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浅谈如何完善当前不动产档案管理分析

发表时间：2021/6/16 来源：《城市建设》2021年6月作者：董雅玫

[导读] 在我国住房制度改革变化发展的过程中，不动产登记是我国政府的重要管理方向。为更好适应社会发展，完善不动产档案管理工作势在必行，不动产档案管理的现代化进程，是推进区域经济发展，服务市场经济，满足社会需求，基于此，文章对不动产档案信息化管理进行了分析，仅供参考。

陕西省安康市不动产登记中心董雅玫 725000

摘要：在我国住房制度改革变化发展的过程中，不动产登记是我国政府的重要管理方向。为更好适应社会发展，完善不动产档案管理工作势在必行，不动产档案管理的现代化进程，是推进区域经济发展，服务市场经济，满足社会需求，基于此，文章对不动产档案信息化管理进行了分析，仅供参考。
关键词：不动产档案；信息管理；利用
        不动产档案是与人民群众零距离的重要民生档案之一。随着信息技术的不断进步、《不动产登记暂行条例》的实施和城乡一体化登记的推动，不动产档案数量急剧增长，档案信息化势在必行。实现对本辖区不动产档案信息智能化管理，需要更新档案管理和档案服务理念，加强技术手段的应用。《不动产登记暂行条例》第二条指出，不动产是指土地、海域、以及房屋、林地等定着物。国家通过设立各个辖区的管理点，对群众的不动产资料、文件进行统一管理，进一步拉近了政府与群众的距离，在保证高质量服务的前提下，对档案的重要内容管理也提供了更安全的保障。《全国档案信息化建设实施纲要》中明确指出了档案信息化建设应坚持统一规划，统一标准，安全保密等几项原则，对于推进不动产档案管理走向数字化和信息化管理提供了基本遵循。本文针对不动产档案管理存在的问题，探讨实现不动产档案信息化管理的必要性和实施建议
        一、优化不动产档案管理工作的现实意义
        随着不动产行业的不断发展，各大楼盘的存量房和新建房之间交易频繁，因此很多涉及房产档案信息管理的问题逐步凸显。在此背景下，如何做好新时代下的不动产档案信息管理至关重要。主要体现在，一是不动产档案管理助推资信制度的建立。当今社会的房产交易中，买卖双方的约定无法明确产权、使用权和归属权，不动产档案信息管理能够提供各项专业的信息，包括买卖双方的记录信息等，从而为不动产产权变化提供必要的资信证明。二是不动产档案管理为简化房产交易过程提供必要基础。信息化与纸质化相结合是目前不动产档案管理的主要管理方式，专业的不动产档案管理能够有效实现资料查找的精准性和高效性，为不动产交易双方简化交易流程提供了现实基础。三是不动产档案管理为解决一房二卖、重复抵押等现实问题提供了有效途径。现阶段，国内的不动产档案管理制度已经形成，建立并完善对于不动产信息的管理迫在眉睫，是避免不动产交易的重要方向，也是更好的维护人民合法权益的必要手段。
        二、不动产档案信息管理的不足
        1.档案管理模式陈旧
        虽然我国已通过颁布不动产档案管理相关条例和法规规范不动产档案管理，但由于不动产信息涉及民政、公安、法院、林业等多个部门，档案分散在不同的部门中，传统不动产档案管理模式难以实现规范化要求，对不动产档案管理工作的开展造成了严重阻碍。因为不动产档案管理数字化程度不够，信息的转化与传播渠道有限，相关职能部门进行不动产档案管理与利用时无法实现信息共享，增加了不必要的工作程序，降低了工作效率。可见，由于缺乏先进的档案管理模式，使不动产档案管理难以实现预期效果，与实际需求之间存在一定差距，创新不动产档案管理模式迫在眉睫。
        2.信息安全存在风险
        安全是大数据时代具有较大讨论度的话题，虽然大部分单位都设有信息防护网，对电子信息安全有一定程度的保障，但受各种因素影响，信息网络本身也存在明显的安全风险，导致信息管理工作不可避免地存在一些危险性因素，影响电子化档案信息管理的安全。不动产档案信息管理过程中，通过不断进行系统升级、定期清理、查杀病毒和建立防火墙等方式保护信息系统安全，阻止不法分子通过网络渠道侵犯产权人隐私。然而实际工作中，一些工作人员对信息管理的安全性不够重视，没有严格按照规定章程进行相关操作，降低了系统安全的防护水平，还可能出现信息泄露的情况，给单位员工、产权人及相关机构的利益造成侵害。

