广西建工第一建筑工程集团有限公司 广西南宁 530000
摘要：近年来，我国的工程建设越来越多，工程资料管理工作也越来越受到重视。工程具有耗费时间长、人员流动大、资金花费大等特点，由于涉及范围过广，工程管理十分困难。因此，企业需要进行项目资料收集。另外，工程资料是工程进行的依据，又反映了工程质量，并且间接强化了监管机制。因此，公司必须以整体角度分析工程资料录入和管理中存在的问题，并且进行相应改进。
关键词：工程资料；工程管理；优化措施；作用
引言
企业在生产过程中虽然能够建立相应的设施，但在开展过程中也是各种物资的整个消耗过程想要使建筑企业时刻保持良好的运行状态，相关工作人员就需要做好有效的物资管理，按照品种规格以及成套设备的方式来进行优化，这样才能满足工程建设的整体质量，使我国在进行现代化的建设时获得相应的促进。在这样的背景下，相关工作人员需要意识到工程建设企业在工作过程中需要面临的一系列管理问题，并且不断对物资管理进行优化，这样能够有助于加速建筑企业的资金周转，对于工程建筑企业的资金效率提升来说，有着十分重要的意义。
1建筑工程档案资料管理的重要性
运用科学、有效的建筑档案管理方法，能够展现出企业内部质量控制体系的管理水平，还显现出企业管理人员对内部档案管理的重视程度。另外，国家对建筑工程档案管理也作出了明确的要求。住建部提出建筑施工过程中，对建筑档案必须严格管理，如果档案资料管理不符合要求，则认为工程质量不合格，可见档案资料管理在建筑工程中的重要性。国家住建部的严格要求，在一定程度上提高了施工单位对档案资料管理的重视程度，从而保证在建筑工程项目施工时，认识到建筑工程档案资料管理的重要性与紧迫感。
2项目施工中工程资料存在的问题
2.1缺乏重视，填写粗略
我国商业工程传统思想是重工程实施而轻视材料记录，因此，在填写工程资料时经常会出现工程资料填写不合格的情况。首先，填写资料的标题、内容、表格设计不合理。工程中经常会出现以项目名称命名表格的情况，并且单位划分不清、表格设计不合理，导致最终单位责任混乱，表格难以审阅。其次，在资料填写过程中，人员对于资料填写不重视，同时也不清楚表格具体应该怎么填写，导致相关人员信息模糊、工作划分不清，甚至出现姓名对应工作错误、施工情况虚假填报等情况。施工人员由于对纸质材料不重视，经常会选择在工程阶段结束后，对资料进行集中填写，为了方便制造虚假数据，对一份施工报告重复抄写等，造成工程资料上报不及时、数据严重错误，对后期工程审核造成巨大困难，为建筑质量安全留下隐患，为资金造假留下操作空间，也对公司发展造成不利影响。
2.2技术资料无法紧跟施工进度，其可靠性难以得到保障
资料管理人员在收集以及整理技术资料的过程中，一定要严格按照建筑工程项目的实际施工过程完成该项工作。同时资料管理人员还要结合工程实际施工进度，对技术资料进行不断的完善，以此来使技术资料的收集情况与建筑工程项目的施工进度始终保持一致。但经过调查结果可以显示，现在大部分建筑工程的技术资料归档管理工作都不能实现这一点。因为大部分建筑单位为了保证数据文件的真实性，都会选择在建筑项目施工完毕以后，组织资料管理员对技术材料进行收集整理归档。但这样虽然达到了增强数据文件真实性的目的，但其本身的可靠性却又很难得到保障。
3解决方法
3.1利用计算机进行资料整编
公司要紧随社会发展的潮流，将高科技积极引入公司办公中。
传统纸质资料填写前期表格制作麻烦，且表格复印需要花费资金，表格空位有限，在具体填写中容易出现字数超出的情况，而且由于纸质资料难以修改，最终收集资料中经常会有涂鸦错字，影响整体美观，提高审阅难度。同时，纸质材料难以保存、运输困难，在人事变动或者公司变址中经常会出现资料丢失情况，不利于后期资料提取，在产生财务纠纷时，相关人员难以提供原始材料，导致企业经济损失，影响公司发展进程。相关人员可以使用计算机进行资料收集和填写，该方式减少了纸张浪费，规范了表格填写方式，明确了具体工程实施情况，而且可以有效避免材料丢失，也方便管理人员进行存储。同时，资料保存时间变长，增强了对已结束工程的保障时间，可以有效减少偷工减料等情况的出现。
3.2提高技术资料的利用率
经过调查结果可以显示，现在大部分建筑单位很少对城建档案馆中的建筑工程技术资料进行利用，所以这些资料本身的存在价值就很难得到有效发挥，同时这些资源的利用率也普遍较低。导致这一现象产生的主要原因就是建筑单位的资料管理人员在工作过程中遇到问题，基本上都会选择询问其他经验丰富的员工，很少会有人主动查阅城建档案馆的技术资料。虽然解决问题的办法有很多种，询问经验丰富的员工也可以达到解决问题的目的。但是资料管理人员想要从根本上解决技术性的难题，一定要从多个方面获取与之相关的有效信息，这样一来不仅可以达到解决问题的目的，同时还可以推动建筑工程项目施工的顺利开展。对于城建档案馆中所存放的技术资料来说，大部分都是建筑工程项目在施工过程中形成的重要资料，因此，如果资料管理人员在工作过程中遇到的难题，就可以查阅这些资料，使这些资料的存在价值可以得到充分发挥。
3.3改进物资管理技术，提升员工素养
在进行物资管理时，工作人员需要对物资管理技术进行不断的改进，企业的管理制度将直接决定企业今后的发展方向，而企业的管理人员也需要做好企业的管理经营的更新，采用科学的眼光做好企业管理的分析。信息化管理是现代企业的主要方向，所以相关工作人员需要对物资管理技术进行不断的革新，尽可能提高员工的工作素养，通过有效的培训使工作人员的综合素质得到提升，并且还可以在企业内部引入良好的良性竞争机制，可以采用淘汰或者备选等用人方式，这样能够使物资管理的总体质量得到技术和人员的支持，使更多的员工积极投入到物资管理的工作中。
3.4完善建筑工程档案资料管理制度
建筑企业应根据企业自身情况建立、健全档案资料管理制度，在档案管理工作中，能够指导企业向符合市场需求的方向发展，使建筑工程档案管理更加科学化、规范化。建筑工程档案资料管理人员在工作过程中，还应该经常深入施工现场进行实地勘察，了解现场施工情况，根据现场施工需求制定科学、合理的档案管理计划。在建筑工程施工完成后，档案管理人员要更加重视档案资料管理工作，并搜集施工过程中的相关资料，进行整理分析，做好存档工作，将其作为宝贵财富供其他工程项目参考。
结语
综上所述，工程资料是工程实施的参考标准和工程质量的直接反应，因此，企业必须重视工程资料的收集和制作过程。要规范填写方式，按照合理方式对材料进行整理，确保最终资料收集准确无误。总而言之，工程资料是项目实施中所有活动和书面材料的记录，对于资金监控、建筑指导、质量确认等有重要作用。
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