莫晶晶
湖南省衡阳市衡南县水利局， 湖南 衡阳 421127
摘要：伴随着我国互联网的发展，我国档案管理工作也有了很大进步。档案管理工作也从以前的人工管理模式逐步向网络信息化管理模式改变，但在实际工作中还存在着一些不可避免的问题，本文通过分析这些问题，研究网络环境下档案管理工作模式创新的必要性，并有针对性地提出了一些对策，旨在不断发展和完善档案管理工作模式。
关键词：网络环境；档案管理；新模式
引言
网络信息技术的发展为人们的生活和社会的发展带来了极大的便利，在大环境之下，传统的档案管理模式显然已经不能顺应时代的发展，出现了滞后的现象，要想在档案管理工作中起到更加高效的作用，利用网络信息化手段则能改变传统方式中的弊端，在一定程度上提高档案处理的效率，对于档案信息的整理和查阅更加方便，大大促进了档案的管理工作。
1 档案管理的重要性
在信息化时代，进行档案管理的主要目的是将重要的资料、文件等转化为电子文档，从而使档案管理更为有效，人们也可以从档案中获取自己所需的信息，并通过档案获取发展的经验。与此同时，在对档案进行管理时，主要是利用计算机技术对档案进行编撰、整理以及保护，在这一过程中不仅方便查阅者寻找自己所需的资料，人力和物力也能得到有效地节省，而且实体档案的生命也能得到有效地延长，从而提高档案的安全性。
档案记录了一个企业的改革发展历程，其记载的历史发展事件可为企业进行决策、管理提供相关的依据。对档案进行管理不仅符合社会发展的需要，而且企业以此为依据制定的改革策略可以减少“走弯路”的几率，从而节约企业的人力资源费用，减少企业财务不必要的支出，企业的资金使用率也将会得到提高。信息化时代，将现代技术运用于企业档案管理的主要目的在于对重要的资料、文件等进行数字化管理，从而更加有效地对档案进行管理且能够有效地延长实体档案的寿命，具有十分重大的现实意义和历史意义。
2 档案管理中存在的不足
2.1 档案信息收集环节风险
档案信息收集，主要有电子文档和纸质档案的数字化收集。在此过程中，纸质档案的载体、存储空间和表现形式都出现了一定程度的改变，载体容易被更替，存储空间容易被任意压缩或扩大，表现形式任意被更改，这都对档案的原始性和真实性产生影响。此外，档案信息量的爆炸式增长，纸质档案种类繁多、数量巨大的数字化处理，档案管理的难度可想而知，信息在收集过程中极容易出现漏收或错收的现象，无形中增加信息安全风险。
2.2 标准化系统存在短板
信息技术在档案管理中的应用，离不开各系统数据库的支持和保障。利用档案管理系统数据库，将不同种类的数据信息录入至相应的数据库中，为档案信息化建设提供高质量的信息内容支持。但从现实来看，由于数据信息录入不准确，存在错录、漏录，以及档案管理数据信息库之间存在各自为阵现象，库与库之间、建库部门之间缺乏一套行之有效的标准化管理系统，档案存在大量的碎片化、非结构化信息，影响了档案信息化建设进程。
2.3 档案管理的设施落后
信息化时代背景下，单位若是没有好的档案储存环境，则更容易显出其设施的落后和陈旧，一般来说，档案储存需要一个专门的场所，但是在个别单位中，档案的存放就在办公室内，甚至存放于工作人员的办公桌上，这点完全不利于档案的管理。同时，也影响了正常的办公秩序。对于档案的存放管理来说，如果没有一个合理的储存环境，则很容易导致档案丢失、损坏，或是被人为破坏，从而影响档案的质量，加大工作的难度。除此之外，档案管理工作人员也存在不熟练的问题，由于不具备专业的档案管理知识，在执行工作时也会影响管理的质量和效率，影响整体工作的开展。
3 网络环境下数字档案利用安全保障措施
3.1 推进档案信息的结构化和标准化
大数据背景下，数据结构化是一个基础性工作，它可以更好地保障档案信息数据安全，提升档案管理效率。面对信息数据复杂、量大、发展迅速的趋势，保证档案信息数据的安全性是非常必要的。在具体工作中，档案数据的结构化处理是一项基础工作，结构化处理后的档案数据对于档案信息数据的分类和使用有很大的促进，更便于档案信息数据的有效管理和加密。如果出现非法数据侵入，第一时间就能辨析出来。经过档案信息数据的结构化处理之后，数据被标准化，能大大提升档案管理的安全性。
3.2 筑牢档案信息安全防线
档案信息化建设与管理面临着非法访问、数据泄露、病毒攻击等非传统安全因素威胁。为此，要从管理上做好安全风险防范，档案管理人员要提升安全风险防范意识，从密钥管理、灾难恢复、应急处置、风险评估等方面，细化档案数据员、管理员、安全员职责；要从设备上做好安全风险防范，做好日常入侵检测、安全审计、漏洞扫描等常规工作，也需要做好档案存储设备、服务器、网络设备实时运行监控，重视数据备份工作。要从技术上做好安全风险防范。利用区块链、物联网技术，加强数据信息监测，运用时间戳、电子签名等技术，增强信息安全性。必要时，将档案局域网与政务网、Internet网物理隔离，做好信息边界管控，确保档案信息安全。
3.3 做到档案管理资源共享
信息化技术极大满足了当代社会的发展需求，在不同的行业中，实现资源共享的优势。对于档案管理工作来说，信息化技术将档案上传到专门的平台和媒介上，这些平台多是单位自己的系统平台，能够在上面与他人进行互动和信息共享，如有需要对外的文件签署、人员信息等，可以直接通过网络平台进行操作，让档案管理更加透明。同时，单位可以通过档案信息化管理实现行政信息的公开，利用网络技术与民众进行互动，实现信息的公开透明，同时实现资源共享，促进社会发展。
3.4 充分运用现代化技术
档案室中也包含着很多纸质资料，因此档案室需要切实做好“八防”工作。档案管理人员需要对消防设备及检测设备定期检查，及时更换老旧设备及故障设施，从而将影响档案安全的危险因素扼杀在萌芽中。随着时间的推移，档案会越来越多，为了优化人力资源，方便利用者查阅资料，档案室可以使用电动密集架，并同时配备电子标签系统，当利用者查阅档案时，只需要打开电脑系统即可找到档案及其所在位置。此外，档案室需要配备恒温、恒湿以及集消毒于一体的设备，从而使档案室处于一个相对稳定的环境中，从而延长纸质档案以及电子设备的寿命。档案室还需配备摄像头、传感器等设备，档案管理人员可以随时通过监控器观察到档案室内的情况，如果档案室内发生意外也可以及时采取措施。最后，档案室需要做好防盗工作。可以利用监控、门禁等设备做好相关工作，要对可以进入档案室的人员给予相应的权限。还需做好出入人员记录，从而可以随时了解档案室的实时状况以及人员进出记录。
4 结语
综上所述，在网络信息不断发展的时代，档案馆要敢于创新思维，勇于探索档案管理工作的新方法、新模式，积极应用信息化新技术，不断提高档案资源的数字化水平，为档案使用者提供便利，也为各方面工作提供更高效的服务。
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