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摘要：本文主要结合现代办公条件下的办公文件管理与保密工作实践经验，对当前办公室在文件保密工作方面存在的问题进行分析。在这一基础上，探讨有效做好文件保密工作的策略，旨在做好工作，提供借鉴。
关键词：现代办公条件；文件保密工作
引言
在现代办公活动之中，文件保密占据极其重要的地位，对于办公室提高整体管理水平而言，有着十分显著的作用。为此，办公室工作人员应重视对文件保密进行全方位的了解，科学分析与把握其中存在的问题，采取有效措施对问题加以解决，力求增强文件信息的安全性与保密性，改善文件保密工作质量，最大限度地发挥文件保密在促进单位可持续发展方面所具备的积极作用。
1现代办公条件下的文件保密工作特点
1.1文件保密对象范围广
纳入企业文件保密的范围，主要是具有保存价值，不宜对外公开的企业重要文件资料。既有商业合同，也有技术图纸；既有专利资料，也有涉密文件。涉及到的人员众多，既有一线技术研发人员，也有企业经营管理人员，还有商业合作伙伴，等等，因此，企业文件保密的对象十分广泛，环节众多，增加了企业文件保密工作难度。
1.2文件保密内容多样性
从企业文件保密内容来看，便也涉及到国家秘密、商业秘密，包括生产工艺、生产技术、发明专利，以及商业购销合同。
1.3文件保密要求差异性
企业文件保密的内容涉及工艺、技术、合同、人事任免，从文件保密密级来看，包括绝密、机密、秘密，根据不同密级档案，对于保密期限的要求、保密人员身份的限制、泄密行为的惩处，以及保密工作的具体要求等，都存在着巨大的差异性，需要根据不同企业类型、不同保密要求等，有针对性地做好企业文件保密工作。
2现代办公条件下的文件保密工作存在的问题分析
2.1未能形成专业文件保密工作队伍
在办公室的整体管理工作之中，文件保密是由行政管理部门负责展开的管理工作。当前，由于大部分企事业单位对于行政管理部门的工作缺乏应有的重视力度，因而未能适应文件保密工作在新时代所提出的全新要求，有效展开专业人才的培训工作，没有构建一支具备高度专业素质与综合实践能力的公文管理队伍。与此同时，由于企事业单位习惯于采取内部调任人员担任或兼职文件保密工作，未能有效地通过人才招聘引入专业文件管理人才，因而很难保障文件保密工作的专业性，同时不利于保密工作的有序开展。
2.2缺乏完善的文件保密工作制度
制度在约束和规范人的行为方面，具备无可替代的重要作用，完善的文件保密工作制度，是企事业单位办公室有效开展各项日常工作、维持正常运行状态的根本保障。然而，由于没有对文件保密工作形成全面而深刻的认知，当前许多办公室没有构建起健全的文件管理与保密工作制度，因而工作人员在展开文件保密时往往缺乏科学的指导，存在较强的主观随意性，同时也无法有效保障信息的安全性与保密性，不能构建起良好的文件保密工作秩序。
2.3缺乏文件保密所要求的保密意识
当前，许多办公室在展开文件保密实践的过程中，都没有形成这项工作所要求的高度保密意识，无论是文件的管理者还是文件的实际利用者，都或多或少地存在这方面的问题，因而不能有效地展开文件保密工作。究其原因，在于办公室没有形成对于文件保密工作的全面认知，没有深入把握文件保密工作在办公室整体工作中所占据的重要地位，没有充分认识文件信息泄露可能对于办公室业务乃至单位效益或形象造成的负面影响与损失，因而无法全面保障文件保密工作顺利开展。
3加强文件保密工作的具体策略
3.1切实提升保密意识和能力
企业文件保密工作关键在人，做好企业文件保密工作，首先就要求企业经营管理者、文件保密从业者，以及一线生产作业人员都要牢固树立文件保密意识，做好日常保密教育和管理，使其牢固树立“文件保密安全事关企业切实利益”“安全第一”“安全保密无处不在，安全保密人人有责”等思想。尤其是重要岗位、重点人群要重点抓好教育，使广大文件保密从业者在思想上高度重视企业文件保密工作，在行为方式上自觉养成保密行为的良好习惯。其次，要抓好相关保密工作责任制的贯彻落实，根据不同岗位、不同群体的保密责任和要求，明确岗位及人员的保密责任，并将日常文件保密工作责任制落到实处，做好日常监督检查和考核，将文件安全保密制度落实情况，与其个人绩效考核直接挂钩，以严密的保密管理规定，确保企业文件保密工作得到充分的贯彻落实。此外，还需要建立相应的企业文件安全保密记录，一旦发生文件安全保密事故，可第一时间进行追溯性检查或者追回档案，最大限度降低损失。
3.2工作人员责任制度建设
办公室还应加强文件保密工作人员责任制度建设，以制度的形式明确工作人员在文件保密中所承担的具体责任，有效增强工作人员的责任意识，推动他们严格遵循文件登记、文件归档与存储以及文件查阅制度的各项细节性要求，提高文件保密工作水平。
3.3文件归档与文件存储制度建设
办公室在文件保密过程中处理的许多文件都需要在日后进行再次使用，因此办公室必须做好相应文件资料的存储工作，避免文档丢失和损坏。为此，办公室要重视建设完善的文件归档与文件存储制度，完善文件存放标准，分门别类地将不同的文件保密资料进行有序保存，在需要相应文件保密资料的时候能够第一时间完成对于文件保密资料的查找和调用。
3.4传输过程的保密
在数据的传输过程中对数据进行保密，主要有两种方式：一是对称性加密；二是非对称性加密。
3.4.1对称性加密
这种方式最大的优点是计算成本较低、使用方便、加密效率高。但是由于密钥的制作成本较高，管理较为困难，因此，也存在一定劣势，不适用于分布式系统。
3.4.2非对称性加密
在生活中常用的网络当中，采用的就是此种加密方式，公用密钥在网上公布，可以让网络上的一部分数据隐藏起来。而用户通过输入特定的口令，接收网上的信息，从而保护信息不被外界得知。
3.5引入信息技术，构建信息化文件保密工作模式
信息时代，办公室应重视将信息网络技术引入文件保密实践之中，构建信息化文件保密工作模式，以此有效地提高文件保密工作效率，进一步增强文件保密的安全性。为此，企事业单位应加大资金支持力度，重视为办公室配备现代化的办公设备，同时与专业计算机企业展开深度合作，将虚拟网络技术和物联网技术引入文件保密工作之中，有效构建起对于文件保密资料的全方位保护。比如，办公室可以应用信息网络技术将文件保密资料数字化，然后借助虚拟网络技术对文件保密资料进行有效保护。
结束语
做好文件保密工作制度建设、增强文件保密意识以及在文件保密工作中引入信息技术等策略，切实改善文件保密工作成效，促进文件保密工作适应现代化办公要求，进而有效推动企事业单位的长远可持续发展。
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