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信息化时代办公室文书档案管理工作改革和创新

发表时间：2021/6/15 来源：《基层建设》2021年第6期作者：梅冬萍

[导读] 摘要：进入新世纪，办公室档案管理取得了长足的进步。

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        摘要：进入新世纪，办公室档案管理取得了长足的进步。然而，随着经济、社会和档案事业的发展，特别是网络信息技术的飞速发展，办公室档案管理也面临着一些新的困难和问题，直接影响着办公室档案工作和单位业务工作的发展，需要采取有效的对策，尽快解决。本文主要分析了信息时代办公文件和档案管理的改革与创新。
        关键词：信息化；办公室；文书档案管理；效率提升
        引言
        文件档案管理是各组织单位决策和工作的基础，加强文件档案管理有助于组织单位的发展。然而，大数据时代使各单位能够在其工作中产生更加多样和复杂的数据，从而增加了对文件记录管理的要求。因此，必须改革文件档案管理。
        一、信息社会背景下办公室文书档案管理工作存在的不足
        （一）缺乏管理意识，无法适应信息社会发展需要
        信息社会关于管理文书档案的工作未能如预期取得顺利进展，带来便利，主要是没有创新管理意识，未能充分利用信息技术，未能跟上信息时代的步伐造成的。某些管理人员非常固执，观念不能与时俱进，认为当前对文书档案的管理模式，足够应对日常工作所需，不需要进行大幅度调整。另外，掌握更新迅速的信息技术，需要花费大量时间，这也需要一个过程。因此，各种原因使得实际工作中，管理文书档案的工作人员依然采用传统办法，并没有及时实施管理文书档案工作中的新理念。
        （二）办公室管理文书档案人员的素质参差不齐，有待提高
        在档案文件管理信息化进程中，档案文件管理人员的个人素质、业务水平熟练与否、选择的管理方式、认知水平都非常深刻地影响着文书档案管理工作。如果不能形成科学的制度和形式，就会使得管理档案的水平和效率大大降低。
        二、文书档案收集与归档工作规范化的制约因素
        （一）观念因素
        办公室文件的收集和归档标准化是办公室档案管理的一个重要方面。近年来，尽管在建立计算机化档案系统方面取得了进展，但办公室文件档案的管理仍然面临许多挑战。这主要是由于两个因素造成的:一是各办事处主管对文件档案管理重视不够；二是没有认识到办公室文件档案对该股发展的重要性；三是组织、资金、系统、技能和设备不足以满足实际需要另一方面，一些档案管理人员对文件的收集和归档工作重视不够，缺乏开展工作的动力和主动性，导致文件质量差，难以利用这些文件。
        （二）技术因素
        信息技术的发展对办公室文件管理记录的收集和归档标准化产生了深刻影响，传统的手工收集和归档纸面记录的方法已变得难以满足办公室记录管理的需要。电子记录管理已成为办公室记录管理的一个趋势，但电子记录带来了数据安全问题，可能被盗，甚至被复制和伪造，直接影响到原始记录的真实性和有效性。档案管理人员缺乏信息技术技能也影响到工程处文件收集和归档的现代化进程。
        （三）对文书档案管理工作重视程度较低
        总体而言，无论是在公司内部还是在公司内部，对记录档案管理的重视程度都很低。缺乏重视的原因有二:一方面，该股高级管理人员对文件档案管理的支持和重视程度很低，只注重文件的批准和执行，而忽视对文件档案的监测；另一方面，大多数工作人员从事非全时工作，不熟悉记录管理，也不了解自己的责任范围。然而，记录管理是一项艰巨的任务，需要花费大量时间和精力来确定是否以及需要多长时间才能完成记录归档与此同时，领导人没有直接影响档案管理员对其工作的热情，认为他们被边缘化了，他们的工作是自愿的，他们已经失去了责任和服务意识。

