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企业人事档案管理工作对策探究

发表时间：2021/6/16 来源：《探索科学》2021年5月作者：李佳慧

[导读] 当今社会，市场竞争愈加激烈，人才的竞争逐渐成为企业之间竞争的关键环节。企业想要脱颖而出，必须提升人力资源管理能力，掌控人才主动权。人事档案管理工作在人力资源管理中至关重要，它起着重要的资源整合与调配作用，只有合理配备高质量人才，不断完善管理机制，才能让企业发展壮大。可以说，企业人事档案管理水平直接影响了其市场竞争力。

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摘要：当今社会，市场竞争愈加激烈，人才的竞争逐渐成为企业之间竞争的关键环节。企业想要脱颖而出，必须提升人力资源管理能力，掌控人才主动权。人事档案管理工作在人力资源管理中至关重要，它起着重要的资源整合与调配作用，只有合理配备高质量人才，不断完善管理机制，才能让企业发展壮大。可以说，企业人事档案管理水平直接影响了其市场竞争力。
关键词：企业；人事档案；管理
        引言
        现阶段，先进的信息技术已经渗透到社会各个领域，为人们的生产生活带来巨大的变化，大数据时代已然到来。人事档案作为企业人事部对个人管理的基础与凭证，对于识别干部、选拔人才、干部队伍建设意义重大。然而许多人事管理工作依然停留于纸质档案的管理，从某种程度上降低了档案管理的效率，也造成了资源浪费。因此为适应企业的发展和数字化时代的要求，建立完善的人事档案信息化管理体系是必由之路。
        1企业员工人事档案管理背景
        根据《干部人事档案管理条例》《企业职工档案管理工作规定》《关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》等文件中对人事档案管理权限及范围的划分，企业管理的员工人事档案主要包含干部人事档案和企业职工档案（以下简称“人事档案”）。首次参加工作被企业录用的人员，其人事档案是以企业人力资源管理部门为主，以其入党、入团，录用、聘用，中学以来的学籍、奖惩和自传等材料为基础建立正本，是反映个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料。人事档案与员工入职、晋升、工资调整和退休审查等内容相关，是教育培养、选拔任用、管理监督和评鉴人才的重要基础，也是维护员工合法权益的重要依据。
        2企业人事档案管理工作对策
        2.1增强企业人事档案管理工作意识
        首先，企业多由管理层进行工作规划和指导，管理层人事档案管理工作意识的提升是做好人事档案管理工作的前提。企业要从提升管理层人事档案管理意识入手，加大人、财、物在人事管理工作中的投入，其他部门积极配合支持人事档案管理工作，提高人事档案部门的管理效率。其次，企业要提升人事档案管理人员的工作意识，调动其积极性，提高其责任意识，最大限度发挥其潜能，让其更加认真负责地做好各项人事档案工作，主动及时地向领导汇报工作计划、进展情况、遇到的问题、利用效果等，以促进人事档案管理工作更加高效有序的开展。再次，企业要提高普通员工对人事档案重要性的认识，加大人事档案宣传工作。定期或不定期开展档案知识讲座，在宣传栏张贴人事档案归档材料的要求，利用国际档案日制作短视频或举行人事档案知识竞赛等，在单位内部宣传人事档案的重要性，提升全员的归档意识。
        2.2加强网络信息安全保护
        企业人事档案是企业发展中各种人事资源的集中体现，信息化管理时需要使用计算机技术进行，数据信息通过网络进行传播保证安全性是重要问题。企业要构建科学完善的网络安全防御机制，以此来保障企业人事信息的保密性，防止人事档案数据信息的丢失、人为泄漏。可以安装防火墙和杀毒软件，并定期进行检查，从源头上扼杀网络风险。
        2.3加强制度建设，强化工作流程
        要进一步实现规范化、科学化、标准化管理，提高档案管理精细化水平，就必须要建立和完善档案管理制度，严格执行管理工作流程，寻找适应企业精细化管理的方法和途径，使企业的人事档案管理基础工作的各个节都要按照统一的程序和方法来进行。

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在严格执行《干部档案工作条例》、《档案法》等国家级各项规章制度的同时，要建立、健全适用于企业档案管理、查阅、借阅、保管、保护等环节的制度，对归档范围、责任主体、装订标准、借阅程序、保管要求、奖惩考核等各环节做以严格规范，让人事档案管理工作逐步制度化、标准化，持续提高人事档案精细化管理水平。
        2.4做好企业人事档案信息安全管理
        网络给人事档案管理带来诸多益处的同时，也影响人事档案信息安全，企业要做好人事档案信息安全管理。首先，完善人事档案信息安全管理法规、标准及保障应急机制，提升人事档案信息安全管理处置能力，确保各项制度高效有序执行。如使用人事档案时加大信息审批控制，设置不同级别使用权限，全方位保护个人隐私信息。其次，强化人事档案信息安全管理人员的安全意识、责任意识和保密意识，多渠道对档案管理人员进行信息安全管理培训，普及网络安全知识。再次，利用安全技术手段防范数据损坏、丢失或人为篡改。如通过备份电子档案、实时监控信息设备、定时查杀木马病毒等技术措施来防范安全风险。
        2.5软件配置
        大中型或人事档案较多的企业，纸质表单和电子表格等单一管理工具会导致工作记录等重要信息在保存、管理和移交中存在漏洞，最终发展成前述案例中管理记录缺失致使企业经济受损的局面。可通过购买或开发档案管理系统来改善，可设计以下五个与管理制度和流程相匹配的子系统。一是个人信息子系统。记录员工个人基本信息，如姓名、身份证号码、入职和离职时间等。二是出入库管理子系统。记录出入信息，如转入时间、方式、档案号、事由、出库和归还时间、调出时间、档案状态、申请人、批准人等。三是材料补充子系统。记录材料信息，如名称、形成时间、页数、申请人、申请时间、批准人和时间。四是数字档案子系统。记录档案内信息、档案目录和数字化图像等。五是数据控制子系统。管理权限分配、操作权限分配、操作日志记录和数据统计等。
        2.6形成统一管理体系
        人事档案管理要走上信息化建设的道路，建立一套规范化、标准化的管理体系是首要任务。要明确人事档案管理的专门机构，确定人事档案流转规则，建立档案数字化标准（方便档案录入），开发专门的人事档案管理信息系统，实现数字化管理。在系统管理的基础上，建立可共享的档案信息基础数据库，给予有关人员权限区域数据资源的共建共享。建立健全人事档案信息管理体制，确保人事档案信息规范化、标准化的顺利进行。
        2.7加快档案信息化建设，大幅提升人事档案精细化管理水平
        信息化建设是人事档案管理工作的必然要求，也是实现干部人事档案管理精细化管理的必由之路。实现人事档案数字化管理,可使保存困难的纸质档案以多媒体的方式在人事管理软件中存档,实现人事档案纸质与数字形式并存的局面,可在公司范围内根据设置权限实现人事档案联网,方便公司通过网络即时跟踪、收集人才信息。既可有效保护纸质档案，延长使用寿命，又可大幅提升公司人事档案管理精细化管理水平。
        结语
        综上所述，在信息化、数字化大发展的21世纪，人事档案管理工作只有跟上形势，摆脱旧有框架、思路的桎梏，充分采用信息化手段，让人事档案管理在人力资源管理的各环节中高效发挥作用，才能充分提升企业的人才竞争力。
参考文献
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