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摘要：由于经济社会的迅速发展，企业为了在激烈的竞争中生存，使用信息化进行企业档案的管理工作必将是未来发展的必然趋势。因此，我国企业应当加快企业档案管理的信息化建设，通过运用电子信息技术，将档案信息数字化管理和并加以有效利用，使企业档案能够更好地为企业经营服务。本文对企业档案信息资源的整合与利用进行分析，以供参考。
关键词：企业档案；信息资源；整合利用
引言
档案资源利用便捷化、管理信息化、制度标准化、队伍专业化等成为企业档案开发利用工作发展的新标准和要求，我们应积极适应时代发展的要求，不断完善体制机制，最大限度地发挥企业档案信息资源在服务企业发展、促进经济社会发展过程中的重要作用，为实现中华民族伟大复兴的中国梦贡献力量。
1档案管理信息化的重要性与现实意义
1.1实现信息资源的共享
企业需要适应社会发展的需求。当今信息化技术已然成为当今世界和社会势不可当的发展潮流，网络已在人们的生活与工作中如影随形，企业对高效信息的需求也越来越大，但传统的档案管理理念已不能适应未来市场经济需要，极有可能面临淘汰的危机，因此，笔者呼吁我国企业的档案管理信息化建设应势在必行。由于世界经济发展的本质是资源的共享，所以，企业应当具备轻松存储内部档案和交换外部信息的能力，从而提高办公高效性，建立与经济市场更密切的联系。优质的信息化档案管理不仅不会使公司的内部资料外泄，还能使企业的内部资料得到有效的共享。建立良好的信息管理是企业的一个挑战，需要更多的技术和资金的投入。
1.2信息技术能够使档案管理更加系统化
和传统的档案管理工作不同，信息化技术的应用不仅能够有效增加档案数据储存量，同时也能优化电子档案的私密性和可靠性。尤其是对比传统的纸质档案而言，信息化档案管理能够有效减少档案储存的实际环境，并且让档案资源的调取更加便捷快速。
2企业未规划档案管理引起的现状
首先，企业未对档案资源进行分析化管理，存在着“重视开发，轻视利用”的传统理念，档案管理部门实行面子工程，追求档案数字化的数量，而忽视了信息化的质量。例如，对各部门不同类别的资料未进行足够的分析和信息提取，就匆忙地录入系统，不是缺少文件签发主体，就是缺少重要信息的记录，这样只会使今后的查找过程浪费更多的人力和物力，从而影响了其他部门的工作效率。其次，企业档案管理缺乏长远的规划。大多数企业的档案系统未在各个部门之间形成统筹和协调的作用，缺乏统一的标准和规范，也没有明确的目标，导致档案的信息传递、调取等工作与公司流程化的业务运作模式不相匹配，给企业运营带来低效性的影响。最后，因为我国的企业档案信息化建设仅处于起步阶段，数字档案资源较缺乏，同时，纸质档案数量偏多，因此造成了结构比较单一的现象，这是目前我国大多数企业在信息化建设中存在的问题之一，若不能得到很好地解决，将影响我国企业档案管理信息化的整体进程。
3企业档案信息资源开发利用工作的发展方向
3.1创新的服务理念和创新的服务模式
要加强和改进企业档案信息资源开发利用工作，就必须要从根本上改变服务理念，不能被动地等待工作上门，而应该主动出击与相关档案利用人员进行有效的沟通，通过了解利用者使用档案的具体需求，针对其制定一个全面的个性化的服务体系，并进一步完善反馈机制。在整个服务结束之后，还需要持续跟踪，充分了解利用者对档案服务的满意程度，并通过对反馈信息进行分析与整理，发现相关利用者新的需求，从而提升档案管理人员的工作效率与服务质量。要创新服务模式，推进档案管理服务模式从传统的索取型服务向推送型服务转型。
在全面了解利用者的各种需求之后，需要有针对性地向相关利益者推送有价值的信息资源，促使利用者能够实时地掌握自己所需要的档案信息资源的新信息，让利用者们改变对档案部门的传统看法，增强对档案部门的依赖性。
3.2建立相对完善的档案管理信息系统
现阶段，电子信息文件在企业档案管理工作得以广泛运用，这也创新了企业档案部门的信息资源形式，意味着档案管理的核心功能正在逐渐进行转移，从档案管理的实体变化为档案管理资源。而管理的对象在其中也发生了根本性的变化。这一变化意味着档案管理者也需要通过学习和应用互联网的先进技术、影像技术以及数码技术及手段来进行档案管理工作。要通过加强企业档案信息资源管理的开发与利用，进一步推动企业档案管理实现信息化发展，建立一个相对完善的档案管理信息系统，并将其与企业的生产、开发、管理与经营等环节密切地联系在一起。通过深入开发档案信息资源，提高企业的盈利水平，获得更大的经济效益，进一步增强企业的竞争优势，在对档案信息资源进行开发的过程中，应该注重贴近企业的核心工作内容，与企业的具体情况结合在一起，特别是要与企业的库藏档案资源的具体情况相结合。
4企业档案信息资源整合与利用的策略
4.1建立档案信息数据库
按照现有馆藏档案资源体系，兼顾用户的利用需求方向，采用现代化技术将各种载体档案实现数字化存储，分门别类建立相应的数据库，如文书档案库、航空史志库、厂史大事记库、航空年鉴库、重大决策档案库、重要人物档案库、声像档案库、实物档案库等。要建立高质量、大容量的档案目录数据库、全文数据库、多媒体数据库，推动全文数据库建设与目录数据库建设的并行发展，实现档案目录信息与全文信息的有效对接。将原始性档案经二次开发产生的档案编研产品与档案内容密切联系的相关资料等纳入到档案信息数据库中。
4.2统筹规划，做好档案信息资源开发利用的顶层设计
企业档案信息资源涉及内容广泛，部门和业务之间，纵横交错，关系复杂。要想对其进行有效开发和利用，相关部门必须加强统筹规划。必须从全局出发，自上而下地进行统一、全面的设计规划，做到理论上保持一致，功能上相互协调，结构上基本统一，资源上交换共享，标准上保证统一。这是实现档案信息资源开发利用乃至共享的基础。
4.3用先进的技术手段、加速开发利用档案信息
随着信息技术的快速发展，企业在开发利用档案信息资源过程中可以借助信息技术的优势，加快开发利用档案信息的步伐。先进的技术除了资源共享的优势之外，还能实现档案管理自动化。因此，企业档案管理信息资源开发和利用过程中要运用先进的技术手段，提高工作的效率，让工作人员有更多的时间可以探究信息资源的开发。比如加入社会馆藏机构的局域网，建立相应的档案网页，使之成为企业档案集成管理系统的一个组成部分，积极组织上网数据和信息，实现档案信息的网上检索；也可以与馆藏机构合作，建立电子文档数据管理中心，集中管理网站内各单位的电子文件，实现电子文档的自动收集、上传、归档、查询及阅览等综合功能。
结束语
档案信息资源的开发利用是新时期档案管理工作者必须要承担的任务。在做好档案信息资源开发的同时，必须加强自我保护意识，充分发挥档案资源的利用价值，为企业创造更大的经济效益和社会效益。
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