广州中德环境技术研究院有限公司
摘要：随着我国经济的发展，每个省市区都拥有了自己的档案馆；各大央企、国企、事业单位也都拥有属于自己的档案管理体系；连外资企业也都有一套属于本国习惯的档案管理体系。但在中国的民营企业，特别是中小型民营企业，在这块确是存在众多漏洞或是其他问题。有的具备档案室和档案管理员，但是没有有效的管理和监督；有的甚至连档案室也没有，易或者有档案室却没有专职人员，随手抓一个人当管理员，根本不管这个兼职人员懂还是不懂，是否有时间，有用心去做。因此，本文综合自己经历及调研的公司和机构，探究导致公司档案管理混乱的原因，然后提出一些档案管理应用策略，希望能为咨询类和技术服务类公司的档案管理应用提供有利依据。
关键词：档案管理；咨询；技术服务；应用
一、档案管理工作存在的问题
1.公司拥有者，最高管理者不重视
档案管理对于公司拥有者和最高管理者来说，是一个不断产生费用，却无任何效益的工作。宁可在技术、市场、生产领域多投入，也不肯在档案管理上多理会。从而导致档案管理地方越来越小，甚至没有；还总觉得多一个人就多一个成本，随手找个行政或者人事能兼职就兼职，尽可能不去设独立的档案管理员。当然也有重视的，但随着公司的发展，公司规模也在增大时，这时单设的一个两个档案管理员就手忙脚乱了，由于存在档案管理不能服务客户创造价值和创造和谐促进公司发展的观念，导致企业不着急，慢慢做，人少就人少的心态。造就了档案管理在公司成了姥姥不疼、舅舅不爱没人愿意沾边的事。
2.档案管理员职责不清
公司设立职位，原则上来说都是定岗定编。但是企业定岗档案管理员的时候，他的职责权限往往都是网上随便抄录一份文件，简单修改一下就成。根本不符合公司的实际情况，无法有效落地，档案管理员也无法有效执行。
3.档案管理缺乏有效管理手段
档案管理员因为各种原因，在公司和主管部门来看都是随便找个人都能做的事，所以对于档案管理员往往都是随便找个人，然后又随便找个人带一个带就让上岗了。对于档案的管理，保存基本都是人云亦云，没有什么技能，这么管有没有用，行不行也不知道。纸质文档该怎么管理，电子档案又如何管理，哪些文件需要纸质和电子档一起管理都是一知半解。懂都不懂，更别说有什么科学有效的管理手段了。所以导致公司相关部门及人员想找什么档案，往往都是费老半天时间，连档案在哪里都不清楚。
4.档案管理失控、疏于监督
档案管理员是谁的事，是档案管理员的。其实这个是整个公司事，但是各部门也好，公司也好，都只会认为这个是档案管理员的事。没有对档案管理员和整个档案管理进行有效控制，监督。还不能说，一说，公司的员工和领导都会说一句，“这个得专业的人做专业的事，我们也不懂”。档案管理员也是严防死守自己的一亩三分地，闲人免进，他人勿扰。互相促成，让档案管理处于失控状态。
5.核心技术人员或者管理层谨防死守
对于一个咨询和技术类或者从事技术岗位和管理的人员，往往认为自己所做过的项目的成果哪怕是过程都是我的，这个别人不能看，否则就是泄密。或者教会徒弟饿死师傅的心思，我怎么能把我会的我做的随便交给别人。有的是觉得我要是交给公司了，我的自我价值就会降低，所以我要掌握在自己手里，公司你就不能把我怎么样，否则离开我，公司还要不要有效运转。这样让“自我”在公司更有价值，在加薪升职方面有和老板谈判的筹码，也让老板或主管对自己必须保证足够的尊重。
二、如何做好档案管理工作
1.公司拥有者、最高管理者必须重视档案管理
由于档案管理不能直接创造现成的经济效益，不能促进有效的生产，导致不被公司拥有者、最高管理者所重视，这看似很符合逻辑，但实际是对档案管理的片面认知。导致企业者认知误区如下：
（1）档案特别是技术和服务类成果档案，那就是公司本身的成果和财富，烂于管理，等同于把公司的成果和财富肆意挥霍。
（2）档案的有效管理，对于公司人员交替或者同类型项目有相当好的参考意义。现在的公司员工，几乎没有谁会想着和公司一起发展一起生存等等，往往都是人往高处走，或者因为配偶等各种原因出现流动，不可避免。
但是新人到公司后，需要了解公司的工作流程和方式，不仅仅是听公司培训，因为公司培训很难做到手把手，事无巨细，所以这个时候翻阅公司项目档案就是很好的学习和借鉴。特别是对于新人，碰上公司刚好有的同类型项目，往往翻阅档案能加速他上手。也避免了某些类型的项目做完之后，只有公司个别参与人了解或者会做，他要是出差或者离开公司导致公司项目又得重新学习重新开始的尴尬局面。
