苏美玲
国能神东煤炭集团档案馆 陕西榆林 719315
摘要：工程科技档案管理中档案管理基础工作发挥着重要作用，需要选择合适的着手点，打破传统档案管理模式的限制，提高工程科技档案管理质量。有鉴于此，文中以工程科技档案管理为着手点，分析发挥档案管理基础工作的措施。
关键词：工程科技；档案管理；基础工作
工程科技档案信息量大、涉及环节多、周期长，历经项目建设前期的立项、初步设计、施工图设计和招投标工作，实施期项目管理、施工、监理、第三方检测和监督，以及投入使用后的营运管理等，在很大程度上加大基础性档案管理工作的难度，也需要大量的资源投入。在现代信息技术影响力不断扩大的背景下，面对发展中的问题，应结合新实际情况，以技术为先导，不断完善档案管理基础工作，有效提升工程科技档案服务建设和营运管理的质量与水平。
1、档案管理基础工作在工程科技档案管理中的作用
1.1 构建现代化工程建设和运营管理的保障
档案管理基础性工作以各种有价值资料的收集归档、分类整理和立卷建档为根本，强化对分散信息的目的性整合，并将信息的选择分类等融入其中，以档案管理的规范和标准构建信息的真实性、完整性与准确性，有利于提升有价值的档案资源利用。工程是公共服务产品，为货物运输和广大人民群众出行提供安全优质服务，项目建设时间跨度大，投入营运后还必须落实日常的维修养护工作。随着经济的发展，工程项目需要扩建，此时工程档案就会发挥作用，为项目工程的扩建、维修和养护提供技术支持和保障。
1.2 对工程科学研究的支撑作用
工程档案基础资料真实地记录了项目各个时期的技术和管理成果，积累了大量的工程设计、施工、监理、监督、管理和决算等基础性档案资料，这为开展工程建设和养护的科学研究提供了历史技术依据，为工程技术的传承和发展提供了必不可少的支撑作用。
1.3 为企业发展提供法律凭证作用
工程档案管理Archives Management档案基础资料建档入库后，档案就成为具有法律作用的凭证。在维护产权、处理发生的案件纠纷等方面均起到凭证作用，是项目法人维护自身权益的重要凭证。如果档案基础资料不完整，或者甚至没有建档，在需要维权时拿不出有法律效力的凭证，就会给维权带来困难。如征地红线图、项目批复文件、结算书、合同书等档案基础资料均为可靠的法律凭证。
档案管理基础性工作是保证其与现代科技融合的基础，有了这项基础性工作就能够实现对档案的合理分类和信息录入，就能加快信息化建设，并依托高素质的专业人才，以档案基础资料为前提条件构建完整的信息化处理程序及存储数据库，达到对信息的科学分类与精准检索，提高档案服务水平。
2、档案管理基础工作在现代档案管理中的应用策略
2.1 明确档案管理发展目标，细化基础工作管理内容
作为工程单位管理者，重视单位档案管理现代化建设能够提升档案管理效率和水平。首先，根据单位发展情况与经济能力，做好档案管理信息化平台的建设与管理，不仅能适应档案技术发展，而且能够提升档案信息管理部门人员的工作水平与职业素养。针对目前单位档案管理存在的问题，可以学习引进一些先进的档案管理模式与技术，提升单位档案管理有效性；其次，制定清晰的档案管理基础工作目标，对工作内容进行详细分析，保证员工了解档案管理工作的发展目标，并根据时间跨度与档案管理工作需求做好档案管理工作项目的汇总与管理。
积极引进复合型档案管理人才，熟练运用计算机技术完善信息化数据档案库系统；最后，可根据发展需要，制定一些适合档案管理部门的内部考核机制，理清责任划分与工作完成标准，避免员工由于工作懈怠等因素，造成档案管理工作的失误，相对应，对一些具有创新管理能效的员工，也应当给予奖励，尤其是当员工通过工作努力与技术创新提升档案管理有效性的情况下，利用榜样作用与奖励机制能够激发员工的工作积极性。
