尹晓文
山东滕建投资集团兴唐工程有限公司 山东省 277500
摘要：电子档案的出现，为档案存储与管理带来了巨大的方便。电子档案是利用先进的信息技术手段，以电子化的形式对一些文件资料进行存储管理的一种手段。随着社会的发展，计算机技术的广泛应用。在公司进行档案管理时，电子档案的优势要远远超过纸质档案，极大节省了人力物力，而且使公司的办公效率得到显著提升。然而，在实际的档案管理当中，依然存在着因工作人员对电子档案管理不够重视而导致电子档案丢失的现象，因此在电子档案管理方面一定要加强改善。
关键词：新形势；电子档案管理；问题；对策；分析
1电子档案管理的特点
社会经济发展的变化、信息技术的发展促进了信息服务的发展，使信息服务的技术水平不断提高，档案的管理也从传统的纸质时代向电子信息时代过渡，电子档案逐渐取代了纸质档案，相比之下，电子档案在管理上更加方便，但对于管理者来说，这不仅是一个提高其管理水平的机会，也是对管理者自身的一个挑战。这与传统的档案管理完全不同：其一，完全数字化管理。电子档案完全以数字形式存在。档案载体由纸质图书向电子光盘转变，文本数字化，相比以前来说，现在的档案生成过程完全以数字形态存在，无论是建档还是归档；其二，电子档案的信息是完全独立的，可以自由地改变和传输到任何存储盘，信息不会改变。
2当前电子档案管理工作中存在的问题
2.1档案标准化程度低
电子档案容纳单位工作的一切有用资料，档案管理的标准程度反映了一个单位的管理情况，是软实力的重要体现和突出标志。电子档案概念提出到落实经历的时间并不算太长，国家标准局为了方便管理工作开始着手拟定标准化的文件。档案管理体系与档案趋同，具有一定的复杂性。虽然有一系列标准化文件在前，但是在档案管理方面具有各自为政的明显特征。这是由于各单位满足企业需求的具体形式不同，单位工作性质不同，所以其采取什么样的形式皆具有差异。另外由于各个单位经济实力和技术条件不处于同一水平线，这就导致同一类型的单位可能有些不同的状况。通过研究发现，大部分档案系统应用软件开发皆不符合统一标准，档案规划方面过于落后，这样以来许多弊端随着时间的发展暴露出来，资源共享矛盾逐渐激化。
2.2档案管理人员素质有待提高
当前，电子档案管理部门许多人认为电子档案管理工作，是把电子档案管理作为仅保留的信息的交易性工作，这种工作对未来发展没有积极的意义。这一误区影响了我国档案管理工作的发展。除了有关部门对电子档案管理缺乏重视外，一些档案管理人员的管理质量也不高，这就对电子档案的管理产生了很大的负面影响。作为档案管理工作的执行者，档案管理人员的自我综合素质取决于管理的质量。
2.3难以把握原始性与真实性
档案的核心要素主要包含原始性与真实性，然而受电子档案可篡改性的影响，其可靠性就比较低，相较于纸质文件，难以把握电子档案的原始性与真实性。现阶段，电子档案管理工作人员在具体的工作过程中难以准确把握档案资料内容，从而造成档案内容失真，因此其思想与观念仍然需要进一步更新。
3新形势下档案管理问题解决的对策分析
3.1电子档案管理流程规范、合理、标准化
电子档案管理流程是出现问题的关键，以广告业务档案为例，其档案内容主要包括广告样张（主要有图片、照片、文字）资料、广告证明及查验记录、广告合同、广告审查情况记录材料以及其他需要保存的材料等，可以说具体的档案管理流程是非常复杂的，所以必须要对其加以规范，具体通过以下几个方面进行解决：1）电子档案安全方案：企业应该结合自身的实际情况，尽量制定出多种能够保证电子档案安全的相关方案，这样能够使企业内部的档案信息在多个角度得到保护。在对企业相关的档案信息具体实施相应录入、存储、调用等工作的过程中，需要能够严格的依照操作流程规范来执行；2）电子档案管理人员：企业内部的相关工作人员，必须要针对自身在岗位责任心、安全管理意识等方面不断进行增强；3）病毒查杀：企业需要定期针对自身系统开展相应的病毒查杀处理环节，从而使电子系统能够始终保持运行状态的良好性。
3.2注重引进和培养电子档案管理的专业型人才
档案管理者必须具备丰富的管理经验，掌握全面的管理理论，熟悉先进的电子档案管理系统的应用。一方面，企业在招聘时，可以提高“门槛”，将专业知识和技术设为重要的考核内容，对所有应聘电子档案管理人员都要进行层层考核，择优录用，并且在上岗前为了保证档案管理人员的工作能力符合标准要求，要对其进行岗前培训；另一方面，为防止出现个别管理人员对档案工作中的注意事项没有足够了解的情况，企业可以设立专门的培训机制，将所有在岗人员按工作内容不同分成不同的组，由组长负责，每周组织一次学习，提高其专业技能及安全保密意识，每季度进行一次考核，并将考核结果同绩效工资挂钩；对离岗超过半年以上人员，在重新上岗前要对其重新进行考核，考核合格后方可上岗。
3.3确保电子档案的及时性与安全性
电子档案不同于传统的纸质档案，在新形势下，进行电子档案管理工作必须要确保电子档案的及时性与安全性。一方面，为保证电子档案的准确性和全面性，档案管理人员要及时对纸质档案进行电子录入，不断对已有的电子档案资料，进行完善和补充，保证重要的信息不被遗漏或丢失，以免出现不必要的损失。另一方面，电子档案的安全性问题也不容忽视。针对电子档案存在安全隐患，管理人员提高安全意识，严谨对待工作，尽可能减小安全隐患。同时，应该对数据恢复、数据备份系统进行完善。一旦计算机出现安全问题时，重要的档案资料能够进行恢复。此外，还要重视对网络的管理。在计算机的使用中，使用验证用户信息、限制访问权限、输入调阅密码等方法，再安装防范等级高的杀毒软件，通过这一系列举措，来提升电子档案的安全性。
3.4健全电子档案管理体系
在新形势下，工程单位要想真正做好电子档案管理工作，首先就要建立健全一套完善、系统的电子档案管理体系。管理部门要加强管理制度的建设，在工程电子档案管理中不断调整并且完善相关制度，将制度真正落到实处，力求电子档案管理制度的科学性、合理性。建立健全电子档案管理体系，从制度上确保工程电子档案管理的规范性、标准性。制定一套工程电子档案管理标准体系，可以实现电子档案信息资源的共享。同时，也可利用这一套标准体系，约束工程电子档案管理人员的自身行为，提高工作效率，调动工程电子档案管理人员工作积极性，保证电子档案管理制度的合理性。
4结语
由此可知，伴随着我国社会生产力的不断进步，经济基础的持续夯实，目前的电子档案管理已经无法适应当下行业发展需要，其无论是发展速度或是发展程度都与先进地区存在着较大差距。所以，行业电子档案管理在新形势下要稳扎稳打，在实践中查缺补漏，发现其技术的不成熟之处，深入剖析形成的原因并依据实际情况对症下药，灵活多变地提出解决途径，积累电子档案管理经验，学习领域内领先企业的先进技术，保障行业的高质量发展，满足社会发展需求，最终推动行业电子档案管理的进步。
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