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摘要：档案是人们生活生产过程中产生的声音、文字和影像等的真实记录，真实的反应了社会活动，因此整理、管理和归档档案可对档案的保存和查询起到重要的指导作用，不仅为档案管理工作提供方便，还为大众查阅提供便利条件，因此对档案管理归档整理分类方法进行探讨和分析，可提升档案工作的有效性。本文综合工作实践经验，分析了档案管理信息化归档整理分类技巧。
关键词：信息化档案管理；归档整理；分类技巧
前言
档案是集齐人们在各种社会活动里，产生的不同形式的记录，类似于声音、文字、图像、视频等具有保留价值的记录。如果很好地整理归纳每个人的档案资料，便于人们日后的查阅。档案的完整保存，对以后的生活以及其他方面都有极大的借鉴作用，如果各个企业中的档案管理者可以高效地展开档案管理工作，能够极大地提高工作效率，节约时间成本。在信息时代下，数据化的管理为档案工作者提供了便利，但同时档案工作者也要注重技巧的运用。
1信息化档案管理归类的重要性
1.1可以将档案资料系统化
信息化的整理，能够将数据资料很快地进行收集，档案工作者可以在这种系统化的模式中，快速记录以及整理归纳；减少了传统方式带来的弊端，传统的整理归档是一种复杂且又繁琐的流程。信息化的档案管理是把当前所需要的所有数据，直接利用设备把数据上传至相关系统中，并且可以快速地将其进行整理归档，而不是以传统的方式先记录后整理。这样的系统化模式，在极大程度上提高了工作效率。
1.2实现了资源共享
传统的档案整理中，如果不同地区需要调取某个人的档案资料，就会查询不便，而且也会增加工作人员的工作时长。信息化的档案整理，就可以解决这一困扰，并且实现资源的共享。资源的共享，是利用网络的技术，实现各个企业之间所需要的数据全面覆盖，利用网络传输或者所属企业自己设计的系统内部传输，会为企业带来很大的便利，可以让各地的档案工作者实时共享其所需的档案资料。
2档案管理归档整理分类现状
2.1档案整理理念相对落后
许多单位当前仍然以传统的模式进行档案的整理，缺乏现代化管理指导思想和分类归档思想，特别是现代化的归档思想对其发挥着重要的指导作用，只有对分类理念加强应用，档案的功能才能进一步得到发挥。当前部分档案整理工作人员缺乏现代化的管理理念与方法，导致档案整理模式没有规范的归档指导，传统的档案归档整理对于准确性比较重视，而在规范性方面则相对较差，所以存在的弊端也较多，需要通过观念的转变，根据时代发展树立新的管理思想。
2.2档案整理不够专业
相关调查指出，当前许多机关单位档案整理人员并非相关专业出身，许多都是从机关内部其他部门抽调的，以至于对机关档案整理工作的专业性造成较大影响，具体表现为：机关档案整理专业人员缺乏；档案整理方法缺乏专业化；机关内部的档案整理不够规范；档案整理人员调动频繁，人员队伍不稳定。
2.3缺乏信息化的档案整理
第一，机关档案管理中如整理档案数据库等信息化技术设备缺乏；第二，在保管和存储档案过程中缺乏信息化思想；第三，机关内部缺乏具有较强专业知识与技能的信息化整理归档技术人员。
3信息化档案管理归档整理分类技巧
3.1规范档案业务流程
3.1.2明确时间。在整理信息化档案时还需要明确归档时间，并且有秩序的进行整理分类。比如针对高校这种档案信息变动量较大的场所，应按照2次/年的归档周期对其进行分类处理。其中应涵盖基建档案与科研档案等不同类型。
3.1.3整理内容。相比以往档案管理流程，由于档案数据规模过于庞大，故而根本无法实现档案背景与相关记录的实时归档。因此，在信息化档案管理系统的协助下，档案信息能够得到精准化归档与整理，这也能为档案分类工作带来重要助力。
3.1.4归档分类。在对档案加以分类时，应对每个大类进行细化分类，之后再将每个大类细分为多项小类别，并采用“分类立册”的方式将其分别存储于不同档案库中，便于相关人员快速找到所需档案信息。同时，可参照一类档案种类、二类档案种类逐层进行查找。
3.2加强网络权限建设
3.2.1内容筛选。目前，为了实现信息化档案数据筛选服务，可采用对应的检测技术对信息化档案管理系统中涉及到的网站、编程、发件方等信息加以过滤筛查，并且还能自行阻拦垃圾信息，一能节省储存空间；二能全面保障信息安全。因此，在信息化档管理归档整理分类期间需充分应用先进的检测技术，促使信息化档案保持安全防护状态。
3.2.2分级管理。信息化档案管理为了增加其安全性可实行分级管理模式。比如可应用虚拟网络技术结合电子档案中的用户名与硬件编码、指纹时间创新管理方法。同时，还可搭配端口支持协议对电子档案信息进行加密处理，这样既能实现信息化档案信息透明化服务，又能防止信息化档案中涉及到的档案资源出现泄漏丢失现象。
3.2.3数字签名。可应用数字签名的形式开展归档整理分类等各项工作，促使信息化档案在其利用阶段得到有效保障。所谓的数字签名与原有纸质版档案签名形式类似。在信息化档案归档环节，要求管理者通过签署姓名的方式验证使用信息化档案信息的合法性与规范性。若管理者与实际工作者并非一人，可实施“管理职权转接”，降低信息化档案管理风险。
3.3合理设计信息化管理系统
第一，需对信息化管理系统的功能加以完善，包括测试功能等，能够自行检测系统的安全性与实用性，这样可帮助档案管理者缓解工作压力。同时，在系统设计环节还应做好整体规划工作，并对整个流程进行有效规范。比如在数据导入阶段，需先行对人事档案信息进行分类管理。第二，注重技术人才培训。例如可研发新型管理系统，并对原有系统进行升级改造，这样才能增加系统的有效性，并在运行期间制定健全的管理机制，由此保证管理人员能够顺利完成信息化档案管理任务。第三，管理者应做好信息化系统的维护工作。比如可安排工作人员定期对信息化管理系统的性能进行检测，若出现运行不稳定等问题应立即加以修复，以免影响信息化档案管理整理归档分类等工作进度。
3.4充分应用信息化电子技术
以二维码技术为例，在整理信息化档案期间，应以“案卷”作为单位对档案进行有效整理。为了保证档案整理信息与归档内容相一致，可对每个档案设置二维码，进而通过系统扫描可直接知晓档案详细信息，包括卷名、图号、文件编号等。一方面，二维码技术的应用可增加系统校对的准确性。另一方面，能帮助管理者快速掌握档案详情，进而达到最佳管理效果。同时，在归档与分类阶段，运用二维码技术还能让管理者有针对性的将其进行客观归类，防止出现与分类标准不相同结果，最终增加重新分类风险。因此，信息化档案的推广能够为档案归档整理分类工作创造有利条件。
结语
综上所述，信息化档案管理工作面临着归档、整理、分类等多重挑战，故而可从规范业务流程、加强网络权限、设计信息化管理系统、应用信息化电子技术等方面着手，加强档案人员队伍建设，这样才能确保信息化档案在后续资源利用过程中突显出真正价值，以此来减轻工作人员的工作负担，在保障储存安全的同时，也能拥有良好的发展前景，最终提高档案管理效率。
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