（3）为公司管理层做决策或者参与项目招投标时，迅速提供依据。公司档案做好了，公司自己本身有什么实力有什么业绩也都清楚了，这样公司在管理层在做一些决策时就很容易全盘阅览相关文件，而不是需要的时候这里找一份那里找一份。投标也是，几乎不存在完全类同的两份招标文件，也就意味着不会存在一模一样的投标文件。这样在做投标文件时就能迅速搜索到相关的资质和业绩及相关文件。而不至于每次都是急急忙忙，找资料找的心烦气躁还经常的缺三拉四的。
（4）最关键，根据公司的管理，凡是都要有记录。很多公司都通过了ISO质量管理体系，但凡通过这个体系的企业负责人都应该知道且深刻理解一句话，“凡事都要有记录”，档案的有效管理也是确保公司凡事都要有记录。这点至关重要！因为目前，国家层面以及各省市，对于咨询类和技术服务类公司都有上级主管部门定期不定期检查，以及随时的飞行检查，而检查查的最大的一个方式就是溯源。如果连档案管理都做不到位，如何做到有效溯源；如果做不到溯源，又如何解释自己所做的事情是按照规定按照规范执行的。
2.根据公司实际情况，明确档案管理职责、权限和范围
每个公司的经营模式，服务客户，团队规模和生产情况等等都不是一样的，这样要针对本公司每一个工作环节，项目开展的每一个细节，从而梳理出本公司档案管理的职责到底是什么，特别是哪些资料是需要归档，范围涉及哪些，要一一明确（原则是越细越好，每个环节都不能少），不能让管理员自行理解，然后各部门自我明确，相互彼此都认为对方应该知道该怎么做。必须做到管理员清晰，各部门及人员也是要清清楚楚。否则档案管理就只能流于形式，该归档的没有归档，归档的又出现多次类同或者重复。所以档案管理的规定梳理清楚了，已经要黑纸白字的公示外，还要签发到每个部门的负责人。
3.与时俱进，科学和综合利用多种档案管理工具和手段
现在各种高科技电子设备越来越多，所以要针对不同的档案类型，要综合利用各种手段确保档案管理有序和安全。档案管理要注意查阅方便，在安全方面也要注意。最好能做到电子档案和纸质档案同时存在，且要一致，不要出现电子档案有目录，结果没内容，或者有目录让查询纸质版，结果发现纸质版档案是空的；对于纯电子版档案，建议也最少在不同的设施里面最少存档两份。
4.档案管理要有效监控，定期监督检查
档案是公司的成果和财务，同时也是秘密。为了保证公司财务不轻易流失，或者确保档案的安全性。存档之后的档案查阅，必须经过公司相关主管部门或者公司要求的负责人审核后才可以调阅。重要特殊档案还需要公司拥有者或者最高管理者批准才行。对于是否有效存档，最高管理者可以指派相关负责人负责，定期对存档的档案进行抽检。在公司进行内审的时候，也把档案的归档与调阅纳入审核范围。
5.明确管理责任
档案管理在公司内要明文规定；做好核心技术人员和管理层的思想工作；在新人培训时，把公司对于档案管理的要求要明确纳入培训范畴。档案管理公司梳理清楚后，需要拥有者、最高管理者进行签发，公示，并组织全员工培训学习该管理规定，明确档案管理的重要性和管理职责范围。对于公司的核心技术人员和管理层，公司要不同层面的负责人出面沟通，晓之以情动之以理，公司也不是说想把谁的东西偷窃，而是从公司的发展来说，必须做好相应的记录和归档。与谁都有好处，共同发展和成长。
6.提高档案管理人员综合能力
稳步把管理人员的业务学习作为档案管理工作者队伍建设的重要内容，并把档案归档流程、内容格式规范、计算机软件应用和文件整理等作为重要内容。每周都有规定的人员学习档案管理的制度，每次会研究不一样的档案管理主题，采取集中培训课程的形式，而且集中学习的课程需要有系统地规划。在短期工作人职工作组中，这些人员主要负责基本工作和岗位职责，所以培训的目标是熟悉档案管理管理工作，明确工作方向。
结语
对于档案管理，不仅仅是公司拥有者、最高管理者的事，往往还涉及到公司各个部门和个人。比如档案管理不善，员工申请职称找业绩，业绩从哪来？或者员工自己接触一个新领域，想找类似项目经验，没有有效的档案管理，想找资料，都没有出处。因此公司该重视珍惜保存好、保护好自己的无形资产，做好长远甚至百年发展计划，让公司的档案管理有序，从而减少过多的无意义的时间和人力物力浪费。