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摘要：随着我国经济的发展，对于各种天然气以及石油的利用率越来越高，但是由于我国的资源分布十分不均衡，我国开展了西气东输等各种各样的工程，在工程进行过程中就需要建立相应的管道，在各种管道的建设过程中，通常会采用EPC的项目管理模式，本文就针对这种管理模式中文件控制部分展开详细的分析。
关键词：长输管道；EPC总承包项目；管理分析；文控管理
1、前言
随着EPC项目管理模式在我国的推广和发展给我国长输管道的建设带来了更大的便利，运用EPC项目管理模式，我国长输管道的建设目前已经位于世界前列，随着项目管理水平的提高文控水平也在逐渐提升，但是在建设过程中仍然存在着很多问题，需要管理者进行思考研究。
2、长输管道EPC总承包项目文控管理的特点
（一）档案管理意识
对于文控管理而言，需要对各类型文件进行接收、保存、管理、分类以及传输等工作，对文件的管理需要严格化。因此，要求管理者具有较强的档案管理意识，并对自身的工作职责以及岗位明确认知，在具体工作中具有较强的责任心。这不仅需要文控工作者从思想上重视文控管理，还需要从行动上将文控管理工作落到实处。
（二）文件严格管理
由于在EPC项目中涉及到的文件类型以及数量较多，因此管理人员需对文件进行合理编码，并规范化对文件的管理。可根据文件的类型或是文件的来源对相关文件进行分类，并在此基础上确保信息交流上的便捷性，不仅需要便于管理，还需要便于信息共享。承包商可根据业主的文件管理方式尽可能保障文件分类的统-性，以便于后续管理。文控管理部门需要明确管理程序以及编码程序，在项目的编制、编号.格式以及流程等方面统-化。
（三）单位文控水平
EPC总承包项目涉及到较多的建设单位以及子项目。若文控管理人员自身管理水平偏弱，可能造成文件管理上的漏洞，导致内容失真或资料完整性无法保障。管理者应注重自身工作能力的提升，不仅需要在理论.上掌握材料整理以及相关法规的要求，还需要在实践中不断总结经验，加强对相关规范和管理规定的学习，确保在工作中对文档的操作整理符合相应标准，保障文控管理工作的规范化以及科学化。
（四）硬件设施标准
现阶段由于涉及到的文件数量以及种类较多，文控管理必须通过计算机来完成，利用电脑对信息以及数据进行整理、收录与传输。硬件设备方面，电脑、扫描仪、复印机等属于基本硬件，同时需配备局域网确保文件的传输与接收。EPC项目中需要专业人员对影像进行采集，因此还需要配备相机将相关影像记录，并保障相机像素。
（五）规范操作程序步骤
文控工作需要具备良好的衔接性，因此需要不断规范操作程序步骤，实现办公室工作人员的无缝对接与标准化运行。相关工作人员需要严格按照企业规章制度开展日常工作，将每-项工作的服务程序、操作要求铭记于心，才能确保程序步骤操作的规范性与合理性，确保文控管理工作质量。
3、长输管道EPC总承包项目文控管理基本内容
3.1前期文控管理
在EPC总承包项目文控管理的前期环节中，准备工作是重中之重，如何确立运作机制，建立起良好的沟通.氛围，文件往来将是双方沟通的最重要形式。因此，建立健全文件控制管理体系且保证该体系有效运行尤显重要。这其中包括科学准确的文控管理项目策划、周密的机构划分和任务明确（划分到技术人员）、全面的规章制度、高效的项目运作流程和完善的项目文控管理系统，以确保项目运行的准确性和流畅性。对文件控制管理体系管理的水平直接影响项目沟通的有效性。所以在这部分环节中，文控管理在项目中起到的是策划和统筹的作用，对项目的“塑造力”作用明显。EPC总承包项目中，配有文控管理的专职部门，它是项目文控管理的主要部门，应被赋予相应的权力，让文件控制管理覆盖整个项目的各个部门，将文件分类编号、格式、用印、存档、保密和传递等工作统一归口到文件控制部门管理。文件控制部门作为项目管理过程中沟通管理的主要信息纽带，它通过自身的信息收集、统筹和传递等功能发挥着对外文件来往和对内信息统筹的作用，可定位为对外是承包商和业主及第三方联系的窗口。文控管理部门要做好前期文控管理工作，需要做好以下三个方面。
