乌兰浩特市市场监督管理局 内蒙古乌兰浩特市 137400
摘要：文书档案的关键在于收集与归档，特别是在信息时代文书档案管理工作得到了越来越多的单位认可，为了确保文书档案的完整性、真实性和科学性，这样才能够为后续文书档案资源利用奠定坚实基础。
关键词：办公室；文书档案；收集与归档；模式创新
1 管理局文书档案管理的特点
1.1 行业特征明显
管理局文书档案管理主要是面向项目管理的各个环节，既要将项目管理各个时间段发生的主要事情记录在案，同时还要将记录下来的内容进行分类归档，很多文书档案还要根据年份划分管理区域，一旦项目文书档案管理出现疏漏，就会影响所保存档案的完整性和安全性，进而影响档案的后续利用。
1.2 档案内容复杂
管理局办公室文书档案管理涉及的内容非常广泛，不仅需要对机关行政管理、财务档案、文书档案进行收集和整理，同时还要对项目在建设过程中形成的各类信息档案进行收集和整理，而这些形成的档案都是对管理局工作各个方面的真实记录，不仅对项目后期维修有重要帮助，同时文书档案的内容也是公路管理局成绩的重要呈现。
1.3 档案管理专业性强
项目在建设过程中会形成大量文件档案，而这些档案的载体形式非常多，档案收集难度大，归类管理专业性强。以项目立项为例，所形成的档案就包含项目前期文件、项目施工文件、项目图纸、项目监理、项目竣工验收文件等等，这些文件在项目立项结束之后会形成成百上千卷档案资料，而这些档案资料都需要认真梳理，对档案管理的专业性提出了较高要求。
2 办公室文书档案收集与归档工作存在的主要问题
2.1 管理意识薄弱和水平低
经过目前管理局文书档案管理的实际状况来看，基层单位中重视经营生产生，而往往会将文书项目档案管理工作忽视掉，这种情况普遍存在。对于档案管理的工作而言，其能够推动管理局文书项目正常使用，并且还能将管理技术不断升级等，其有着非常重要的作用，若只是对其进行表面认识，并不能产生很大的经济效益，对于档案管理工作的重视程度认识不够，例如没有设置专门的档案管理部门，由其他岗位工作人员兼职进行管理，兼职管理工作人员文化层次高低各不相同，并且缺乏专业技能。不能将档案各不相同，同时缺乏专业技能。不能将档案整理、汇总、储存、运用等档案管理工作归纳到工作规划以及议事日程。
2.2 文书档案收集与归档不全面
如果前期的收集与归档不全面，势必会影响文书档案的后期管理和利用。管理局文书档案管理涉及的范围广，需要收集的档案资料多，载体复杂，这时就需要管理人员提升责任心，用大量的时间精力去收集整理。但当前部分办公室文书档案管理人员属于兼职性质，不仅要负责档案的收集与归档，同时还需要完成本职工作，在不能确保足够的时间和精力的前提下，很容易出现文书档案收集与归档不全面，影响后期档案资源的利用和开发。
2.3 安排的员工和硬件设施投入不够
因为管理局文书项目的规模非常大，并且所牵涉到的领域很广，损耗的管理时间也很长等，很多档案资料收集工作人员出现兼职或者轮岗的情况，所以导致文书项目档案管理的完整以及安全性无法得到保证，并且责任制度也不够清楚。但现阶段国内很多地区管理局部门并没有把档案管理归纳到工作体系当中，定位缺乏合理性，不能在员工以及设施设备等各个方面做出更加合理地安排，部分单位未能给档案管理部门配置更加健全的硬件设施，或在资金投入方面也不到位，这种情况下就已经完成了档案信息的建设。
另外还有一些单位认为高端通信设备的支撑上，仅仅一信息资源的规范性建设目标就已经达成，这样的行为很难确保该项管理信息化建设的完整性，也是建设信息系统，很难为建设信息化系统的长远稳定发展提供更充足的动力。
3 办公室文书档案收集与归档优化措施
3.1 加大对办公室文书档案管理模式创新力度
