意性及波动性。这一问题的出现主要在于事业单位对档案管理信息化的认知还不够全面和充分，存在许多认识上的偏差。大部分档案管理工作人员过度依赖管理系统以及计算机，没有站在宏观的角度深入剖析不同的信息技术风险，当管理系统和计算机难以实现稳定运作时，就会导致各类档案管理资料直接丢失或毁损。
1.2 系统化的电子档案管理不够
由于电子档案管理工作的难度偏高，包含的细节要素较为复杂，许多事业单位开始以信息化电子化为目标，充分彰显档案管理工作的重要作用以及优势，促进这一工作的现代化发展。但是大部分事业单位的档案管理工作还只是停留在简单的存储、逻辑归档以及网上查阅，忽略了对管理系统的进一步开发以及利用，没有充分体现相应的作用。同时，规范化以及系统化的档案信息化管理水平较差，对于办公系统设计来说，档案管理系统设计工作不够理想，有一部分功能比较简单，存在许多缺陷，导致档案管理系统所发挥的作用十分有限。
1.3 电子档案缺乏安全保障
电子档案的出现与发展，符合时代发展的要求，它能够更好地体现事业单位档案管理工作的现代化发展趋势。但是目前的电子档案管理工作缺乏足够的安全保障，无法真正体现信息技术与档案管理工作相融合的重要优势，整体的管理质量和效率受到了影响。部分档案管理工作人员只能机械地使用不同的计算机以及系统来保存和使用不同的文件，难以真正地体现脱机管理以及下载过程中的特殊要求，如发生计算机后台受到病毒入侵，或是因为外部客观因素而导致各类故障，就会直接使得整个档案资料丢失或者被毁损，严重影响电子档案的稳定运作和安全保障。另外，由于部分档案管理人员工作能力不强、工作经验少，在处理文件材料和档案时没能做好后期的归档和备份工作，整个档案管理工作存在盲目性和随意性，导致文件丢失现象频频发生，档案安全缺乏应有的保障。
2 解决信息技术在档案管理中应用面临问题的对策
信息技术在事业单位档案管理工作中的运用要求比较复杂，所带来的影响是非常直接和深远的。为了真正实现信息技术与档案管理工作之间的紧密结合，档案管理工作人员应该以前期的充分准备为基础，了解各个阶段的档案管理工作要点及难点，抓住事业单位档案管理的核心和重点，在进一步调整及优化、升级的基础上，充分体现档案管理工作的针对性、现代性和规范性。
同时，还要注重细节要素的分析，关注各类问题出现的实质原因，在进一步调整和优化的基础上，确保档案管理工作的有效落实，保障信息技术与档案管理工作的紧密结合。
2.1 加深对档案管理信息化的认知
增强对档案信息化管理的认知是十分重要的，这是推进档案管理信息化的重要前提。之所以会出现档案信息化管理的困难及障碍，主要在于事业单位和档案管理工作人员对档案信息化的认知不够全面、不够深刻，从而出现了许多思路上的偏差及误区。因此，档案管理工作人员应该充分认识档案管理信息化的重要性和基本要求，积极做好档案信息化管理的相关工作。
①档案管理工作人员应严格按照国家规定的标准，推进整个管理系统的优化升级，积极做好档案信息资源的开发利用及共享工作。②档案管理工作人员应注重基础性工作，严格按照不同档案搜集整理及分类要求，注重按标准进行分析研究，加强对整个档案管理质量的控制及协调，及时修订不合格的标准，确保档案管理工作的有效性、科学性和严格性。③以规范化、标准化意识的树立为基础，构建完善的培训机制。档案管理工作人员需要定期接受专业性考核，并参加培训，全面提升自身的职业素养及信息技术能力，真正意识到信息技术的使用价值以及作用，灵活利用信息技术，提高工作能力和水平。
2.2 构建系统化、规范化的电子档案管理系统
档案管理工作内容复杂、系统性强，系统化和规范化是电子档案管理系统的未来发展方向，需要加大这方面工作的推进力度。应该积极构建和完善电子档案管理系统，注重对电子档案的科学管理。档案管理工作人员应该坚持文档一体化管理要求，确保电子档案的归档及时、齐全完整及有效利用。
2.3 加强对电子档案安全性的管理
档案管理工作人员应该着眼于目前的档案管理工作现状以及未来发展趋势，通过对信息技术特点的研究，更好地体现信息化管理工作的要求。其中，档案信息化安全保障最为关键。档案管理工作人员应当了解电子档案安全管理要求，明确现代信息技术的使用策略和方法，以口令密码、身份认证、授权管理、安全防火墙设置、安全备份等多种形式，更好地落实各类信息安全保障措施。电子档案安全性的提升是一个长期的过程，档案管理工作人员需长期做好这项工作。有关管理部门需要意识到自身的社会责任，出台相应的技术举措和政策，加强对电子档案的安全管理，不断提升监管力度，确保档案安全管理工作的有效落实。同时，档案部门应重视档案管理工作人员安全素质的提升，构建高水平的档案安全管理团队，为档案安全工作提供人力保障。
3 结束语
在新时代，信息技术在事业单位档案管理工作中的运用越来越普及，使用率越来越高。作为现代化档案管理系统中的重要组成部分之一，信息技术直接影响着事业单位档案管理工作的有效开展及创新。当部分事业单位应用模式不够科学、不够合理时，应该提高事业单位以及档案管理工作人员对信息技术科学应用的认识，确保信息技术在档案管理工作中的有效运用、实施和改革。档案部门及其工作人员应该进一步调整管理策略和管理模式，着眼于新的社会大环境，更好地将信息技术运用于事业单位档案管理工作中。
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