天津渤海职业技术学院 天津市 300402
很多年以来在全国各地的建筑市场检查过程中，我们都会经常发现各地的建筑工程资料管理得都是比较混乱的，都或多或少地存在这样或那样的问题。主要因为我国建筑企业的水平参差不齐，大部分单位的管理人员档案管理意识相对淡薄，导致工程竣工时仍不能整理出完整的竣工档案，使得工程竣工档案不能及时报送到城建档案馆，造成建筑工程档案移交滞后，不能顺利取得《建设工程竣工档案验收证明》。对于这种非专业从事档案管理的组织机构而言，档案管理是一项非核心的业务职能，为了提高管理效率和节约管理成本，建筑工程竣工档案整理外包已成为企业和社会组织处理档案业务的理性选择。[1]建筑档案服务公司是呈现出日渐旺盛的状态，建筑档案业务外包的市场前景是非常乐观的，建筑档案服务公司存在很大的价值，笔者坚信此类公司今后会有更为广阔的发展空间。
但是要完成建筑工程竣工档案的外包工作，要的不仅仅是一种技术手段，也需要一种管理手段与管理策略。档案管理是一项专业性技术性较强的工作，它需要一定的投入，这其中包括档案管理基础设施的投入、人员投入、技术投入及有关管理物资的投入。建筑档案服务公司要面对的不仅仅只是一家单位或几个资料员，而是若干个工程承包单位、监理单位、施工单位，一般的施工方不仅仅是一家，一般会按照工程项目的各个分项（电梯、智能、水、电等）分出不同的分包。首先，建筑档案服务公司在归档资料的收集上就面临着很大的挑战；其次，按照建筑类型，一类建筑与二类建筑的竣工资料归档范围还不一样，对形成的声像档案的具体要求也不同；再次，不同地区的城建档案馆对竣工档案的要求也会有细微的不同。所以在面临种种的现实状况下，此类建筑档案服务公司必须提升自身的软硬件能力来适应社会需求。
一、建筑档案服务公司运营中存在的问题
1.缺乏明确的管理部门和必要的规范
在我国建筑档案服务行业目前尚未成立一个类似行业管理协会的机构来管理或协调建筑档案服务行业的有序运转，使得建筑档案服务公司的发展各自为政，基本上处于分散经营状态。其次，在我国旧的档案管理体制的长期影响下，档案行政管理部门的管理对象多局限于党政机关和国有企事业单位，而建筑档案服务公司处于中间地带，对建筑档案服务公司的管理相对较少甚至疏于管理。[2]
2.公司管理制度不完善
虽然公司经过一段时期的发展后都会形成相应的财务制度、人事制度等。但是这些制度是否完善就另当别论了，而且大多数建筑档案服务公司的管理制度都是在其发展到一定规模时制定的，本就不完善的制度在多年的管理过程中也都没有改善，这样的现状就造成了管理制度的落后。企业的管理制度相当于企业运营运过程中的法律，它必须随着企业的发展而不断的改进和完善，坚决不可以一成不变。许多建筑档案服务公司在经营过程中只看重经济利益，总是把全部的精力放在大揽业务，闷头干活上，从而忽视了改进管理制度，一直沿用多年以前的不完善的、陈旧的管理制度。但是这些管理制度，并不能适应现代企业的发展，不能体现现代管理思想。另外，还存在这样的问题，并不是所有人都平等的、准确的遵守管理制度，会存在有些员工由于和领导有着亲属关系，所以经常会出现一些凌驾于制度之上的事情，使得管理制度失去了其本身的意义，只流行于表面。[3]存在制度的执行力不够，制度陈旧，制度不公平等问题。
3.人员配备不充足，专业技术人才缺失，员工流动性大
建筑档案服务公司近年来几经发展，无论是从社会的需要，还是从自身经营状况来看，业务规模仍有待提高。目前大多数建筑档案服务公司因受制于工作人员的不足，仅能小规模运作。[5]主要体现在没有专职的会计人员，没有人事专员，公司领导没有得利的助手，公司内部大大小小的事都由领导一手操办，由于事无俱细一个人的精力毕竟有限，在谈业务订合同之余还要管理公司大小事务和监督资料归档进度，所以很难做到面面俱到。
目前此类建筑档案服务公司员工的整体水平不高，大部分员工不是专业出身（建筑工程专业、档案学专业、影视制作专业），工作人员是建筑档案服务公司提供优质服务的关键，但目前员工的知识结构和能力水平并不理想。由于人事制度不健全，人员配备不充足，往往一个人身兼多职。从事图纸、资料归档和声像档案制作的人员更换频繁，存在大量的临时从社会上招募的兼职人员，来应付暂时繁忙的工作业务。使得此类建筑档案服务公司的员工整体水平难以满足建工程竣工筑档案业务外包专业化的实际需求。[6]