（1）明确岗位责任，加强档案管理意识
在EPC总承包项目管理过程中，要制定岗位职责，各部门按照岗位职责分工，各负其责。同时，各部门要加强文件档案的管理意识。然而，一些分包单位或部门由于经济价值观念问题，往往不重视文控管理工作，对文档资料工作草草应对，导致许多文件和资料缺失，内容不真实，无法和项目进行同步化管理。所以，在项目筹备期间，首先要强化全员的文控管理意识，树立全员对档案资料的正确观念，宣传相关规定。同时，必须要明确分包单位的文控管理岗位，设立人员统筹管理，并严格明确其自身责任。
（2）建立项目文件控制工作程序
项目文件管理是一个系统的过程，包括文件处理.文件报批、文件借阅、文件保管与保存、文件发放与控，制、文件作废与销毁等过程。因此，在EPC总承包项目前期，要建立项目文件控制管理程序。文件控制管理程序是由项目经理批准，项目文控或项目文控部作为项目来往文件和资料等信息的归口管理人员和部门，负责项目文件输人、输出接口的管理。项目部与业主之间的文件往来都要按文件控制管理程序执行，从而实现了项目信息传达的准确性和沟通及时性。
（3）确定项目文件分类，进行文件编码
EPC总承包商与业主方可根据各自的项目管理需求确定其文件管理的分类，但为了信息交流的方便和实现，信息共享，承包商应尽可能与业主方统一分类，如项目的分解结构应保持统一。EPC总承包项目的各个部门要通过文控管理部门编制的《项目文档管理程序》和《项目文档编码管理程序》进行本部门的项目管理文件编制工作，进而统一项目的编制格式、编号、审批程序以及主要流程，从而起到指导作用。
3.2中间过程文控管理
EPC总承包项目的竣工审查中时常会出现一些问题，例如材料内容不完整、格式不规范、多项少项和编号混乱等问题，这些都是由于文控管理中没有加强中间过程的管理。中间过程管理在文控管理中的作用非常重要，因为在一个项目中，整个项目大部分的文件都出现在中间过程环节。在这个环节中，项目的参与单位和部门最多，文件资料也最为复杂，需要详细周密的核对和检查，及时发现问题，及时纠正调整，使文控管理工作发挥作用，顺畅推动项目运行。做好EPC总承包项目文控管理的中间过程管理必须做好以下几个方面。
（1）加强交流
在EP C总承包项目中间过程中，面对文档资料多、杂、乱的情况，相对于项目前期，EPC项目文控管理人员要加强和业主、监理和分包单位文控管理人员的联系与交流，对来往的文件、传真和电子邮件做好分类、整理、记录和归档。
同时，EPC项目文控管理人员还应当加强和项目管理、施工、系统和操作方面的知识，熟悉项目的阶段性特点和难度，从而更好地为文控管理工作服务，避免问题的出现。
（2）健全和完善规章制度
在EPC总承包项目的运行过程，特别是中间过程中，能够发现国家和行业的标准不能完全满足项目实践过程中的要求。要想满足项目要求，必须对制度进行细化和统一，以免出现各分包单位材料混乱、内容不规范和各行其道的情况。
（3）编制合理、责任明确
项目竣工之前，EPC总承包项目负责单位应当做好充分的资料准备工作，合理编制、明确分工和落实责任，成立项目竣工资料管理小组，由项目主要负责人直接统筹把控，项目主要工作人员配合参与，实行一套适用于项目竣工时期的资料工作整理方法，根据《项目文档管理规定》等制度，对项目文档的格式、内容等要求进行明确。同时，作为EPC总承包项目的管理部门，要协调各个分包单位文控部门进行资料的采集和汇总，并统一进行组卷和合卷，从而生成系统的竣工资料，使资料和信息的统一化、规范化和美观化达到最佳水准。
4.长输管道EPC总承包项目文控管理问题
4.1缺乏领导的重视
由于EPC总承包模式的特点，决定了层领导者管理的面宽、管理的点多，致使他们的精力大都放在了工程的施工与进度方面、质量与安全方面、作业人员管理与工程造价面，尤其是在现场作业的施工单位的管理者，更是将目光都集中在了工程建设上，对文控管理这方面没有给予足够的重视，表现在：对文控管理人员的素质要求参次不齐。有些人员连基本的文件管理的内容格式都没有掌握，不熟悉行业规范，给工作的运行开展带来了一定的阻力。其次，对文控管理人员的重视和支持不够。无论从待遇、人员配备，使文控管理人员不能够高效的开展工作。
