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摘要：企事业单位的档案管理是其管理的基础工作之一，有效利用档案有助于提升企事业单位的管理水平和可持续发展。随着信息时代的发展，计算机技术、网络技术为企事业单位的档案管理数字化提供了契机。
关键词：数字化；企事业单位；档案管理
引言
档案数字化兴起于20世纪80年代，经历了近20年发展，在步入21世纪后进入了快速发展时期。当前我国档案数字化已经可以通过远程在线查询方式加以管理，在拓展档案利用服务范围基础上，有效节约了大量社会资源。档案数字化这一趋势就目前来看，仍有较为广阔的发展前景。但其安全保密和管理质量也需要得到进一步改进，真正实现档案信息资源在线共享。
1企事业单位档案数字化管理的意义
1.1满足档案使用需要
数字化管理的实施，主要是利用信息系统来推动档案管理，这样就可以在档案管理之中融入网络化、信息化、智能化以及个性化的理念，也可以合理借助云计算、大数据平台来做好档案数据信息的处理，进而满足企事业单位对于档案资源实际的使用要求。伴随着企事业单位改革的持续深入，档案管理工作也从原本的传统档案保管逐渐朝着开放性的档案资源体系建设发展。档案管理需要注重对于完善管理体系的形成，强调档案资源的实际使用价值，进而满足各个企事业单位以及大众对于公共信息调阅与使用的要求。
1.2提高档案运行效率
新时期，企事业单位开展档案数字化管理，能够实现档案管理工作效率的提升，有效克服纸质档案管理弊端，这样就可以实现对档案管理系统的优化，从而满足建设战略、管理设备、人力资源对应的优化配置处理。对于档案室的发展，有利于对庞大档案信息量的处理。通过数字化的管理措施，在满足工作效率提升的同时，也可以满足管理成本的降低，最终形成相应的运行管理体系，从而在实现上级行政机构服务、社会公益服务方面可以实现彼此的联系，最终达到人民群众、机关的档案需求，在管理压力降低的同时，可以实现档案管理有效性的全面提高，最终推动档案事业高速运转。
2传统档案管理风险发生的因素
2.1传统纸质档案管理风险分布较为广泛
在进行档案管理的过程中，存在着很多的问题。例如，档案信息遗漏、数据库损坏、查阅错误等因素都有可能直接影响到档案在企业中的作用，进而导致企业发展出现问题。而值得注意的是，在实际管理过程中，想要控制其中存在的风险，就需要投入大量的人力资源和物力资源，但如果相关资源应用过多，则会导致企业投入到档案管理中的资金量较大，反而影响档案管理的实际效果，出现本末倒置的情况。
2.2风险过于集中
就目前来说，在进行纸质档案管理时，通常都会建立完善的档案室，但在档案室中并没有设计相应的安全措施。据统计分析，大多数企业在进行档案室的建设时，都没有设置完善的防火、防盗设施，如果发生火灾，就有可能无法进行抢救，导致档案损毁，这会在很大程度上影响企业的发展。
2.3档案检索效率偏低
数字化管理最大的优势就是检索效率的提升和管理的便捷性。企事业单位中有大量档案采用了传统纸质管理的方式方法，一旦管理不到位，就可能造成丢失、调包、损毁等情况的出现，在一定程度上影响了档案管理的准确性、有效性，也加大了档案查阅的挑战性，降低了档案检索效率。
3档案数字化的质量和安全保密控制优化方式
3.1健全质量规章制度
健全质量规章制度是档案数字化质量和安全保密控制重要的优化方式，档案数字化完善改进依据是健全质量规章制度。
通过成熟完善的规章制度有助于促进档案信息资源连接共享。因此，相关企企事业单位需要重新审视现有规章制度编制情况，对于不合理的情况加以改进完善，使得数字化档案管理工作真正做到有据可循。还要加强验收监督和评价力度。档案数字化管理过程中，要对具体管理结果加以验收和控制，以细致监督方式对档案打印完整度、清晰度等方面加以监管并改进，对于评价环节，可以将档案数字化管理质量与相关负责人个人绩效挂钩，以适当奖惩制度发挥监督作用。
3.2加强技术保障手段
加强技术保障手段是档案数字化质量和安全保密控制又一重要优化方式，档案数字化管理过程中使用加密技术能够有效保证其数据信息安全性、有效性。目前，我国常见技术保障手段包括防火墙技术、加密技术等等。其中加密技术作为直接保护手段，被广泛应用到大量单位的档案数字化管理过程中。在信息传输过程中，使用“非对称密钥”方式也能够达到加密作用。因此，有效加密手段和强有力技术保障对于档案数字化完善和发展而言十分重要。在日常生活中，也要加强相关技术人员业务能力和思想素质。由于在档案数字化过程中存在很多不安全因素，人为不安全因素是重点，很多技术人员会因为业务能力有限，没能科学有效地设计整个系统流程，一些技术人员缺少安全保密意识，忽视档案数字化管理的严谨性。对此，在加强技术保障手段过程中，要加强技术人员培训力度，培训内容以技术培训和工作理念素质这两方面为主。
3.3为实现档案保密工作的制度化、规范化，建立并完善监督制度
建立并完善监督制度，可有效保障档案保密工作的健康运行。因此，各档案保管机构需要制定严格、规范的档案借阅复制制度，根据自身的情况，针对不同的保密级别，明确不同层面、不同范围的查阅、复制权限，同时强化各种文件审批及加密等，杜绝出现国家规定的绝密文件失泄密现象。档案管理者在工作开展期间，需要明确规定档案查阅、复制的流程，尽可能做到不损坏、不泄露档案文件、材料信息，一切依据规定办事，确保档案保密工作有法可依、有章可循。
3.4加强档案保密人才队伍建设，提升其综合素质
加强档案保密人才队伍建设，可大大提升档案保密管理水平，因为档案保密工作的重要执行者是管理人员，只有对管理工作人员的综合素质进行全面提升，在档案保密工作期间严格按照法律法规进行，才能更加规范、健康地进行档案保密管理工作。
3.5完善办公系统和档案管理系统的接口
为了确保企事业单位档案管理数字化进程的建设，还应当重视办公系统和档案管理系统的衔接，系统数据库建设过程中要增加一些查询接口，为资源的有效利用打下基础。结合数字化管理的实际情况，企事业单位也应当更新档案管理制度，确保档案管理系统运行的科学化，包括档案的归档、文档一体化、数字档案坚定制度、文件保密制度、网络安全制度等等，确保档案管理的有效性。企事业单位科研档案则具有一定保密性，在调用过程中一定要有可追溯性，让符合权限的人方便调阅，所有调阅情况都有历史记录可以追溯和适当的审批。在档案数字化安全性和档案价值实现方面实现平衡。
4结束语
总而言之，企事业单位档案数字化管理对于重要资料的保存，对于信息的筛选查阅等方面都发挥了重要的作用。在技术逐渐成熟的今天，随着企事业单位的重视与投入，档案数字化管理能够直接步入全新的阶段。针对档案数字化管理可能存在的问题，企事业单位本身也能够提高其对应的认识，能够采取科学合理的策略来持续优化，这样就可以满足档案管理和利用效率的提升，在保证档案安全性的同时，也可以推动企事业单位可持续发展，最终成为合格的服务型单位。
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