还存在员工流失率高的情况，员工的频繁跳槽对建筑档案服务公司和个人的伤害都较大。首先，公司招聘的成本增加了，为了使得新人可以尽快独自完成资料归档任务，还得花费大量的精力去培养新人，这也使得公司团队的稳定性降低、技术积累变弱。造成交付能力难以提高，客户的满意度下降。致使签订新单的难度加大， 建筑档案服务公司难以扩大规模，整体技术实力也难以提升。其次，员工的频繁跳槽，也减弱了她们自身技术能力的提升，由于不能在某一技术领略深度发展，员工职业规划弱化，职业稳定性变弱。所以还是要从公司内部制度入手，大力培养外包人才，控制员工流失，提升团队稳定性，提高公司的交付能力，所以员工流失问题是急需解决的重要问题之一。
4.缺乏专业理论支撑，企业管理粗放
建筑工程档案由工程设计档案，工程施工档案和工程竣工档案三部分组成。它包含有很多的内容，如工程前期手续，施工管理资料，质量保证资料，质量评定资料以及竣工验收备案资料等。[7]
建筑工程类档案整理，需要有建筑工程专业和档案管理专业的双重理论支撑，尤其是在文件资料使用率高、使用周期长的情况下，如何有效地将上述三部分档案收集齐全完整，不仅需要有精细的专业管理，更需要有档案管理的前端控制与全程控制理念。但由于该类公司缺乏具有专业背景的高级管理人才，缺乏专业理论支撑，无法实现管理的精细化与专业化，故造成档案资料收集不完整，整理亦无规律，专业工作缺乏长效性。
声像档案的收集缺乏专业性管理与规划。建筑档案服务公司的声像部门的主要工作内容就是外出拍摄和制作需报馆的竣工声像档案。由于建筑工地工作人员（各地块资料员）肩负任务较多，没有过多的精力去抓好声像的拍录。所以整个声像档案中的照片和视频都必须由建筑档案服务公司的员工去完成。而且每一项工程的拍摄都不可能去两到三次就可以完成，从施工开始到竣工至少每项工程需半个月去拍摄一次直到竣工。所以声像部门面对着大量的工程业务时，缺少的就是工作计划。拍摄人员经常在提前没有像施工现场了解到施工进度的时候突然到访，在没有任何现场人员的配合下盲目地进行拍摄，取得的工作效率大大降低。一般建筑档案服务公司所承担的业务施工现场都很分散，本可以一天拍摄两到三个工程项目，但是就是因为事先没有做好工作计划使得工作效率事倍功半。
二、建筑档案服务公司管理的优化措施
1.建立相关法律法规，规范建筑档案服务公司市场管理
首先，作为档案事业的宏观管理者，国家档案行政管理部门应加快制定全国性的有关档案业务外包的相关法律、法规、条例、办法等，如尽快制订出台《档案中介机构管理办法》，使档案业务外包工作的开展有法可依，有章可循，促进档案业务外包市场的健康持续发展。其次，完善档案中介机构的市场准入制度，规范竞争行为。据此，国家应加快制定档案中介机构的市场准入制度，明确规定档案中介机构应具备的资质条件，尤其是档案中介服务从业人员的资质条件，如规定从业人员均需持有档案行政管理部门颁发的从业资格证书，为档案中介服务创造公平、公正的竞争环境，杜绝部门、地区垄断和档案中介机构之间的不正当竞争。
2.制定完善的企业管理制度
规章制度维护的是企业的秩序，是符合国家法律法规，且令人信服的。好的机制能让坏企业变好，坏的机制可使好企业变坏。建立健全长效工作机制是关键环节。要认真加强企业统计规章制度建设。建立完善的且行之有效的规章制度体系，这对于重塑建筑档案服务公司工作形象起着至关重要的作用。[8]学习和借鉴先进企业的管理经验，建立和完善各项制度，实现管理制度的现代化，创新建筑档案服务公司管理制度，提升企业的可持续发展力。
从制度建设的角度说可以从以下几方面入手：
（1）规范业务外包合同管理，需要签订严谨的建筑档案业务外包合同，合同内容要细致、全面，明确甲乙双方的权利和义务，明确外包业务的质量，进度和违约责任的管理要求，明确费用支付有关条款等。必须充分考虑到可能出现的各种问题，这是约束双方的基本法律依据。
（2）建立明确的建筑档案业务外包实现流程，为落实质量保证计划，必须安排从事工程资料管理的专职业务人员经常深入施工现场进行服务。根据工程建设实际，定期或不定期召开工程资料协调会及向贵公司呈报《工作联系函》，以及时沟通情况、解决问题。根据现场实际工作中发生的新问题，应随时调整、完善工作方案，并向甲方报告。
（3）保质保量完成建筑工程竣工档案的归档工作，制定符合规范的收费制度。确保资料收集齐全后，15个工作日完成报送城建档案管理部门竣工档案并取得《建设工程档案验收证明》，并严格按照城建档案收费标准收取工程档案整编服务费。
3.加强档案形成和收集的前端控制
