王颖 刘珣 张海超
中国核电工程有限公司 北京市 100840
摘要：施工企业要想充分发挥内业资料在今后发展中的作用，必须明确认识施工项目在文件管理中存在的问题，并根据这些问题制定针对性的解决办法，不断提升档案管理人员综合素质，完善有关制度的建设；同时加强文件管理信息化的建设，进而增加文件管理资源的建设，从而提高文件管理的质量和利用率，使档案管理工作变得更好，为我国建筑事业的持续发展服务。
关键词：工程档案；质量管理；问题；对策
1工程建设项目档案必要性和重要性
1.1执行档案法律法规与制度标准的强制性要求
《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国建筑法》《中华人民共和国合同法》《中华人民共和国审计法》《中华人民共和国档案法实施办法》《建设项目档案管理规范》《建设工程文件归档规范》《电子文件归档与电子档案管理规范》等法律法规和制度标准规范，均对工程建设项目的档案资料（即项目文件或项目档案）提出了强制性要求。例如，《建设项目档案管理规范》(DA/T28-2018)第4.5款：项目档案应完整、准确、系统、规范和安全。因此，工程建设项目管理中，建设单位和各参建单位应在管理体系中明确设置项目档案执行、检查的强制性条文，在项目实施过程中开展对照检查；监督机构在对工程开展安全质量监督时，同步监督工程建设安全质量执行强制性条文的情况，确保项目档案达到质量标准要求。
1.2贯彻落实国务院质量发展纲要的需要
根据国务院颁发的《质量发展纲要（2011-2020年）》《质量考核办法》，对在建工程项目进行质量考核，考核要点实际上就是通过查阅工程建设中建设单位和各参建单位的档案资料对工程项目进行考核。如存在质量制度不完善、责任不明确，参建单位人员不到位、服务不及时，相关手续不办理、不规范，档案资料不齐全、不真实，设计现场工作记录、监理日志记录和质量事故应急处理记录资料不完整等情况，均需扣分。因此，工程建设项目档案是工程建设质量管理和提升工程质量的需要，也是建设行业贯彻落实国务院质量发展纲要的需要。
2新时期施工档案管理工作现状及存在的问题
2.1管理者的理念相对滞后
项目施工生产管理层仍然缺乏对项目档案管理的基本了解。注重强调现场生产，忽略档案管理，注重实体生产轻档案管理。档案管理意识不足。项目档案管理任务与公司生产规划密切相关，但是部分管理层认为仅是简单的管理任务，忽略了项目档案管理在项目施工生产和经济管理活动过程中的重要地位，并且没有按照实施标准进行科学管理。根据企业信息化文件管理的基本要求，有必要正确处理施工生产与施工档案的关系。
2.2档案人员责任心不足，综合素质不高
许多施工单位没有专职施工档案管理工作人员，一般由其他档案管理人员直接兼职，对于一些规模很小的企业项目由其他档案管理人员直接兼职也是完全可以的，但实际问题在于不管专职也好、兼职也好，其档案专业知识跟不上，有的未经受过专业培训，缺乏专职档案管理者的专业知识，更有的缺乏对应用计算机、图像、信息、法律等各种复合型档案管理知识点的运用能力。并且还有相当一部分施工档案管理工作人员不热忱于企业本职工作，导致企业档案资料收集、整理工作出现混乱、分类不清晰、保管工作粗放、不严谨，条理性、系统性、对应性差，文件资料编制整理深度不够等突出问题，致使部分档案管理人员失去了档案原本的价值存在感和意义。
首先，由于施工工程项目相关领导对档案管理相关工作高度重视不够，相关单位工作人员职业责任心意识不足，档案管理意识薄弱，导致整个施工项目档案管理相关工作也同时存在很多不足。另外，由于部分工程施工单位人员职业责任心明显不足，在工程档案管理交接工作中对于交接档案手续不严格，缺乏必要的档案审批，领导也往往缺乏必要的业务监督与技术指导，容易直接造成由于项目档案资料交接管理失误而可能出现的在项目前期档案管理过程中的档案资料错误，影响后期安全生产监管部门及其他业主对项目档案资料的合理使用。
3加强工程档案质量管理的对策
3.1完善规章制度，强化档案收集
第一，完善规章制度。健全的规章制度是工程质量管理的保障。根据《中华人民共和国档案法》《建设工程文件归档规范》和地方的工程档案管理办法，一方面丰富工程档案细分领域的制度建设，完善档案归档、分类、整理的标准和规范，另一方面管理单位应根据现实工作需要，建立符合本单位发展需求的档案管理制度，这一方面应注重与其他参与单位标准和规范上的统一，防止出现档案标准前后不一的情况。
第二，进一步丰富档案收集和保管的种类和载体。工程档案多以文字图纸、照片、录像为主。档案管理部门一方面要做好原有实体档案的收集工作，保证档案的真实性。另一方面采取双轨制的管理模式，将所有实体档案数字化，进一步丰富档案存储的种类，数字化的档案资源也给后续的整理、分析和利用带来便利。此外，还应拓展档案收集的渠道。过去工程档案收集较为单一，对此档案管理部门可依托信息化优势，从同类单位、专业技术人员、社会公众广泛收集工程档案，以确保档案的真实、全面和可靠。
3.2借助信息化，落实各环节质量管控
从自然属性上看，工程项目包括建筑工程、土木工程和机电工程三类，几乎涵盖了经济生活的各个领域；从组成来看，工程档案又包括单项工程、单位（子单位）工程、分部（子分部）工程和分项工程。可以看出，工程档案的种类、范围、参与单位都是十分复杂的。因此应根据管理和利用需求进一步做好档案资源的整理工作。第一，借助信息化手段加强档案收集与整理工作。管理部门可对企业开展广泛的意见收集，制定模块化的档案内容资源，企业可以根据自己的需求设计不同格式的表格来展示信息资源。第二，实现工程档案在各个阶段的资源共享。由分管行政单位牵头建立工程档案共享平台，在实体档案移交流转前先在共享平台上进行查阅和审核，为参与单位提供信息共享与交流场所，各单位能够分享工程档案管理中存在的问题及解决方法，大大提高工程档案在各个环节中的透明度，有利于落实各环节的质量管控。
3.3强化责任，推动工程档案管理规范化发展
工程档案专业性强、管理环节多、参与管理的主体多，同时收集时间也较长，因此必须建立闭环的质量管理机制，才能够保证工程档案管理各个环节的质量。第一，建立完善工程档案管理组织机构，根据工作需要和管理要求细分岗位职责，实行专岗专责，强化责任落实。在管理层由分管行政的领导组织开展，在职能部门也要设置专人负责。第二，明确各个涉及单位的主体责任。其中，工程档案资料收集、整理的质量应由承担该环节的单位负责。参与单位应对工程档案上一环节归档资料进行审核验收，不符合规定的应打回整改，符合要求后方可进行移交。
结束语
工程项目档案以其专业性、真实性的特点对促进工程建设、生产管理以及设施维护等方面都起着举足轻重的作用。但在实际应用过程中，经常出现由于工程档案不规范、归档标准不统一、实体档案损坏、档案缺少而导致的档案无法利用的情况。对此，有关部门和企业应加强对工程档案价值的认识，对其实行严格的质量管理，以推进工程档案管理的高质量发展。
参考文献
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