2.2 做好人才队伍建设拓展，提升工作人员职业素养
档案管理工作人员的工作能力与态度直接决定了工程单位档案管理基础工作的有效性，在实际工作中，做好管理人员的技能培训与队伍管理，不仅能够提升档案管理水平，也能够确保现代档案管理质量与效率。首先，科学划分档案管理部门工作人员的职业能力与技能水平，针对不同工作内容合理分配工作任务。对于一些工作年限较长，学习适应能力较差的工作人员，可以利用其实际管理经验与职业素养，分配一些需要审核管理的工作内容。另外，可以适当安排一些老员工对新员工进行培训，帮助新员工快速掌握档案管理中的注意事项、提升档案管理工作经验；针对一些现代化操作技能水平较高的复合型人才，可以让有能力有担当的员工担任信息技术档案管理工作，提升单位档案管理信息化技术建设效率。其次，根据工程单位发展需求，聘请专业档案管理教师开展培训管理讲座，或者组织单位员工到专业的培训机构进修，不仅能拓展员工的眼界，也能提升员工的职业水平与专业素养；针对单位档案工作的发展管理规划，完善档案管理建设框架，适当引进一些先进技术管理手段，打造专业档案技术管理人才团队，提升工程单位内部的档案管理水平。
2.3 加强基础设备设施建设
现代化技术的发展为档案管理基础工作提供了较多的便利性，适应信息化技术发展趋势，做好信息档案管理系统建设，能够提升工程单位信息化管理水平与档案管理质量。根据档案室建设现状，有必要引进一些信息化设备设施。其中，一些电子监控设备与智能管理信息系统，能够有效提升档案管理的安全性，针对一些时间跨度较大且不经常调用、机密性较高的档案信息，可以开设专门的档案管理中心，在避免档案文件经常调动受损的同时，也能够为档案管理工作人员提供开阔的工作空间。另外，工程单位可以结合单位的综合信息数据系统，完善档案管理信息系统，在有效划分档案安全管理等级的同时，运用一些安防技术与监控管理技术手段提升档案管理安全管理水平。
2.4 合理运用信息技术手段，建立智能化档案信息系统
传统的档案管理系统为了信息内容的精确性，存在较多的管理权限与束缚，现代化信息技术系统的应用，为档案管理提供了更多发展可能性。其中一些档案信息的处理与更新，可以利用工程单位内部的档案信息系统进行智能化处理，在提升管理效率的同时，也能够实现操作的透明化，避免一些不合理操作影响档案信息质量。首先，对工程单位内部员工的一些基础数据信息，档案数据系统可以赋予员工一定的更新操作权限，在缓解档案管理工作人员工作压力、提升工作质量的同时，保障档案信息管理有效性；针对一些机密信息数据，可以利用设置安全管理与应用权限的方式进行更新完善，尤其是一些档案信息在更新期间，利用档案信息管理系统设置的提醒功能，能够避免员工由于资料提交效率较低影响档案管理效率。其次，对档案管理信息系统要设置监管权限，档案信息管理部门要对员工自行录入信息进行准确审核，档案信信息系统要设置系统校核和筛查功能，以便于错误信息及时更正；对已经过审核和校验的信息在确保准确的前提下，要进行锁定，此类信息如需更改则需经各级档案管理人员审批。最后，档案信息系统的设计要便于档案信息的提取与应用，在信息检索、数据统计等各环节，要达到充分、准确、便利的目标，从而体现档案管理的效率和水平。
结语
总之，多元化的管理工作方式，在有效提高档案管理部门的基础工作质量效率，适应现代化工作管理趋势的同时，也能够通过信息档案管理系统的不断完善与智能化设计，保障档案管理工作人性化发展建设的有效性。
参考文献
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