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        三、不动产档案信息化管理策略
        1.管理模式数字化转型
        数字档案信息化管理有更广阔的发展空间。数字管理不但解决了实体档案材质安全保管与保护问题，也赋予了加密、解密、备份、恢复等传统档案管理不具备的优势。数字档案信息化管理不但具有管理上的便利性，也可以不受时间和空间限制地提供更强大的查阅功能，用户服务更为便捷，用户体验不断增强。不动产档案信息化管理模式转型，一是严格按照档案信息化建设的规定；二是针对不动产档案特点建立一套方便、简捷、统一的信息平台；三是建立安全稳定的数据服务中心。不动产档案数字管理模式转型过程中也要重视综合型人才培养。秉承先进、智能、多元化的理念，培养更多的综合型人才，更好地支撑数字档案管理模式的实施。
        2.优化档案管理更替技术
        房产、船舶等行业经济活动的开展，不动产档案信息管理也要不断进行资料更新。大数据以信息技术为基础，不同于传统档案管理需要耗费较多人力、财力、物力，基于大数据的不动产档案信息管理可轻松提升档案更替速度，降低管理成本。为保证档案有效性，管理人员需要优化档案管理技术，以便及时剔除无价值的档案。档案可根据机密程度划分为数个不同等级：初级档案的有效时间短，信息较不重要，可经常进行更新；中极档案随时间的推移需要进行定期修改，具有一定重要性，因读取频率较为频繁，需要存放在方便读取的位置；高级档案有一定程度的保密性，必须加密保存，查看和修改也要具备一定权限；机密档案保密程度最高，不允许修改、阅读和传播，保密期结束后才能公开。将档案分为不同重要级，更利于优化档案更替。
        3.统一思想认识，强化科学管理意识
        首先，不动产企业档案管理要求管理人员应具备较强的责任意识，持续推进具备扎实专业技术的档案管理人才的引进工作，在档案管理人员中强化队伍建设，推进队伍中人才专业技能的不断提高。落实档案管理责任制，严抓纪律建设。其次，在加强队伍建设的同时也要求不动产企业的领导统一认识，提高重视，不断深化，使领导们到档案管理工作在企业运营中的重要作用，加强对在职的档案技术人员有针对性的授课培训，通过交流岗位和脱产教育等多种方案，多方面、多角度为档案管理人员提供管理技术，提供基础条件，逐渐形成专业、完善的信息化管理技能和科学管理的工作意识，以期形成科学系统的档案管理知识储备。最后，切实增强队伍建设，定期组织档案管理人员进行业务培训，提升管理人员的业务水平，有效提高不动产档案管理质效，通过组织业务竞赛和岗位练兵的方式，建立档案管理人才库，发挥人才带头作用，以解决档案信息化管理上存在的诸多问题。
        4.建立人才队伍建设目标
        为了保证通过不动产登记档案管理能够实现长期战略目标，应当重视人才队伍的建设。对于不动产登记档案管理工作来说，人才培养的目标应当以综合型、专业型的高素质人才为主，从根本上提高不动产登记档案管理人才队伍的总体质量，要求其不仅能够掌握信息化技术手段，还要具备良好的现代化管理水平，以符合不动产登记档案管理的需求，以推动档案管理行业的快速发展，为行业转型奠定坚实的基础。
        结束语
        不动产档案管理工作作为影响不动产行业的重要方面，管理工作的水平严重制约着行业的健康可持续性发展，为提升不动产档案信息管理的技术、质量及其在登记、查询和管理中的利用价值创造有利条件，所以，要推进档案资源的线上整合管理与开发利用，最大限度发挥不动产档案的作用，促进不动产行业的有序发展。
参考文献
[1]梁书玉.搭建数字化不动产档案管理利用发展平台探索[J].档案管理.2015(216):89-90.
[2]莫晓兰.对不动产登记档案管理的思考[J].兰台世界,2014(06):55-56.