首先，加强对建筑工程文件资料收集的前端控制意识。建筑工程文件材料的形成过程伴随施工全过程，承接一项工程，从签订施工合同到竣工交付使用，其间要做施工记录、工程记录，这就决定了工程施工档案有一个“逐步形成”、“逐步积累”、“逐步完善”的过程，工程交付使用之时，才是档案完全形成之日。[9]
所谓的前端控制思想，就是指对文件资料的管理，要从文件形成之时甚至形成之前，就对文件形成一直到归档整个过程，给予通盘规划，把可能预先设定的管理功能纳入系统之中，并在文件形成和维护阶段进行监督。运用前端控制理论对项目进程中各阶段形成的纸质文档实施一体化管理模式。[10]
（1）为了切实加强建设工程资料管理的规范化，施工过程中工程资料的收集必须与工程质量验收同步进行。建筑档案服务公司要建立与参见单位、监理单位的定期沟通，及时了解文件资料的收集情况，及时提出解决问题的意见和建议。实践证明，这是保证归档项目文件质量行之有效的方法。[11]
（2）积极联系总承包单位、分包单位、监理单位及设计单位，进行竣工档案整编的交底、培训，对存在的问题分单位（设计、监理、总包及分包）提出具体整改内容及要求，对于问题突出的单位，做到严格核查，一对一进行指导，促使其尽快整改落实，做到“超前控制、加强监督、跟踪指导、严格验收”。经常与监理单位进行沟通，一方面可了解监理资料的完成情况、另一方面也可通过监理了解各总包单位资料完成进度及问题，在监理配合、协调下，督促施工单位按照要求进行竣工资料的整理。
（3）应安排从事工程资料管理的专职业务人员经常深入施工现场进行服务。根据工程建设实际，定期或不定期召开工程资料协调会，并向甲方呈报《工作联系函》，以及时沟通情况、解决问题。根据现场实际工作中发生的新问题，应随时调整、完善工作方案，并向甲方报告。
其次，声像部门必须做好每日外出拍摄的工作计划。工作计划本身就是对工作进度，工作质量的考核标准。对员工有较强的约束和督促作用。所以工作计划对工作既有指导作用，又有推动作用。搞好工作计划，是建立正常工作秩序，提高工作效率的重要手段。所以工作前认真制定工作计划，工作中认真执行工作计划是非常重要的。[12]
制定每日的工作计划前应事先电话询问了解现场的施工进度，确定是否需要拍摄，并和对方商定集体拍摄时间。要针对天气情况安排时间，因为阴天、下雨、雾霾等天气不适宜拍摄。深人调查分析，然后按照实际路线情况，安排一天的工作任务。制定实用、可行的工作计划，提高工作效率。但是工作计划的制定要有灵活性，因为，工作计划本身，就是一种预测性的工作安排，有很多不确定性，要考虑意外情况，要留有余地，以适应复杂多变的情况。[13]
4.以人为本，提高员工专业素质，降低公司员工流失率
良好的公司人文环境，是吸引并留住技术人才重要因素。加强公司文化建设，树立公司品牌形象，是建筑档案服务公司不忽略的一环。建筑档案服务公司要想在激烈的市场竞争中取得优势，专业化的团队是必需的。建筑档案服务公司的员工必须拥有良好的专业素质，深刻了解建筑工程竣工档案整理原则与规范。[14]以人为本是现代企业管理的根本理念之一。人是公司最重要的资源，企业的发展最终离不开团结合作的员工。如果员工与企业之间，仅仅只是一种雇佣关系，缺少人文关怀，所以员工也只会把公司当作养家的一个工具。
（1）提升员工的福利待遇，避免待遇中那些不公平不合理的地方。
（2）多组织专业培训，让员工意识到在这里我是有培训与提升的机会的。但是一般公司都会担心员工提升后跳得更快，这本身就是一对矛盾。如果公司没有一个系统的，多层次的培训机制，肯定是留不住人的，起码是不能长期留住人。争取让员工感觉到“我在这里有好多要学的知识和经验”。
（3）多提供晋升的机会，因为建筑档案服务公司的业务是承接客户型，通常承接过来的业务，是较简单的重复性的，技术要求不是太高。当一个员工完全熟悉业务后，如果技术上的进步不能和业务联系起来，就只能想在管理上是否可以突破一下。如果管理上又没有可提升的空间，那他就只会考虑离开了。即使给他加薪了，也只能留得住一时。避免员工产生“在这里很难有出头之日”的想法。[15]
总之，笔者相信今后此类建筑档案服务公司的管理会越来越完善，管理者经过对管理的制度地不断完善，企业的内控制度会更加趋于系统化、科学化、合理化，使得企业在激烈的市场竞争中保持优势地位。[16]
参考文献：
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