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        三、信息社会背景下办公室文书档案管理工作改革与创新举措
        （一）改善配套基础建设，利用信息化提高管理效率
        鉴于档案储存条件差，我们可以增加对档案工作的资本投资，为改善潮湿空气提供除湿设备和空调，并更换旧的计算机、扫描仪和冲压器，为文件和档案管理创造有利条件。文件和档案工作由文件和档案组成，既有分工，也有单位。改变传统上把临床工作和档案管理工作视为两个独立的工作的观念，将桌面档案与网络信息技术结合起来，建立桌面档案信息管理系统，实现操作系统(桌面自动化系统)与文件管理系统之间的透明连接实施自动化平台有以下好处:第一，它可以避免大量重复输入信息，提高文件数据的准确性，提高文件提交速度，从根本上降低文件管理员的工作量，并避免第二，信息管理文件档案可以补充和保护前几年丢失的文件。文件记录管理系统可随时继续或插入丢失的文件，从而确保多年来文件记录的完整性。第三是利用信息和档案管理文件建立一个数据库，这一数据库便于多年来查阅档案，避免花费大量时间搜索仓库，并减少原始纸面档案的损失。计算机化有助于档案保管员记录文件和档案的组织，这对文件借用者很方便。借用者可以独立于通过云平台打开的归档进行查询和借用，该平台不仅可以有效地保护原始归档文件，还可以对一个文件执行多用户操作，提高文件利用率，并最大限度地提高文件的价值。因此，所有单位都可以利用信息技术大力推动档案管理平台的建设，逐步实现纸面档案的电子化，建立数字档案，提高文件档案管理的效率。
        （二）提高档案收集与归档能力
        第一，我们应该提高文件和办公室档案的收集能力文献档案的收集是文献档案管理和进一步发展的重要基础。一方面，有必要尽可能扩大办公室文件和档案的收集范围，认真整理办公室涉及的各类宝贵文件和档案，严格按照文件和档案的收集程序收集所有有价值的文件和档案。第二，需要提高文件和办公室档案的存放能力，所收集的文件和档案应当按类别存放和编号，以确保文件和档案的完整性。第三，需要优化和创新文件收集和归档方法。随着网络信息技术的不断发展，越来越多的办公室文件以电子文件的形式呈现，成为收集办公室文件档案的主要对象。在电子文件的收集和归档过程中，对发现的问题进行了认真的设计和分析，并提出了有针对性的战略，以不断优化文件收集和归档方法，从而提高办公室文件的收集和归档能力。
        （三）建立监督和抽查的制度并对该制度进行创新
        表面上办公室对于文书档案的管理与使用工作，是非常普通的行政管理内容。但是由于机关企事业单位的工作性质，决定了这些文书档案具有非常关键的潜在价值。单位高层领导应重视这项工作的内容，创建监督管理机制，并完善这项管理制度。特别是应建立抽查调查的相关制度，不定期抽查普通文档，或者在执行其他工作任务时，顺便进行对普通文档的抽查工作。例如查阅文档时，同时也对其他文档的管理情况进行抽查调查。而重要的文档资料，则要进行更为严格的定期抽查。可以每个月或者每个季度，都去检查这些重要文档资料的管理情况，比如如何保管与借阅，并将这些检查结果作为考核办公室工作人员的依据和标准。
        结束语
        综上所述，对信息社会背景下办公室文书档案管理工作进行改革与创新是非常重要的。管理办公室文档工作存在一些不足之处，针对这些问题也给出了改进措施，希望对文书档案管理人员有一定的借鉴意义。
        参考文献
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        [3]蔡洁.基于信息社会背景下的办公室文书档案管理工作改革研究[J].长江丛刊,2018(25):156.
        [4]潘海燕.办公室文书档案收集与归档工作管理的优化措施研究[J].办公室业务,2018(23):155-156.
        [5]谭娜.办公室文书档案收集与归档工作管理探究[J].文化创新比较研究,2018,2(31):131+133.