4.2文件管理还有不规范的地方
工程文件应该使用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、蓝黑墨水笔，不易使用易褪色的书写材料，如圆珠笔、铅笔、红色墨水笔等，不利于文件的长久保存。有些上报文件还存在着书写不规范、格式不统-、填写漏项、未盖章等情况，因此必须加强对施工单位上报文件的检查力度，确保上报资料的规范性。
4.3缺乏有经验的项目文控管理人才
总承包商模式下的项目文件管理对文件管理人员提出了更高的要求，文件管理人员不仅要懂得文件与档案学的相关知识，还要了解工期安排、工程进度。而目前大部分项目文件管理人员都是非专业出身，没有经过系统的培训，缺乏项目文件管理经验，严重制约了项目文件管理水平的提高。
5、具体决策
EPC总承包项目的文控管理工作科学性强、配制严密且要求较高，在多年的项目文控管理工作中，笔者总结出了一些经验和工作方法，对文控管理工作的有效推进具有促进作用。
（1）要使EPC总承包项目文控管理的优势能够得到充分发挥，就要从立项和前期准备工作上打好基础，建立文控管理机构和完善相应的检查监督机制。并最大程度地保证项目各个管理阶段文档资料的系统性和统一性，避免出现资料内容、格式等方面的错位和误差。
（2）EPC总承包项目往往项目庞大、单位部门众多、人员复杂、施工队伍流动性大且素质差参不齐，从而给文控管理工作造成困难。所以，在文控管理人员规范和项目信息交流过程中，不仅要充分做到制度落实的严格准确性，更要做到和技术人员沟通交流的人性化和弹性化。一旦项目文控管理人员或主要项目技术人员出现流动和变动，文控管理部门要充分引起重视，及时有效地做好工作的衔接和督导工作。
（3）由于EPC总承包项目的周期性较长，不稳定因素较大，所以，需要文控管理人员能够适应项目条件、周期和情况的变化，不断转变和调整自身的工作方法，积极总结和探索有效的文控管理模式，不断提高自身的工作效率，确保EPC总承包项目的优化式发展。
（4）由于EPC总承包项目流程繁杂，故需要掌握好四个控制。文件形成的控制、文件收发的控制、文件流转状态的控制、文件归档的控制。这四个控制形成了一条主线，贯穿一个文件的始终。把握好这条主线，就能对文控工作做到游刃有余。另外，利用文件管理信息系统平台，提高文件管理信息化程度。在项目建设初期，根据项目需要，开发一个适用于本项目的信息系统平台。各相关方文控人员通过信息系统平台传递文件，省时高效、有据可查，避免相互推诿扯皮现象的发生。
（5）由于EPC总承包项目涉及的方面比较广，故需要建立文件登记台账。文件登记台账能显而易见的看出文件接收和发放的相关信息，是项目文件管理过程的关键控制点，也是日后进行查询的主要依据。同时根据登记台账每周要对文件进行整理、归档，按接收和发放对象的不同进行分门别类的存放，有章可循。另外，加强各方文控管理人员的沟通，提高自身的素质。-个项目会涉及到诸多方面、众多活动，因此离不开各方面的配合。在各相关方单位中，文控管理人员是沟通的桥梁，一定 要协调好各方关系，密切沟通。作为项目文控管理人员，除了要熟练地掌握业务流程，提高业务素质之外，要对各种信息有敏锐的洞察力、有十分负责任的工作态度、有高度的保密意识，还要具备较强的沟通与协调能力。
6、结束语
综上所述，EPC项目管理模式给我国长输管道的建设带来了的优势，促进了我国管道建设的发展，同时也促进了我国经济的发展，文件控制作为EPC管理模式中的重要环节，伴随着我国长输管道EPC项目管理水平的提高一起不断完善，目前虽然存在着一些问题，一定会更好地解决。上文中已经对EPC模式中文件管理进行了深入的分析，并对其中的问题展开了深入的探讨，也提出了相关的解决措施，希望给有关部门提供一点启示。
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