郝晓燕
国能神东煤炭集团档案馆 陕西榆林 719315
摘要：大数据技术背景下科技部门档案管理面临新的问题，需要切实发挥大数据技术的优势，提高档案管理质量。文中分析档案管理中大数据技术的优势，探讨大数据技术如何在科技档案管理中的应用。
关键词：科技部门；档案管理；大数据技术
数字化档案数据成为一种新型的档案管理模式，让档案管理工作不断的趋向于自动化管理阶段。从近几年国务院印发的相关文件也可以看到，档案管理工作的开展离不开大数据时代环境的影响，需要加速档案工作的转型，即改变原有的传统档案管理，形成新的思维方式逐渐转变成档案数据管理，这也是档案工作在发展道路上的必然结果。
1、大数据技术下档案信息管理的优势
基于云计算的巨大数据处理能力，“大数据”完全颠覆了传统的档案管理模式，使得档案数据的高质量应用成为现实。
1.1 实现档案管理信息的智能化及人性化
档案管理工作中，利用大数据技术，通过信息采集、数据压缩、远程传递、自动翻译等手段收集档案信息资源，通过云技术进行巨量的信息储存，能建立起结构有序的档案信息资源库。工作人员简单操作档案数据库系统，便可达到智能计算检索、分析、查询、处理、存储数据的目的，使档案资源的开发利用数字化和智能化。在大数据技术的支持下，用户可根据自身需求，充分挖掘和利用档案信息资源，实现档案管理的“私人定制”，凸显人性化特点。
1.2 实现档案管理信息的高效化
原始的档案管理，管理人员要面对的是整个库房、数排档案柜架以及数不清的纸质档案资料。手工翻阅查找，又存在着工作量大、效率低下、准确率低的问题，对档案资源的利用造成极大束缚。大数据技术介入后，查阅者只要具有一定的查阅权限，遵守档案保密要求，就能使用查询终端，对目标档案信息资源库进行智能查找、检索，以及必要的浏览、分析和使用，查询速度远非传统档案管理技术可比，档案检索和使用的速度也大大提高。
1.3 实现档案管理和利用水平的整体提升
全球经济社会的快速发展，经济活动交往的日益频繁，新技术、新手段的应用不断推陈出新，促使数据信息量和档案数量都出现了爆发式增长，给档案管理带来了前所未有的挑战。大数据技术自应用以来，云计算、云存储和IT技术的应用普及，不仅使档案信息的查询变得便捷迅速，也改变了传统的档案管理模式，档案信息的运行效率大幅提升。基于信息技术平台建设，更多的档案管理信息系统被开发出来，档案信息识别系统的应用、档案信息数据的改良，使数据信息的处理能力进一步加强，档案数据库的结构进一步优化，促进了档案信息管理和利用水平的极大提升。
2、大数据技术在科技部门档案管理中的应用
2.1 重视大数据技术在企业档案管理工作中的作用
企业明确认识和了解档案管理信息化建设对于企业档案管理工作的重要性，对发挥信息化建设功效，更好地在工作实践中积极认真对待，善用大数据技术作为管理手段，对提升企业档案管理信息化水平，更好地掌握档案管理信息化建设的重要性对于企业长远发展的意义。
为进一步搞好档案管理工作，需重视学校管理层领导、协同上级主管业务部门等，强调搞好档案管理工作的必要性，更快更好地完成档案归档工作。
做好对相关档案管理工作的书面总结，更好地在档案材料文字书写、文笔运用、格式规范中，确保档案管理工作的规范化和标准化。具体实施环节，通过确定信息化标准，规范档案管理基础工作。提升档案管理工作相关部门的基础业务能力，提升储存的卷宗质量，实现不同类档案的著录细则兼容性。档案信息化的系统软件中，确保其有较高的移植性，确保现行的档案分类与管理等规定很好地适应愈来愈多的归档资料。通过提高档案信息化的工作标准，建立完善，统一的规范体系，对实现科学的档案管理信息化至关重要。
2.2 资金上大力扶持，专业素养上大幅度提高
企业要强化在档案管理信息化建设上的软件和硬件设备支持，才能更好地为档案管理提供基础设施支持。在电脑系统管理层面，强化对技术人员的专业知识培训，树立其终身学习、爱岗敬业的坚定信念。将培养档案管理工作人员信息化管理工作意识、知识培训活动、信息技术操作协同起来，为工作人员合理运用信息化手段管理企业档案提供人才保障。分析档案管理人员的专业素质要求，需坚持正确的政治方向，树立正确的政治立场；档案人员要严格遵守《保密法》、《档案法》，避免将档案随意堆放；在档案行政、档案管理和利用服务等职能活动中，以积极主动，诚恳热情的服务态度，树立全心全意为人民服务的思想和良好的工作态度；树立实事求是、兢兢业业的工作作风；具备较强的业务素质，不断地努力学习，掌握新的管理技能和手段。这就要求档案工作者必须具有良好的心理素质，全心全意做好档案工作。大数据时代背景下，企业档案管理的信息化建设工作中，要求档案管理人员必须熟悉档案业务知识，确保现有档案更加规范化、标准化。根据档案类别，编写目录，分柜安放，改变以前封面标题的随意性，注重作者、时间、内容、文体四要素完备。
2.3 从网络安全着手，提升档案信息安全管理力度
在大数据环境下进行信息化建设工作，要时刻保持档案机密性特点；甚至安全防护等级及其访问权限，以便用户更好地查询档案信息。此外，将大数据的建设与企业档案的规范化管理协同起来，预防网络黑客对档案信息的恶意攻击，防止病毒侵害电脑信息等。其一，明确责任，加强网络安全工作组织领导。成立网络与信息安全领导小组和网络安全应急联络小组，明确工作职责和分工，对日常网络办公、信息上传审批、办公电脑防护、存储设备使用提出明确要求，以日常防控强化网络安全管理。查漏补缺，完善并落实网络安全管理制度。定期对全体人员进行网络安全教育，对新调入、聘请人员及时进行专题网络安全教育。重新修订档案网络与信息安全应急处置预案，提高应对突发网络与信息安全事件的能力，保障数字档案馆系统网络与信息的安全。
其二，结合网络安全管理现状，对本单位的相关制度进行检测评估，制订了管理办法、安全事件报告及处置管理制度，由各科室严格执行。针对因特网、政务网、局域网的网络属性及“三张网”上的信息系统的功能要求，进行防火墙、入侵防御系统、数据库审计、日志审计等安全设置和网络安全软硬件设施排查，开展软硬件专项维护，进行漏洞扫描、反病毒库更新、系统补丁修补等安全防护工作，确保各信息系统运行的网络安全。其三，密切关注网络平台，防止恶意攻击。网站、微信、APP管理人员每天定时关注网站，积极主动排查安全漏洞，采取防范计算机病毒和网络攻击、网络侵入等危害网络安全行为的技术措施。其四，重视增加投入，加强防护建设。确保网络行为管理和蓝光光盘库备份系统已正式投入运行。网络行为管理系统对网络设备运行状况、网络流量、用户行为等进行日志记录，并保存三个月等。
结语
总而言之，大数据时代赋予档案工作新的内容和方式，随着大数据技术的发展，档案工作者不断的努力，档案事业会从容应对这次挑战，最大限度地实现价值。
参考文献
[1]张冬.大数据技术在科技部门档案管理中的应用[J].兰台世界,2020(S2):66-67.
[2]王彩霞.大数据技术在档案管理中的应用初探[J].电脑知识与技术,2020,16(27):39-40.
[3]刘子倩.大数据时代做好档案信息化管理工作的策略[J].办公室业务,2020(16):72+92.