管理局主要领导应该给予办公室文书档案收集与归档工作足够的重视，积极引入现代信息技术，完善文书档案管理系统，构建文书档案管理数据库，实现对传统档案的数字转型，实现对档案信息资源的深入挖掘，为管理局各项决策提供档案依据。为了进一步规范档案管理，健全档案管理体制和机制十分重要。在档案实际管理过程中，首先要重视档案管理，在立项阶段为文书建设配备专职档案管理人员，把档案管理工作与文书造价管理、质量管理放在同一个位置，进度管理和安全管理。其次，根据项目建设的具体情况，合理制定和实施规章制度，根据项目建设需要修订岗位职责，并结合制定相应的管理办法，实现档案管理中的岗位责任制。同时，要求档案管理人员明确自身职责，做到档案管理过程中责任明确。最后就要严格把控项目档案的验收工作，要求管理者对于归入档案中的文件进行更加细致的审核，需要确保归入档案的文件具有完整性以及有序性，这样可以更好将档案管理的规范化以及系统化加强。
3.2 构建和完善办公室文书档案管理制度
办公室文书档案收集与归档工作要想有序推进就需要制度体系作为保障，因此有必要结合当前项目项目建设实际需要以及管理局工作实际情况，对办公室文书档案管理制度进行优化和更新，更好的规范档案管理人员的行为，让档案管理工作人员在工作过程中有据可依。一方面，要通过制度完善，进一步明确办公室文书档案的收集范围、归档程序，明确档案归档期限，这样才能够确保文书档案集中统一管理，才能够确保档案内容不会外泄。另一方面，要通过制度落实，加强办公室与其他部门的联系，要求其他部门积极配合办公室文书档案管理人员开展档案收集管理工作。
3.3 加强对档案管理人员的责任意识
之所以文书档案在收集与归档环节出现问题，很大原因都出在档案管理人员责任意识不强，因此办公室必须加强对档案管理人员的责任意识培养，进一步增强档案管理人员的责任意识。在具体培养过程中要设定相应的奖惩机制，对于档案收集与归档任务完成质量高的档案管理人员应该给予，对于通过培训教育仍然无法完成档案收集与归档工作任务的人员应该给予一定的惩罚，必要时可以调离办公室文书档案管理工作岗位。
3.4 重视档案管理工作的连续性、有序性进行
形成管理局文书项目档案，其牵涉到文书项目建设的全过程，因此，一定要确保该项管理工作开展的连续以及完整性，结合对实际项目建设需开展解析，从这些方面不断加强项目档案管理的有序开展以及连续性：第一，管理准备阶段。该阶段所牵涉到很多报批文件，管理工作人员需要根据规定标准，对报批的文件进行妥善保管使用，科学合理将文件归类以及排序，进一步将报批文件管理的有效性进行提高，有效将后期查验过程中报批文件的作用和价值充分发挥出来。第二，文书项目设计勘察阶段。根据规定要求进行分类，科学合理地将管理局文书项目所牵涉到的水文、地理以及地质等参数文件资料进行分类。第三，管理局文书项目建设过程根据规定标准，统一汇总管理文件材料以及技术和分部文书有关材料等，保证材料的管理以及收集工作更加符合专业性要求，对于文书项目验收阶段所形成的验收记录以及审查核对的文件，一定要根据规定标准开展更加规范性整理。
结束语
总之，在新的时代背景下，对文书档案收集与归档工作提出更高要求。管理局办公室文书档案管理对于单位各项工作开展意义重大，因此必须做好档案的收集与归档工作。一方面，要给予办公室文书档案收集与归档工作足够的重视；另一方面，要支持办公室文书档案管理工作创新，提升工作人员的能力和素养，进而提升办公室文书档案管理效率。
参考文献：
［1］何蔚玲.办公室文书档案收集与归档工作管理的实践探讨［J］.卷宗，2020（01）：96.
［2］翁颖群.办公室文书档案收集与归档工作要点分析［J］.办公室业务，2020（04）：119，130.